Markeer (zelfs verwijder) dubbele gegevens in een Google-spreadsheet met behulp van voorwaardelijke opmaak.
Google Spreadsheets is waarschijnlijk een van de beste als het gaat om het organiseren van gegevens in een spreadsheet. Afgezien van de veelheid aan functies die het te bieden heeft, is Google Spreadsheets ook toegankelijk vanaf elke computer over de hele wereld met uw inloggegevens.
Een van de belangrijkste deal-breakers als het gaat om toegang tot informatie van bladen is 'Duplicate Data'. Het vormt een barrière bij het begrijpen en volledig benutten van de informatie op het blad. Als u elke dubbele invoer handmatig zou verwijderen, zou het een eeuwigheid duren in het geval van grote spreadsheets.
Google Spreadsheet biedt de mogelijkheid om 'Dubbele gegevens' te markeren om verwarring te voorkomen, waardoor het proces van het verwijderen van dubbele vermeldingen wordt vergemakkelijkt. U kunt dubbele vermeldingen in een bepaalde cel van een kolom of een volledige rij markeren.
Dubbele cellen in een kolom markeren
Dit is een vrij eenvoudige methode en kan worden bereikt door voorwaardelijke opmaak van de kolom.
Selecteer de items in een kolom waaraan u voorwaardelijke opmaak wilt toevoegen en selecteer vervolgens 'Opmaak' bovenaan.
Selecteer 'Voorwaardelijke opmaak' in het vervolgkeuzemenu.
Als je al een voorwaardelijke opmaak op het blad hebt toegepast, klik dan onderaan op ‘Nog een regel toevoegen’.
Controleer of de 'Toepassen op bereik' de juiste set cellen vermeldt die je hebt geselecteerd. Klik vervolgens op het vakje onder 'Cellen opmaken als' om een optie te selecteren.
Scroll naar de onderkant van de lijst en selecteer 'Aangepaste formule is', wat de laatste optie is.
Om dubbele cellen te markeren, we zullen de gebruiken countif functie. Hiermee wordt gecontroleerd of een invoer meer dan eens wordt herhaald en worden ze vervolgens allemaal gemarkeerd.
=countif(Bereik,Criteria)>1Een gebruiker moet de nodige aanpassingen aan de formule aanbrengen volgens de beschikbare gegevens in het blad. In het voorbeeld dat we bespreken, gaan we uit van de volgende formule.
=countif($A$2:$A$9,A2)>1Plak deze formule in het tekstvak onder 'Aangepaste formule is', selecteer een kleur voor de gemarkeerde cel met de optie 'Opvulkleur' en klik vervolgens op 'Gereed'.
De dubbele vermeldingen zijn gemarkeerd met de geselecteerde kleur tijdens het uitvoeren van 'Voorwaardelijke opmaak'.
Volledige rij markeren
Wanneer u werkt aan grote spreadsheets met meerdere rijen en kolommen en onderling gerelateerde gegevens, volstaat het niet om afzonderlijke cellen te markeren. In dit geval moet u volledige rijen markeren, omdat de dubbele cel mogelijk niet zichtbaar is op het scherm. De formule hiervoor lijkt erg op de formule die hierboven is gebruikt, met enkele kleine aanpassingen.
Deze methode zoekt alleen naar dubbele cellen in een enkele kolom, maar markeert de volledige rij in plaats van de afzonderlijke cel.
Selecteer alle cellen (rijen en kolommen) waarop u de voorwaardelijke opmaak wilt toepassen.
Open vervolgens 'Voorwaardelijke opmaak' in het menu 'Opmaak' zoals u eerder deed. Verwijder de opmaak die we eerder hebben gedaan en klik onderaan op 'Nog een regel toevoegen'. Vink nu de 'Toepassen op bereik' aan als alle cellen worden weergegeven die u hebt gemarkeerd. Selecteer vervolgens 'Aangepaste formule is' en typ vervolgens de volgende formule in het vak eronder.
=countif($A$2:$A$9,$A2)>1De enige wijziging in de formule uit het eerdere geval is het toevoegen van '$' in 'A2', omdat we de absolute waarde voor de kolom nodig hebben.
Als u klaar bent, klikt u onderaan op 'Gereed' om de opmaak toe te passen.
Omdat we op zoek waren naar dubbele vermeldingen in kolom A, is er geen rekening gehouden met de andere. Deze methode is slechts een uitbreiding van degene die we eerder hebben besproken, waar in plaats van de cel; de hele rij is gemarkeerd.
U kunt ook dubbele vermeldingen in andere kolommen controleren door de formule dienovereenkomstig aan te passen.
Dubbele gegevens in een Google-spreadsheet verwijderen
Deze methode is handig wanneer u dubbele vermeldingen van een blad moet verwijderen. Het handmatig verwijderen van elk van hen kost veel meer tijd en moeite, wat gemakkelijk kan worden bespaard. Google Spreadsheets heeft een ingebouwde functie om dubbele gegevens in een spreadsheet te identificeren en te verwijderen.
Met de functie 'Duplicaten verwijderen' kunt u eenvoudig volledig identieke rijen of afzonderlijke cellen verwijderen door de juiste opties te selecteren.
Selecteer de cellen die u wilt onderzoeken en dubbele vermeldingen verwijderd en klik vervolgens op het menu 'Gegevens' bovenaan.
Selecteer vervolgens 'Duplicaten verwijderen' in het vervolgkeuzemenu.
Vink de selectievakjes voor elk van de opties aan/uit volgens uw voorkeur en vereiste en klik vervolgens op 'Duplicaten verwijderen' onderaan om ze te verwijderen. Als u dubbele rijen wilt controleren, vink dan het selectievakje 'Alles selecteren' aan. Als u dubbele vermeldingen in afzonderlijke cellen wilt identificeren, vinkt u het selectievakje voor die specifieke kolom aan.
Google Spreadsheets zal u informeren over het aantal items dat is verwijderd en het aantal dat overblijft. Klik ten slotte op 'OK' om het vak te sluiten.
Het markeren en verwijderen van dubbele cellen en rijen zou nu niet zo'n grote taak zijn. Bovendien zorgt het ervoor dat u zich kunt concentreren op het onderdeel dat aandacht vereist, in plaats van zich bezig te houden met dubbele invoer. Dubbele gegevens leiden niet alleen tot verwarring en fouten, maar kunnen ook ernstige gevolgen hebben bij het omgaan met belangrijke gegevens.
U moet een goede kennis hebben van de verschillende functies, formules en hun wijziging om dubbele vermeldingen te markeren. Als je eenmaal weet waar het over gaat, kun je de formule voor andere kolommen ook aanpassen, waardoor je veel tijd bespaart.