Alles wat u moet weten over het maken van live peilingen in zowel geplande als ad-hoc Teams-vergaderingen.
Microsoft Teams is misschien een geweldige app om samen te werken en videovergaderingen te houden. Maar voor veel mensen is het op geen enkele manier perfect. Polling is bijvoorbeeld niet direct beschikbaar in vergaderingen zoals in veel andere apps.
Enquêtes zijn een perfecte manier om online vergaderingen interactiever te maken en ze uit de vervelingszone te halen. Daarom zijn ze ideaal voor het huidige scenario. Maar hoe ga je om met het maken van polls in een Microsoft Teams-vergadering en niet in een kanaal? Microsoft heeft eindelijk ondersteuning toegevoegd voor live polls in een Teams-vergadering. Het is misschien een beetje ingewikkeld, maar niet onmogelijk met de verschillende apps die Microsoft Teams biedt.
Microsoft Teams is een krachtpatser van apps en had al lang voor de huidige gang van zaken apps voor Polling. Het is dus logisch dat ze de functie niet rechtstreeks aan de vergaderinterface hebben toegevoegd. Omdat veel gebruikers al bekend waren met deze apps, was het toevoegen van de functie aan de vergaderinterface misschien belachelijk, omdat er onnodige bronnen voor nodig waren.
Het enige dat u hoeft te doen, is leren hoe u deze apps in een vergadering kunt gebruiken om live peilingen uit te voeren. Maak je geen zorgen als je niet bekend bent met een app om peilingen uit te voeren. Deze gids laat je ook kennismaken met twee van dergelijke apps. Dus, laten we gaan rollen!
Opiniepeilingen maken voor geplande vergaderingen
De meeste professionele vergaderingen of lessen in Microsoft Teams zijn gepland. En trouwens, peilingen zijn in deze omgevingen het meest nodig om het interessant te houden. Gelukkig kun je in Microsoft Teams vrij eenvoudig polls maken voor geplande vergaderingen, en dat ook, zowel voor als tijdens de vergadering.
Opiniepeilingen maken voor een vergadering voor Microsoft 365-gebruikers
De interface voor het plannen van vergaderingen is anders voor gebruikers van Microsoft 365 en Microsoft Teams Free. Het proces is dus ook anders voor het maken van peilingen vóór een vergadering.
Ga naar het tabblad 'Agenda' in het navigatiemenu aan de linkerkant.
Ga vanuit uw agenda naar de vergadering waarvoor u peilingen wilt maken en klik erop.
Er verschijnt een pop-up voor de vergadering; klik op ‘Bewerken’.
Klik vervolgens bovenaan op de optie 'Een tabblad toevoegen' (+ pictogram).
Als er geen optie is om een tabblad toe te voegen, betekent dit dat er nog geen deelnemers aan uw vergadering zijn.
Polls maken voor een vergadering werkt alleen als je deelnemers hebt toegevoegd in de optie 'Vereiste deelnemers'. Het is omdat het toevoegen van een tabblad een functie van Chat is en chat voor vergaderingen alleen beschikbaar is vóór een vergadering als er andere deelnemers zijn om mee te chatten.
Ga naar 'Vereiste deelnemers' en voeg een persoon uit uw organisatie toe. Als je niemand wilt toevoegen, moet je afzien van het idee om voor een vergadering polls te maken.
Nadat u een deelnemer heeft toegevoegd, klikt u op de knop 'Update verzenden'.
Open vervolgens de vergadering opnieuw en u ziet dat de optie 'Een tabblad toevoegen' is verschenen. Klik erop en zoek naar 'Formulieren' in de apps. Microsoft Forms is een van de beste apps om peilingen uit te voeren in Teams voor Microsoft 365-gebruikers.
Opmerking: Alleen organisatoren en presentatoren van vergaderingen kunnen peilingen maken met de app Formulieren. Een andere app die u voor Polls zou kunnen gebruiken, is de Polly-app, die wordt behandeld in de sectie voor gebruikers van Microsoft Teams Free.
Er wordt een overzicht van de app geopend. Klik op de knop 'Toevoegen'.
Er wordt nog een voorbeeld geopend van wat Forms kan doen. Klik op de optie ‘Opslaan’.
Het tabblad voor Formulieren verschijnt met de naam 'Polls'. Klik erop om polls te maken.
Klik nu op de knop 'Nieuwe peiling maken'.
Voeg de vraag en antwoorden toe en configureer andere instellingen. U kunt de peiling anoniem of niet-anoniem houden, de resultaten met anderen delen of ervoor kiezen deze niet te delen. De vraag kan ook meerdere antwoorden hebben. Klik na het voltooien van alle configuratie op de knop 'Opslaan'.
De poll verschijnt als een concept. Klik op de knop 'Launch' om het live te maken. Als je het nu niet start, kan het tijdens de vergadering worden gestart. U kunt zoveel enquêtevragen maken als u wilt en ze allemaal of enkele vóór de vergadering starten.
Andere deelnemers kunnen de actieve peilingen van de vergaderingchat vóór de vergadering zien en eraan deelnemen. U kunt de resultaten van de peiling volgen vanuit de chat.
Opmerking: Presentatoren kunnen ook eventuele concepten zien en starten of zelf nieuwe peilingen maken. U kunt de mensen die u geen inspraak wilt hebben bij het maken van peilingen uit de rol van presentator verwijderen uit de vergaderopties.
Opiniepeilingen maken voor een vergadering voor gratis gebruikers van Microsoft Teams
Gebruikers van Microsoft Teams Free kunnen nu ook vergaderingen plannen. Maar de mogelijkheden voor het plannen van een meeting zijn lang niet zo uitgebreid als voor Microsoft 365-abonnees. Een verschil is bijvoorbeeld dat u tijdens het plannen van de vergadering geen deelnemers kunt toevoegen.
Maar met Microsoft Teams Free wordt vergaderchat gemaakt voor elke vergadering die u plant, zelfs zonder deelnemers. Ga naar 'Chatten' in het navigatiemenu aan de linkerkant.
Open de chat voor de geplande vergadering.
Klik vervolgens op de knop 'Een tabblad toevoegen' aan de rechterkant van de andere tabbladen.
Microsoft Forms is nu niet beschikbaar voor gebruikers van Microsoft Teams Free. Maar u kunt de Polly-app gebruiken om live, interactieve peilingen te maken. Zoek naar 'Polly' en klik op het app-pictogram.
De app-overzichtspagina wordt geopend. Klik op de knop 'Toevoegen'.
De eerste keer dat u het toevoegt, zal het om extra machtigingen vragen. Klik op ‘Accepteren’ om verder te gaan.
Er verschijnt een voorbeeldpagina van wat u met Polly kunt doen. Klik op ‘Opslaan’.
Het tabblad voor 'Polly' wordt toegevoegd. Ga ernaartoe om polls te maken met Polly.
Klik op de knop 'Maken' om een nieuwe peiling aan te maken.
Met Polly kun je MCQ-vragen, quizzen, trivia en Q&A maken. Kies het type peiling dat u wilt maken. U kunt ook een van de beschikbare sjablonen gebruiken.
Maak de vraag en opties. Met Polly kun je meerdere vragen in één poll toevoegen. Configureer aanvullende instellingen voor de poll en klik op 'Opslaan'.
U kunt de poll(s) opslaan om tijdens de vergadering te starten. Of u kunt deelnemers aan de chat toevoegen en de peiling voor de vergadering starten. Om deelnemers toe te voegen, klikt u op het pictogram 'Deelnemers' in de rechterbovenhoek en selecteert u 'Mensen toevoegen'.
Nadat je mensen hebt toegevoegd, klik je op de knop 'Verzenden' om de poll-vraag te starten. U kunt de resultaten van de peiling bekijken vanuit de chat zelf.
Live peilingen maken tijdens een vergadering
Of je nu een Microsoft 365- of Teams Free-gebruiker bent, als je Forms/Polly of een andere polling-app die is geoptimaliseerd voor vergaderingen aan een geplande vergadering hebt toegevoegd, is het uitvoeren van polls tijdens deze vergaderingen een makkie voor jou.
Ga naar de vergaderingswerkbalk in het vergaderingsvenster en je zult zien dat daar een extra pictogram voor Formulieren of Polly zal verschijnen.
Klik erop om de deelnemers tijdens de vergadering te peilen. Voor formulieren wordt het paneel voor peilingen aan de rechterkant geopend. Alle actieve peilingen of concepten zijn daar beschikbaar. Klik op de knop 'Nieuw maken' om een nieuwe peiling te starten.
Evenzo zal het paneel voor Polly ook aan de rechterkant verschijnen met eventuele concepten of actieve peilingen die beschikbaar zijn. Om nieuwe peilingen te maken, klikt u op de knop 'Snel maken'.
Start de peilingen vanuit het peilingspaneel om actieve peilingen uit te voeren tijdens de vergadering. De peilingen die u start, verschijnen als een venster op de schermen van de deelnemers tijdens een lopende vergadering. Ze hebben er ook op elk moment toegang toe vanuit de vergaderingschat. U kunt de voortgang van een peiling volgen en de reacties erop bekijken vanuit het paneel zelf.
Als u de polling-app niet aan een geplande vergadering hebt toegevoegd voordat de vergadering begon, is het proces om ze tijdens de vergadering toe te voegen hetzelfde als voor de ad-hocvergaderingen die hieronder worden uitgelegd.
Live peilingen maken voor ad-hocvergaderingen
Enquêtes zijn niet alleen beschikbaar voor geplande vergaderingen, ook al zou een Google-zoekopdracht u dat doen geloven. Er is een bepaalde oplossing die u toegang geeft tot peilingen in elke ad-hoc Microsoft Teams-vergadering.
Als u nu maar een korte vraag wilt stellen, heeft u de tijdelijke oplossing niet eens nodig. Laten we eens kijken naar beide manieren waarop u peilingen kunt openen in een Microsoft Teams-vergadering die niet was gepland.
Of u nu een Microsoft 365- of Teams Free-gebruiker bent, de stappen voor het maken van peilingen in ad-hocvergaderingen blijven hetzelfde. Alleen uw keuze van de app kan verschillen.
Voor een snelle poll (met een enkele vraag), ga naar de vergaderwerkbalk en klik op het 'Chat'-pictogram.
Het chatvenster wordt aan de rechterkant geopend. Ga naar het opstelvak onder aan het scherm en klik op het pictogram 'Berichtextensies' (menu met drie stippen).
Klik vervolgens op de poll-app die u wilt gebruiken. Als het niet meteen zichtbaar is, zoek er dan naar.
De interface voor de app zou verschijnen. Als u Formulieren gebruikt, wordt het venster voor het maken van een vraag geopend. Kader uw vraag en opties, configureer de instellingen en klik op de knop 'Opslaan'.
Er verschijnt een voorbeeld van de peiling. Klik op de knop 'Verzenden' om het te starten.
Als je de Polly-app gebruikt, wordt de interface voor het kiezen van het type peiling geopend. Kies 'Vraag' om een multiple-type-keuzepeiling te maken.
Formuleer de vraag en klik op de knop 'Nu verzenden' om de peiling te starten.
De poll verschijnt zowel op het scherm van de deelnemers als in de chat. U kunt de peiling en de reacties erop bekijken vanuit de chat.
Opmerking: Het pictogram 'Berichtextensies' kan niet worden geklikt voor kanaalvergaderingen. Als u een peiling voor een kanaalvergadering wilt maken, minimaliseert u het vergaderingsvenster en gaat u naar het kanaal in Microsoft Teams. Ga naar het bericht 'Vergadering in' en klik op de knop 'Beantwoorden'. Het opstelvenster verschijnt. Klik op het pictogram 'Berichtextensies' en volg de rest van de stappen zoals hierboven.
De bovenstaande optie is geschikt wanneer u niet te veel vragen in een peiling hoeft te maken. Maar voor een lange peiling is het niet haalbaar. Om te beginnen zou je het proces moeten herhalen elke keer dat je een vraag wilt toevoegen. Ook het beheren van de peiling vanuit het chatpaneel kan vervelend worden.
Het is tijd om naar de tijdelijke oplossing te gaan. Deze methode voegt het pictogram voor de Polling-app toe aan de vergaderwerkbalk, net als bij geplande vergaderingen.
Opmerking: Deze hack werkt niet met kanaalvergaderingen, maar alleen met privévergaderingen die zijn gestart vanaf het tabblad 'Agenda'/'Vergaderingen'. Voor kanaalvergaderingen kunt u in plaats daarvan peilingen houden in het kanaal.
Minimaliseer het vergadervenster terwijl de vergadering nog gaande is en open het Microsoft Team-venster. Ga naar 'Chatten' in het navigatiemenu aan de linkerkant.
Er verschijnt een chat voor de lopende vergadering met de naam van de vergadering in de lijst met chats. Het heeft ook een videocamerapictogram om aan te geven dat de vergadering aan de gang is. Klik erop om de vergaderchat te openen.
Klik vervolgens op de optie 'Een tabblad toevoegen' (+ pictogram) rechts van de huidige tabbladen.
Het venster voor het toevoegen van een app verschijnt. Voeg de Forms/Polly-app toe voor polls. Omwille van dit voorbeeld hebben we alleen de Forms-app toegevoegd, maar u kunt een van beide kiezen.
Klik op de knop 'Opslaan' wanneer het venster verschijnt om de app aan de vergadering toe te voegen.
Ga nu terug naar het vergadervenster. Het pictogram voor de polling-app verschijnt op uw vergaderwerkbalk. Klik erop om live peilingen te maken en te volgen in de vergaderingchat vanuit het peilingenpaneel.
Het gebruik van peilingen om quizzen te houden of om feedback te verzamelen, kan virtuele vergaderingen een stuk interactiever maken. En met behulp van deze handleiding kunt u als een professional live peilingen maken in elke Microsoft Teams-vergadering.