Chat uitschakelen in Microsoft Teams

Wanneer de privéchatoptie hinderlijk wordt, is het tijd om er vanaf te komen

Veel scholen en organisaties gebruiken Microsoft Teams voor samenwerking en communicatie, vooral nu. Het is een van de beste apps die er zijn voor dit doel, met veel functies om communicatie te vergemakkelijken.

Maar soms wordt het belangrijk om dit gemak en niveau van communicatie te beperken, met name privécommunicatie. De situatie kan maar al te vaak voorkomen, zoals wanneer iemand de functies begint te misbruiken, of het in strijd is met het school-/bedrijfsbeleid. Privéchats zijn zo'n functie die voor veel scholen en organisaties hinderlijk kan worden. En er zit niets anders op dan het uit te schakelen.

Hoewel het misschien een extreme stap lijkt, wordt het noodzakelijk. Gelukkig heeft Microsoft Teams voorzieningen om deze prestatie vrij gemakkelijk te bereiken. En studenten/medewerkers hebben kanaalcommunicatie, dus het is niet zo dat je alle communicatie volledig beperkt.

Privéchat uitschakelen in Microsoft Teams

U kunt privéchats voor de hele organisatie in Microsoft Teams volledig uitschakelen, d.w.z. geen enkele gebruiker van uw organisatie/school heeft de mogelijkheid om privéchats te hebben met andere gebruikers. Het tabblad ‘Chat’ voor de hele organisatie verdwijnt gewoon. Het is handig voor gevallen waarin uw organisatiebeleid privécommunicatie beperkt.

De andere optie die meer flexibiliteit biedt, is om privéchats uit te schakelen voor een subset van gebruikers en niet voor de hele organisatie. Dit is de meer praktische keuze voor scholen die privécommunicatie willen beperken voor alle studenten en niet voor docenten, of alleen de jongere studenten.

Opmerking: Alleen mensen met beheerderstoegang kunnen deze instellingen wijzigen en chat uitschakelen in Microsoft Teams.

Privéchats uitschakelen voor de hele organisatie

Ga naar admins.teams.microsoft.com en log in met je Microsoft-account. Het beheerdersdashboard wordt geopend. Klik in het navigatiemenu aan de linkerkant op 'Berichtenbeleid'.

Om het beleid voor de hele organisatie te wijzigen, klikt u op de optie 'Globaal (Org-wide default)'.

Zoek vervolgens de optie voor 'Chatten' in de lijst en schakel de schakelaar uit om deze uit te schakelen.

Klik vervolgens onderaan op de knop 'Opslaan' om de wijzigingen in het algemene beleid op te slaan.

Het kan enkele minuten tot enkele uren duren voordat het beleid van kracht wordt. En zodra dat het geval is, verdwijnt het tabblad 'Chat' voor iedereen uit de navigatiebalk aan de linkerkant in Microsoft Teams.

Schakel privéchats uit voor sommige gebruikers

Als u privéchats alleen voor een subset van gebruikers in de organisatie wilt uitschakelen, gaat u naar admin.teams.microsoft.com en opent u Berichtenbeleid in het navigatiemenu aan de linkerkant.

Het bestaande berichtenbeleid, standaard en aangepast (indien aanwezig), wordt geopend. Klik op de optie 'Toevoegen' om een ​​nieuw aangepast beleid te maken.

Het scherm voor de beleidsinstellingen wordt geopend. Voer de naam en een beschrijving (optioneel) voor het beleid in, zodat u het gemakkelijk kunt bijhouden tussen al het aangepaste beleid.

Ga vervolgens naar 'Chat' en zet de schakelaar uit om chat uit te schakelen. Hierdoor blijven de rest van de instellingen hetzelfde als voor andere gebruikers (als u de standaardinstellingen voor iedereen gebruikt). Klik vervolgens op de knop 'Opslaan'.

Nadat u het beleid heeft gemaakt, is het tijd om het toe te wijzen aan de gebruikers waarop u het wilt toepassen. Nadat u het beleid heeft opgeslagen, komt u automatisch terug op het scherm Berichtenbeleid. Ga naar uw nieuw gemaakte beleid en klik op de 'vink'-optie aan de linkerkant om het te selecteren.

Klik vervolgens op de optie 'Gebruikers beheren'.

Rechts verschijnt het scherm voor het beheren van gebruikers. Zoek en voeg de namen toe van de gebruikers waarop u het beleid wilt toepassen.

Klik dan op de knop ‘Solliciteren’. Het aangepaste beleid is nu van toepassing op deze gebruikers en ze hebben geen toegang meer tot het privé-tabblad 'Chat' in Microsoft Teams.

Chat uitschakelen in vergaderingen op Microsoft Teams

Soms is het uitschakelen van privéchat niet voldoende. Meetingchat is een andere plaats die een klassiek voorbeeld is van functies die kunnen worden misbruikt in Microsoft Teams, vooral door studenten. Het kan zelfs leiden tot verstoring van de lessen. En om de chaos te beheersen, is de enige optie die overblijft om ook de communicatie in de vergadering te beperken. Om deze instelling uit te schakelen, net als bij privéchats, heeft u beheerderstoegang tot uw organisatie nodig.

Ga naar admin.teams.microsoft.com en log in met uw beheerdersaccount. Klik vervolgens op 'Vergaderingen' in de navigatiebalk aan de linkerkant. De verdere mogelijkheden voor vergaderingen worden hieronder uitgebreid.

Klik bij deze opties op 'Vergaderbeleid'.

De pagina voor vergaderbeleid wordt geopend. Ga naar 'Globaal (standaard voor de hele organisatie)'.

Scroll dan naar beneden naar het gedeelte voor ‘Deelnemers & gasten’. En klik op het vervolgkeuzemenu naast 'Chat toestaan ​​in vergaderingen'. Selecteer 'Uitgeschakeld' in de lijst.

Klik vervolgens op de optie 'Opslaan' om de wijzigingen toe te passen.

Het duurt even voordat de instelling van kracht wordt (van enkele minuten tot enkele uren). Als het zelfs na enige tijd nog niet van kracht is, helpt het herstarten van Microsoft Teams.

Opmerking: Dit schakelt vergaderingchat alleen uit voor vergaderingen die worden gehouden met de optie 'Nu vergaderen', niet voor kanaalvergaderingen. U kunt vergaderingchats ook niet alleen voor specifieke vergaderingen uitschakelen.

Chat uitschakelen in Microsoft Teams is een extreme stap, gezien de vele toepassingen die het biedt. Het kan erg handig zijn voor communicatie, vooral privé- en vergaderingchats. Maar wanneer het gebruik zwaarder begint te wegen dan de problemen die het veroorzaakt, is er geen andere optie meer dan tot het uiterste te gaan en deze geweldige functies uit te schakelen.