Alles wat u moet weten om Breakout Rooms te gebruiken in Microsoft Teams
Breakout Rooms hebben een hele reis afgelegd als onderdeel van de virtuele vergaderervaring, van een zeldzaamheid tot een essentiële functie. Of je nu een team op afstand bent dat in groepen wil brainstormen voor ideeën of een docent bent die studenten wil laten werken aan groepsopdrachten tijdens de les, breakout rooms zijn er voor jou.
Ook Microsoft Teams heeft een officiële breakout rooms-functie aan hun arsenaal toegevoegd. Je hoeft het niet langer te doen met geïmproviseerde breakout rooms. Kanalen die zich vermomden als breakout-ruimtes waren een slimme hack, maar het is nu tijd om het echte werk te omarmen. De Breakout Rooms-functie in Microsoft Teams maakt het verrassend eenvoudig om breakoutroom-sessies in een vergadering uit te voeren en te beheren.
Breakoutruimtes maken
Alleen de hosts/organisatoren van de vergadering kunnen brainstormruimten maken en modereren in Microsoft Teams.
Opmerking: Momenteel is de Breakout Room-functionaliteit alleen beschikbaar in de desktop-app voor Windows- en Mac-systemen.
Start een vergadering en ga naar de vergaderwerkbalk bovenaan het scherm. Klik vervolgens op de optie ‘Breakout Rooms’.
Er verschijnt een klein venster voor het maken van brainstormruimten. Selecteer eerst het aantal kamers dat u wilt hebben in het vervolgkeuzemenu. U kunt maximaal 50 brainstormruimten hebben in Teams.
Selecteer vervolgens of u deelnemers automatisch of handmatig wilt toewijzen aan brainstormruimten. Als u automatisch selecteert, verdeelt Teams de deelnemers willekeurig gelijkmatig over de brainstormruimten. Ter illustratie: als er 6 andere deelnemers zijn dan jij en 3 brainstormruimten, worden er 2 mensen aan elke ruimte toegewezen.
Als je handmatig kiest, moet je elke deelnemer afzonderlijk toewijzen aan een brainstormruimte.
Opmerking: Dit is de enige keer dat je ervoor kunt kiezen om automatisch mensen toe te wijzen aan brainstormruimten. Als je eenmaal handmatig hebt gekozen, is de enige manier waarop je een opknapbeurt krijgt, door de kamers helemaal opnieuw te maken. Maar als je ervoor kiest om mensen automatisch toe te wijzen, kun je ze nog steeds handmatig van de ene kamer naar de andere toewijzen.
Klik ten slotte op 'Kamers maken'.
Mensen handmatig toewijzen
Wanneer je ervoor kiest om mensen automatisch toe te wijzen, zit er niets anders op dan de kamers te gaan gebruiken. Maar wanneer u anders kiest, d.w.z. handmatig, blijft de taak om mensen aan kamers toe te wijzen nog over voordat u de kamers kunt gebruiken.
Het paneel van de breakoutruimte verschijnt aan de rechterkant van het scherm. Klik op de optie ‘Deelnemers toewijzen’.
De lijst met deelnemers die beschikbaar zijn om toe te wijzen, verschijnt onder de optie. Selecteer alle deelnemers die je aan dezelfde ruimte wilt toewijzen en klik op de knop 'Toewijzen'.
Opmerking: Mensen die deelnemen aan de vergadering met PTSN- of Teams-apparaten kunnen momenteel niet worden toegewezen aan brainstormruimten. U kunt de hoofdvergadering voor hen gebruiken als een brainstormruimte.
De lijst met kamers verschijnt. Selecteer de kamer voor de mensen die je hebt geselecteerd, en ze zullen aan die kamer worden toegewezen. Herhaal de bovenstaande stappen totdat alle deelnemers zijn toegewezen aan hun respectievelijke kamers.
Breakoutruimten gebruiken
Wanneer u klaar bent om deelnemers naar de kamers te verplaatsen, klikt u op de optie 'Ruimten starten'. Hierdoor worden alle deelnemers automatisch naar hun toegewezen kamers verplaatst.
U kunt kamers ook individueel starten. Ga naar die kamer en zweef erop. Het pictogram 'Meer opties' (menu met drie stippen) verschijnt; Klik erop. Selecteer vervolgens 'Open Room' in het menu.
Tijdens een vergadering kunt u de breakout rooms zo vaak openen en sluiten als u wilt.
Deelnemen aan een Breakout Room
De host van de vergadering maakt geen deel uit van een brainstormruimte, maar kan op elk gewenst moment deelnemen aan elke ruimte. Om lid te worden van een ruimte en met de deelnemers te communiceren, klikt u op het pictogram 'Meer opties' naast die ruimte en selecteert u 'Deelnemen aan een ruimte' in het menu.
Om terug te keren naar de vergadering, klikt u op de knop 'Verlaten'. U keert automatisch terug naar de vergadering.
Elke keer dat u vanuit een brainstormruimte terugkeert naar de hoofdvergadering, wordt de vergadering in de wacht gezet. Dat geldt zowel voor de organisator als voor de deelnemers. Klik op de knop 'Hervatten' om de vergadering vanaf uw kant voort te zetten. U kunt op dezelfde manier tussen alle breakout-ruimtes springen.
Een kamer hernoemen
Er zijn een paar standaardinstellingen in Microsoft Rooms voor Breakout Rooms die u kunt wijzigen. Een daarvan zijn de namen voor de kamers. Standaard heten de kamers Kamer 1, Kamer 2, enzovoort. Om een kamer te hernoemen, ga je naar 'Meer opties' en selecteer je 'Kamer hernoemen' in het menu.
Voer vervolgens de nieuwe naam in en klik op 'Rename Room' om de wijzigingen op te slaan. Als u de kamers hernoemt naar iets herkenbaars, kunt u ze gemakkelijker beheren.
Een aankondiging naar de kamers verzenden
Als moderator kunt u aankondigingen naar de brainstormruimten sturen, zoals het geven van tijdupdates, het delen van discussieaanwijzingen, ideeën, nuttige bronnen, enz.
Ga naar 'Meer opties' bovenaan 'Breakout Rooms' en selecteer 'Doe een mededeling' in het menu.
Typ vervolgens uw bericht en klik op de knop 'Verzenden'.
Deelnemers aan de breakout rooms kunnen de aankondiging uit de chat lezen. Breakout Rooms-chat is ook beschikbaar na de vergadering in uw hoofdchatlijst van Teams.
De kamers sluiten
U kunt alle kamers tegelijk sluiten of afzonderlijke kamers sluiten.
Klik op ‘Close Rooms’ om alle breakout rooms tegelijk te sluiten.
Om een eenpersoonskamer te sluiten, gaat u naar de kamer en klikt u op 'Meer opties'. Selecteer vervolgens 'Kamer sluiten' in het menu.
Nadat u bent teruggekeerd naar de hoofdvergadering, moet iedereen de vergadering vanuit de wachtstand hervatten.
Opmerking: Als je de hoofdvergadering wilt beëindigen, is het belangrijk om eerst de brainstormruimten te sluiten. Als je dat niet doet, gaat de vergadering in de breakoutruimtes gewoon door.
Aanvullende instellingen
Automatische toegang tot kamers uitschakelen: Standaard zijn de breakout rooms in Microsoft Teams zo geconfigureerd dat zodra je een room start, de deelnemers automatisch naar de room worden verplaatst. Maar als u geen automatische invoer wilt, kunt u deze instelling uitschakelen. Als de instelling is uitgeschakeld, krijgen deelnemers in plaats daarvan een bericht waarin ze worden gevraagd om deel te nemen aan de brainstormruimte wanneer je deze opent. Ze beslissen vervolgens wanneer ze zich bij de kamer willen voegen door op de knop 'Deelnemen' te klikken.
Om deze instelling uit te schakelen, gaat u naar het Breakout Rooms-paneel en klikt u op 'Meer opties'. Selecteer vervolgens 'Kamerinstellingen' in het menu. U hebt alleen toegang tot kamerinstellingen als de kamers gesloten zijn.
Schakel vervolgens de schakelaar voor 'Mensen automatisch naar kamers verplaatsen' uit.
Laat deelnemers terugkeren naar de hoofdvergadering: De standaardconfiguratie in Microsoft Teams voorkomt dat de deelnemers uit zichzelf terugkeren naar de hoofdvergadering. Ze kunnen alleen deelnemen aan de grotere vergadering wanneer u, d.w.z. de host van de vergadering, de brainstormruimte sluit. Schakel deze instelling in om ze de mogelijkheid te geven de brainstormruimte te verlaten.
Ga naar het pictogram 'Meer opties' en selecteer 'Instellingen kamers'. Schakel vervolgens de schakelaar in voor 'Deelnemers kunnen terugkeren naar de hoofdvergadering'. Als je dit doet, wordt er een knop 'Verlaten' toegevoegd aan de breakoutroom voor de deelnemers, net zoals de gastheer dat heeft gedaan.
Verplaats mensen rond: Om iemand van de ene brainstormruimte naar de andere te verplaatsen, gaat u naar de ruimte waarin de persoon zich momenteel bevindt en klikt u erop. De lijst met alle deelnemers in de ruimte verschijnt.
Selecteer de naam/namen van de personen die u wilt verplaatsen en klik op de knop 'Toewijzen'. Selecteer vervolgens een andere ruimte om ze naar toe te verplaatsen of selecteer 'Niet toegewezen' om ze volledig uit de brainstormruimten te verwijderen.
Kamers toevoegen en verwijderen: U kunt ook op een bepaald moment tijdens de vergadering meer kamers toevoegen of huidige kamers verwijderen.
Om een ruimte toe te voegen, gaat u naar het deelvenster van de breakoutruimte en klikt u op de optie 'Ruimte toevoegen'. Er wordt direct een nieuwe kamer aangemaakt.
Om een kamer te verwijderen, ga je naar de kamer en klik je op 'Meer opties'. Selecteer vervolgens 'Verwijder kamer' in het menu.
Maak de kamers opnieuw: Als u op elk moment de bestaande breakout rooms volledig wilt schrappen en helemaal opnieuw wilt beginnen, is dat ook mogelijk. Ga naar 'Meer opties' bovenaan het deelvenster met breakoutruimten en selecteer vervolgens 'Ruimten opnieuw maken' in het menu. De bestaande kamers worden verwijderd en het venster om kamers aan te maken verschijnt weer.
Het kan moeilijk zijn om open of zinvolle discussies te voeren in grote vergaderingen, vooral wanneer creativiteit nodig is. Breakout Rooms helpen mensen efficiënt te brainstormen in kleinere groepen.