Verander je status zodat iedereen weet waarom je er niet op terugkomt
Mensen gebruiken Microsoft Teams voor communicatie en samenwerking met hun teamgenoten. Zo erg zelfs dat veel gebruikers voor communicatiedoeleinden volledig zijn overgestapt van e-mail naar Microsoft Teams.
Het is dus logisch dat u in Microsoft Teams op zoek bent naar een manier om uw teamgenoten te laten weten wanneer u hun berichten niet kunt ontvangen en niet kunt antwoorden, dus er is geen kans op miscommunicatie. Of u nu een uur, een dag of een week niet achter uw bureau zit, of u nu naar buiten bent gegaan voor een lunch of seminar voor een klant, of op vakantie bent, het is altijd een goede gewoonte om uw status dat en dat te laten weerspiegelen. is precies wat u kunt doen met een 'Out of Office'-status in Microsoft Teams.
Als je niet weet wat de status is in Microsoft Teams, is het de groene/gele/rode stip die naast je profielfoto in Microsoft Teams verschijnt en aan je teamgenoten aangeeft of je al dan niet beschikbaar bent voor een verbinding.
Als je een beetje in de war bent met deze nieuwe statusoptie, is dat niet jouw schuld. Zoals je misschien hebt gemerkt, is de Out of Office-optie niet een van de standaardopties die beschikbaar zijn in de functie 'Status' in Teams. Het instellen van een 'Out of Office'-status in Microsoft Teams is ook niet zo eenvoudig als het wijzigen van uw status van 'Beschikbaar' in 'Bezet' of 'Niet storen' - iets wat u in een handomdraai kunt doen.
Waar stel je de 'Out of Office'-status in Teams in?
"Waar stel ik deze afwezigheidsstatus in Teams in als dit niet via de optie Status is?" Welnu, het punt is dat u helemaal geen afwezigheidsstatus van Microsoft Teams kunt instellen. Hiervoor heb je Outlook nodig.
Microsoft Teams synchroniseert met uw Outlook-account en haalt de afwezigheidsstatus op uit Outlook en geeft dit automatisch weer op uw Teams-account. Het is dus geen wonder dat je de optie om de status in te stellen niet meteen hebt gevonden. Microsoft maakt het zeker niet gemakkelijk.
Hoe Out of Office instellen in Outlook?
Om een Out of Office-status in Teams in te stellen, moet u 'Automatische antwoorden' instellen in uw Outlook-account. Wat zijn automatische antwoorden? De functie stuurt automatisch een bericht naar alle e-mails die u ontvangt terwijl deze is ingeschakeld. Microsoft Teams ziet wanneer u automatische antwoorden hebt ingeschakeld in Outlook en wijzigt uw status om uw verblijfplaats weer te geven.
U kunt automatische antwoorden in Outlook instellen vanuit zowel de desktop-app als Outlook-web.
Als u automatische antwoorden wilt instellen vanuit de Outlook-desktopapp, open de app en klik op de optie 'Bestand' in de menubalk.
Klik nu op de optie 'Automatische antwoorden' in het scherm Accountinformatie.
Het dialoogvenster voor het instellen van automatische antwoorden wordt geopend. Momenteel wordt 'Niet verzenden' weergegeven. Selecteer het keuzerondje voor 'Automatische antwoorden verzenden'.
U kunt ook een tijdsperiode specificeren waarbinnen het afwezigheidsbericht moet worden verzonden. Vink het vakje aan voor 'Alleen verzenden tijdens deze periode' en selecteer de datum en tijd.
U kunt een aangepast bericht instellen waarmee u wilt antwoorden op ontvangen berichten. Als u nu een organisatorisch account gebruikt, zijn er twee opties voor het bericht. U kunt verschillende berichten instellen voor mensen binnen en buiten uw organisatie. Voor een persoonlijk account is er geen onderscheid. Klik ten slotte op ‘OK’ om de wijzigingen op te slaan.
Nadat u Afwezigheidsantwoorden heeft ingeschakeld, gaat u naar Microsoft Teams. Uw status verandert in Afwezig en het bericht dat u instelt in de automatische antwoorden wordt ook weergegeven met uw status wanneer iemand de muisaanwijzer op uw profielfoto plaatst.
Automatische antwoorden instellen vanuit Outlook voor Web, ga naar outlook.live.com en log in met je account. Klik vervolgens op de optie 'Instellingen' (tandwielpictogram) in de rechterbovenhoek van het scherm.
Typ in het zoektekstvak 'Afwezig' of 'Automatische antwoorden' en klik vervolgens op het zoekresultaat voor de instelling Automatische antwoorden.
Het dialoogvenster voor automatische antwoorden wordt geopend. Zet de schakelaar voor 'Automatische antwoorden aan' aan.
Als u automatische antwoorden voor een bepaalde periode wilt verzenden, vink dan het vakje aan voor 'Stuur antwoorden alleen gedurende een bepaalde periode' en geef de datum en tijd op en stel uw aangepaste bericht in.
Het instellen van automatische antwoorden is de beste manier om de afwezigheidsstatus in Microsoft Teams in te stellen. U kunt de status voor een bepaalde tijdsperiode instellen en er ook een verklarend aangepast bericht bij hebben. Maar het is zeker niet de enige manier.
U kunt ook een afwezigheidsstatus instellen door een afspraak in uw agenda te maken en zet deze op ‘Out of Office’. Open de Outlook-desktop-app en schakel over naar de agenda in plaats van naar e-mail.
Klik op de optie 'Nieuwe afspraak' in het hoofdmenu.
Het dialoogvenster voor het maken van een afspraak wordt geopend. Maak een afspraak voor wanneer u niet op kantoor bent. Klik nu op ‘Opties’.
Selecteer in de vervolgkeuzelijst naast 'Weergeven als' de optie 'Afwezig' en sla de afspraak op.
Microsoft Teams verandert uw status in Afwezig gedurende de tijd dat u uw afspraak in Outlook instelt.
Nu kunt u zorgeloos van uw bureau afstappen. Iedereen kan uw afwezigheidsstatus zien. In persoonlijke chats herinnert een waarschuwing aan de kant van de afzender hen eraan dat u niet op kantoor bent en mogelijk niet meteen contact met hen kunt opnemen.