Een werkplek buiten kantoor
Microsoft Teams is een samenwerkingsplatform dat teams de mogelijkheid biedt om samen te werken en informatie te delen in een gemeenschappelijke ruimte. Het is de perfecte tool voor teams die wereldwijd of op afstand zijn verspreid. Met functies zoals chats op de werkplek, bestandsopslag, videovergaderingen en app-integratie, kan uw team in harmonie werken in één gedeelde werkruimte.
Zeker nu, met mensen die thuis werken, is een platform als dit precies wat de wereld nodig heeft. Met de ‘Microsoft Teams Free’ versie kun je gratis gebruik maken van Microsoft Teams. Het biedt ook een desktop-app voor Windows, Mac en Linux, een web-app en Android- en iOS-apps, zodat gebruikers overal gemakkelijk kunnen werken.
Hoe Microsoft Teams in te stellen
Ga naar teams.microsoft.com en voer je e-mailadres in om een Microsoft Teams-account te maken. Als je al een Microsoft-account hebt, kun je dat e-mailadres ook gebruiken.
Dan heb je op de pagina ‘Hoe wil je Teams gebruiken’ drie opties: Voor school, Voor vrienden en familie, Voor werk. U kunt de optie selecteren die het beste bij u past. Om Teams in te stellen voor uw organisatie, selecteert u 'Voor werk' en klikt u op 'Volgende'.
Vervolgens moet u zich aanmelden met uw Microsoft-account. Als je geen Microsoft-account hebt, kun je er een maken met het e-mailadres dat je eerder hebt ingevoerd. Voer nu uw voor- en achternaam en de naam van uw organisatie in. Uw land/regio is al geselecteerd. Klik op 'Teams instellen'.
Teams zal beginnen met het maken van uw organisatie op Teams. Het kan enkele seconden duren.
Zodra Teams voor uw organisatie is ingesteld, wordt u gevraagd om 'Download de Windows-app' of 'Gebruik in plaats daarvan de web-app'. U kunt beide opties kiezen, maar het downloaden van de desktop-app is een betere gok als u deze regelmatig moet gebruiken. Ook werken sommige features zoals ‘Scherm delen’ beter in de Desktop app dan in de webapp van Teams.
Of je Teams nu opent in de desktop-app of de web-app, de interface en de meeste functionaliteit is hetzelfde.
Mensen uitnodigen voor uw organisatie in teams
Je ontvangt een e-mail van Microsoft Teams met een link om met mensen te delen. Teams toont u ook de link wanneer u uw Teams-account voor de eerste keer opent. Je kunt deze link ook op een later moment openen vanuit de Teams-app. Stuur deze link door naar uw collega's en teamgenoten, en wanneer zij deze gebruiken, ontvangt u van hen een verzoek om lid te worden van uw organisatie.
Om verzoeken voor teamgenoten om lid te worden van uw organisatie goed te keuren, opent u de Teams-app (desktop of web) en gaat u naar de optie 'Mensen uitnodigen'.
Klik vervolgens op de optie 'In behandeling zijnde verzoeken' om de pagina met lopende verzoeken en uitnodigingen te openen.
Klik op de knop 'Goedkeuren' naast het verzoek van uw collega.
U kunt ook mensen uitnodigen via e-mail of vanuit uw lijst met contactpersonen. Klik in de Teams-app op de optie ‘Mensen uitnodigen’. Het volgende scherm wordt geopend waar alle manieren om iemand uit te nodigen worden vermeld. Klik op 'Uitnodigen per e-mail' om een uitnodiging te sturen met het e-mailadres als je het e-mailadres van je teamgenoten kent.
Vul de e-mailadressen van je collega's in en klik op de knop 'Uitnodigingen verzenden'. De uitnodigingen die u via de e-mail verstuurt, worden vermeld in het gedeelte 'Uitnodigingen in behandeling'.
Uw collega's ontvangen een e-mail om lid te worden van de organisatie. Wanneer ze in de e-mail op de knop 'Join Teams' klikken, worden ze doorgestuurd naar Microsoft Teams. Als ze geen Teams-account hebben, kunnen ze er een maken via dezelfde link. En ze worden onderdeel van uw organisatie in Microsoft Teams.
Hoe Microsoft Teams te gebruiken
Open de Microsoft Teams-app en klik op 'Teams' in de linker werkbalk. Dit is waar alle teams waarvan u deel uitmaakt, worden weergegeven.
Teams maken
U kunt meer teams maken of lid worden van andere teams vanuit de Teams-app. Klik op de optie 'Teams' aan de linkerkant en klik vervolgens op de optie 'Join or Create a Team' onderaan het scherm.
Klik op de knop 'Team aanmaken' om een nieuw team aan te maken of ga naar de optie 'Team zoeken' om lid te worden van een team.
Teams beheren
U kunt een team beheren door op de optie 'Meer' naast de naam van het team te klikken en de optie 'Team beheren' te selecteren. Beschikbare opties voor beheer variëren voor eigenaren en leden.
Via het scherm ‘Team beheren’ beheert u alle aspecten van een team vanaf één plek. U kunt hier leden beheren, leden toevoegen, nieuwe kanalen en apps maken en machtigingen beheren.
De eigenaar kan ook andere leden van de teameigenaren maken, waardoor ze beheerdersrechten krijgen. Klik op 'Lid' naast de naam van een lid en selecteer 'Eigenaar' in het vervolgkeuzemenu.
Teamkanalen gebruiken
Teams bestaan uit kanalen. Standaard is in alle teams een kanaal ‘Algemeen’ aanwezig. U kunt een willekeurig aantal kanalen maken door op de knop 'Meer kanalen maken' in het algemene kanaal te klikken.
Je kunt ook een nieuw kanaal maken door op de optie 'Meer' (drie stippen) naast de teamnaam te klikken en vervolgens op 'Kanaal toevoegen'.
Kanalen kunnen worden gebouwd op basis van het onderwerp, de afdelingen of een andere classificatie. Nieuwe kanalen kunnen toegankelijk zijn voor iedereen in het team (Standaard), of een specifieke groep individuen (Privé) via de optie 'Privacy'.
Kanalen zijn waar het echte werk wordt gedaan. U kunt communiceren met het team, bestanden delen en vergaderingen houden.
Tabbladen beheren in teamkanalen
Een kanaal heeft bovenaan 'Tabs'. Tabbladen zijn snelle koppelingen naar uw bestanden, apps en services. Elk kanaal heeft standaard drie tabbladen: Berichten, bestanden, Wiki. U kunt een willekeurig aantal tabbladen aan een kanaal toevoegen. Klik op het ‘+’ icoon om een tabblad toe te voegen.
U kunt het tabblad Wiki ook hernoemen of verwijderen. Om het te hernoemen of te verwijderen, gaat u naar het tabblad en klikt u op de pijl ernaast. Een vervolgkeuzemenu toont de opties 'Naam wijzigen' en 'Verwijderen'.
Alle teamgenoten kunnen tegelijkertijd de bestanden bewerken die in een kanaalpost worden gedeeld en ook hun gedachten met het team delen tijdens het bewerken van het bestand. Klik op de optie 'Meer' (drie stippen) naast het gedeelde bestand en selecteer vervolgens 'Bewerken in Teams'.
Ga naar het tabblad 'Bestanden' om alle bestanden te bekijken die in een kanaal zijn gedeeld. Om alle bestanden te zien die door teams zijn gedeeld, selecteer je 'Bestanden' aan de linkerkant.
Chat in groepen of privé
U kunt privé met mensen of groepen praten. Ga naar 'Chats' aan de linkerkant en klik op de knop 'Nieuwe chat' en typ de naam om een gesprek te starten.
Audio- en videogesprekken voeren
U kunt ook audio- en videogesprekken voeren met individuen en groepen vanuit Teams via de optie 'Oproepen' aan de linkerkant. U kunt leden toevoegen aan uw snelkiesnummer voor snelle toegang. De gratis versie ondersteunt zelfs opties voor het delen van schermen en achtergrondvervaging bij videogesprekken.
Apps en services integreren in Microsoft Teams
De verschillende geïntegreerde apps en services zijn toegankelijk via de optie 'Apps' aan de linkerkant. Je kunt deze apps ook als tabbladen in Teamkanalen toevoegen.
Elke app die u aan uw teams toevoegt, is beschikbaar onder de optie 'Meer' (drie stippen) aan de linkerkant.
Gevolgtrekking
Microsoft Teams is een geweldig samenwerkingsplatform waarmee teams naadloos kunnen samenwerken. U kunt communiceren, bestanden delen, geïntegreerde apps gebruiken met uw teamgenoten om overal ter wereld efficiënt te werken. De gratis versie biedt een uitstekend aantal functies, maar gebruikers kunnen ook upgraden naar een betaalde versie die veel meer biedt.