Maak een vervolgkeuzelijst met items in Excel om gegevensinvoer eenvoudiger, sneller en foutloos te maken. Met de functie Gegevensvalidatie van Excel kunt u eenvoudig vervolgkeuzelijsten maken om gegevens in een werkblad of werkmap in te voeren.
Een Excel-vervolgkeuzelijst of vervolgkeuzemenu is een grafisch besturingselement waarmee gebruikers een optie kunnen kiezen uit een lijst met vooraf gedefinieerde opties. Dit maakt het invoeren van gegevens eenvoudiger en sneller en vermindert onnauwkeurigheden en typefouten.
Gebruikers kunnen bijvoorbeeld eenvoudig de status van het werk als KLAAR kiezen in een vervolgkeuzemenu. Maar als u ze de keuze geeft om het handmatig in te voeren, kunnen ze het hele woord VOLTOOID of PENDING of LOPEND of MISLUKT typen. Het kost veel tijd om de status voor elk werk in te typen, maar als het een vervolgkeuzelijst zou zijn, zal het het gegevensinvoerproces versnellen.
In dit bericht laten we u een snelle en gemakkelijke manier zien om een vervolgkeuzelijst te maken met gegevens uit cellen, of door gegevens handmatig in te voeren of door formules in Excel te gebruiken.
Een vervolgkeuzelijst maken met gegevens uit cellen
U kunt bijvoorbeeld een vervolgkeuzemenu maken om de status bij te houden van elk van de reizen die u van plan bent te maken (zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding).
Typ eerst de items die u wilt weergeven in de vervolgkeuzelijst in een reeks cellen. U kunt dit doen op het blad met de vervolgkeuzelijsten, of op een ander blad.
In dit voorbeeld hebben we de lijst met items voor de vervolgkeuzelijst in Blad 2 getypt.
Ga terug naar Blad 1 en selecteer vervolgens cel B2 (dit is de cel waar u uw vervolgkeuzelijst gaat instellen).
Ga vervolgens naar het tabblad 'Gegevens' en klik op het pictogram 'Gegevensvalidatie' en selecteer 'Gegevensvalidatie' in het vervolgkeuzemenu.
Selecteer in het dialoogvenster 'Gegevensvalidatie' 'Lijst' in het vervolgkeuzemenu 'Toestaan:' en klik op 'OK'.
Klik in het vak 'Bron' en u kunt de lijst met items die u wilt toevoegen selecteren als de opties die in de lijst zullen verschijnen.
Selecteer nu de lijst met items (A1:A5) van blad 2.
En de locatie waar de waarden voor het vervolgkeuzemenu automatisch worden toegevoegd aan het vak Bron. Klik nu op ‘OK’. Als u de optie 'Negeer zwart' uitschakelt, dwingt Excel gebruikers om een waarde uit de lijst te selecteren.
U hebt nu een vervolgkeuzelijst gemaakt in cel B2 van de kolom Status.
Om de vervolgkeuzelijst naar alle 5 rijen te kopiëren, klikt u eenvoudig op het kleine groene vierkantje linksonder in de vervolgkeuzelijst en sleept u het naar boven cel B6.
Nu wordt de vervolgkeuzelijst gekopieerd van cel B2 naar B6.
Een vervolgkeuzelijst maken door gegevens handmatig in te voeren
Als alternatief kunt u items rechtstreeks aan de vervolgkeuzelijst toevoegen door ze handmatig in te voeren in het veld 'Bron' van het dialoogvenster Gegevensvalidatie.
In dit voorbeeld voegt u een vervolgkeuzelijst toe voor welk seizoen u de steden bezoekt. Selecteer dus cel C2 om een vervolgkeuzelijst te maken.
Open het dialoogvenster 'Gegevensvalidatie' op het tabblad 'Gegevens'.
Selecteer 'Lijst' uit de validatiecriteria en typ uw lijst in het vak 'Bron'. Alle items moeten worden ingevoerd zonder spatie, gescheiden door een komma tussen elk item.
Vul hier in het bronveld ‘Lente, Zomer, Herfst, Winter’ in en klik op ‘OK’.
Nu verschijnen alle items (opties) die in het veld Bron zijn ingevoerd in verschillende regels in de vervolgkeuzelijst. Vervolgens kunt u de lijst naar de rest van de rijen slepen en kopiëren, net als bij de vorige methode.
Een vervolgkeuzelijst maken met formules
Een andere manier waarop u een vervolgkeuzelijst kunt maken, is door de OFFSET-formule in het bronveld te gebruiken.
In dit voorbeeld maken we een vervolgkeuzelijst in de kolom Jaar. Selecteer cel D1 en ga naar Data -> Data Tools -> Data Validation.
Voer in het venster Gegevensvalidatie dit formulebronveld in in plaats van celverwijzing of handmatig ingevoerde items:
=OFFSET(referentie, rijen, kolommen, [hoogte], [breedte])Voer nu de lijst met items in voor de vervolgkeuzelijst (Jaar) in Blad 2.
Geef in de formule de celverwijzing op als B1 (het beginpunt van de lijst), geef rijen en kolommen op als 0 om te voorkomen dat de verwijzing wordt verschoven, en specificeer als Hoogte als 5 voor items in de lijst.
=OFFSET(Blad2!$B$1,0,0,5)Als u nu deze formule in het bronveld invoert, wordt een matrix geretourneerd met de lijst van de jaren (B1:B5).
Hiermee wordt een vervolgkeuzelijst gemaakt met alle jaren in het celbereik B1:B5 van Blad 2.
Een vervolgkeuzelijst verwijderen
U kunt ook een vervolgkeuzelijst in Excel verwijderen. Om een vervolgkeuzelijst te verwijderen, selecteert u de cel met de vervolgkeuzelijst. Ga dan naar Data -> Data Tools -> Data Validatie.
Klik op de knop 'Alles wissen' in de linkerbenedenhoek van het dialoogvenster 'Gegevensvalidatie' en klik op 'OK'. Hiermee wordt de vervolgkeuzelijst in de geselecteerde cel verwijderd.
Als u alle vervolgkeuzelijsten in het werkblad wilt verwijderen, vink dan 'Deze wijzigingen toepassen op alle andere cellen met dezelfde instellingen' voordat u op de knop 'Alles wissen' klikt. Klik vervolgens op 'OK' om te solliciteren.
U kunt nu vervolgkeuzelijsten maken en verwijderen door deze stapsgewijze handleiding te volgen.