Op een werkplek is het erg belangrijk om uw vergaderingen van tevoren te plannen en in te plannen. Het geeft uw medewerkers een seintje en stelt hen in staat om alle nodige voorbereidingen te treffen voor de vergadering. Tegenwoordig wordt het steeds moeilijker om tijd te vinden om te bellen of persoonlijke vergaderingen te plannen. Het is veel gemakkelijker om uw vergadering te plannen via videoconferentieservices zoals Google Meet.
Om dat te doen, moet je eerst een evenement instellen in Google Agenda. Door te plannen in Google Agenda kun je uitnodigingen rechtstreeks naar je contacten sturen. En om het nog eenvoudiger te maken, kunt u nu ook agendavergaderingen rechtstreeks vanuit Google Chat-gesprekken plannen.
Een Google Agenda-vergadering plannen vanuit Google Chat op desktop
Ga eerst naar chat.google.com en log in met uw Google-account. Om vervolgens een vergadering in Google Agenda te plannen, beweegt u uw cursor over de naam van de persoon/groep (aan de linkerkant van het scherm) waarmee u de vergadering wilt houden en klikt u op het pictogram 'Agenda' in de pop-over box.
Als er een chatthread is geopend, kunt u ook op het kalenderpictogram klikken aan de rechterkant van het veld waar u een bericht typt.
Nadat u op het pictogram hebt geklikt, wordt het Agenda-paneel aan de rechterkant van uw scherm geopend. Rechtsonder vindt u de optie om de timing van de Agenda-afspraak te bewerken. Klik op de optie 'Bewerken in Agenda'.
Met deze actie gaat u naar Google Agenda. Boven aan uw scherm kunt u de titel van uw vergadering wijzigen in alles met betrekking tot het doel van de vergadering.
Net daaronder kunt u de datum van de vergadering instellen. U kunt de datum handmatig typen of kiezen uit de kalender die wordt verstrekt.
Vervolgens kunt u instellen wanneer uw vergadering begint en wanneer deze eindigt. Net als de datum kunt u de tijd ook handmatig invoeren of kiezen uit de beschikbare opties.
Als de vergadering die u plant een dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks evenement wordt, hoeft u dit niet steeds opnieuw op te zetten. Selecteer de optie 'Niet herhalen' onder de tijd om te bepalen hoe vaak de vergadering zal zijn.
Verderop, onder 'Evenementdetails', kun je kiezen wanneer je op de hoogte wilt worden gehouden van de vergadering. We raden u aan een tijdstip te kiezen dat dichter bij de vergadering ligt (5-10 minuten).
Verderop vindt u het vak 'Beschrijving'. U kunt dit gebied gebruiken om aan de leden over te brengen wat er in de vergadering zal worden besproken. Zo krijgen de leden een idee van wat ze kunnen verwachten en wat er van hen wordt verwacht.
Aan de rechterkant van het scherm, onder 'Gasten'. U kunt meer leden aan uw vergadering toevoegen.
Als je een fout maakt en iemand toevoegt die niet bij de vergadering hoorde, kun je deze persoon eenvoudig verwijderen door op het kruisje (x) naast zijn naam te klikken.
U kunt de vergadering nu opslaan in uw agenda door op 'Opslaan' bovenaan het scherm te klikken.
Google Agenda zal u vervolgens vragen of u een e-mail naar de leden van de vergadering wilt sturen en hen op de hoogte wilt stellen. Klik op ‘Verzenden’.
Dat is het. Als u Google Agenda opent, ziet u dat uw vergadering is opgeslagen.
Klik erop en u krijgt meer opties.
U kunt rechtstreeks vanuit Google Agenda deelnemen aan de vergadering.
Een vergadering plannen in Google Agenda vanuit de Google Chat-app op mobiel
Als u uw telefoon gebruikt om een vergadering op te zetten, hoeft u alleen maar de Google Chat-app te starten en de chat te openen van de persoon (of kamer) met wie u de vergadering wilt houden. Tik vervolgens op het Google Agenda-pictogram onder het typgebied om een Agenda-vergadering te maken en te plannen.
Zodra u op het Agenda-pictogram onder aan het scherm klikt, gaat u naar de Google Agenda-app met een klein paneel onder aan het scherm met een paar details. U moet het paneel omhoog slepen en vegen om het volledig te openen en meer details te onthullen.
Stel na het omhoog vegen de datum en tijd van de vergadering in. Om de frequentie van de vergadering te selecteren, moet u op 'Meer opties' klikken.
Selecteer 'Niet herhalen' als frequentie van de vergadering als het een eenmalig evenement is.
Scrol vervolgens naar beneden om te kiezen wanneer u een melding wilt ontvangen vanuit Agenda. Klik op de standaardtijd die door de app is geselecteerd om meer opties te openen.
Selecteer wanneer u een melding wilt ontvangen. Er wordt een blauw vinkje weergegeven naast de optie die is geselecteerd.
Nadat u de gewenste tijdsduur hebt geselecteerd, gaat u terug naar het hoofdpaneel en klikt u op 'Opslaan en delen'.
De app zal u vragen of u de leden van het evenement per e-mail op de hoogte wilt stellen voordat u opslaat. Klik op ‘Opslaan & delen’ om te bevestigen.
De geplande vergaderingen verschijnen zowel in uw Google-agenda als in Google Meet waar de vergadering daadwerkelijk zal plaatsvinden.