Verwijder gevoelige informatie permanent, zodat deze niet in verkeerde handen terechtkomt.
Documenten bevatten vaak gevoelige en persoonlijke informatie die niet voor ieders ogen is bedoeld. Voordat u een dergelijk document kunt delen, moet u deze informatie redigeren. Als het een fysiek document was, zou het vrij eenvoudig zijn geweest om gevoelige informatie permanent te redigeren - u hebt alleen een dikke permanente stift nodig.
Maar redactie in digitale documenten is een beetje ingewikkeld. Je kunt niet zomaar zwarte dozen tekenen die een permanente markering imiteren over de gevoelige informatie in Word of andere soortgelijke apps. Dat lost het probleem niet op. Geloof het of niet, het is uiterst eenvoudig om de vakken te verwijderen om de tekst eronder te onthullen. Het doet ook niets aan de metadata.
Wat u nodig hebt, is een permanente oplossing en de functie Redigeren in Adobe Acrobat is het antwoord op uw behoeften.
Hoe te redigeren in Adobe Acrobat
Allereerst, om de redactiefunctie in Adobe Acrobat te gebruiken, hebt u een Pro-abonnement nodig. De functie is beschikbaar in Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020 en Adobe Acrobat DC, maar met een Pro-abonnement.
Open het document dat u wilt redigeren in Adobe Acrobat. Als je veel informatie hebt die je wilt redigeren, ga dan naar het menu 'Extra'.
Selecteer 'Bewerken' uit de opties in het menu Extra.
U kunt ook naar 'Bewerken' gaan in de menubalk en 'Tekst en afbeeldingen redigeren' in het menu selecteren.
De bewerkingstoolset verschijnt in uw document op de secundaire werkbalk.
Selecteer nu de tekst of afbeeldingen die u wilt redigeren. Ze worden weergegeven met rode vakken, wat betekent dat ze zijn gemarkeerd voor redactie. U kunt alle tekst die u wilt redigeren markeren voordat u de wijzigingen toepast.
Als er redacties in het document zijn die op alle of veel pagina's op dezelfde plaats verschijnen, zoals een watermerk, kop-/voettekst, enz., hoeft u deze niet apart te markeren. Nadat u zo'n tekst heeft gemarkeerd, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u 'Herhaal markering over pagina's' in het menu.
De definitieve verwijdering van de tekst is pas voltooid als u de redactie toepast. Als je per ongeluk tekst hebt gemarkeerd, kun je deze verwijderen terwijl deze nog is gemarkeerd. Maar zodra u de wijzigingen hebt toegepast en de tekst hebt bewerkt, kunt u deze niet meer verwijderen.
Om een markering te verwijderen, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u 'Verwijderen' in het menu.
Nadat u alle tekst hebt gemarkeerd die u wilt redigeren, klikt u op de knop 'Toepassen' op de secundaire werkbalk.
Er verschijnt een dialoogvenster met de waarschuwing dat u op het punt staat de tekst permanent te redigeren, en als u het document eenmaal hebt opgeslagen, kunt u het niet meer ongedaan maken. Klik op ‘OK’ om verder te gaan.
Er wordt een dialoogvenster geopend om het document op te slaan. Als u wilt dat het document het originele document overschrijft, slaat u het onder dezelfde naam op dezelfde locatie op. Wijzig anders de naam, locatie of beide.
Als u slechts een kleine hoeveelheid tekst wilt redigeren, bijvoorbeeld een enkele regel, kunt u de tekst ook selecteren en vervolgens op 'Bewerken' klikken in het zwevende contextmenu.
Of selecteer de tekst en klik er met de rechtermuisknop op. En selecteer vervolgens 'Bewerken' in het contextmenu met de rechtermuisknop dat verschijnt.
Klik nu op ‘Toepassen’ en sla het document op.
Het uiterlijk van redactiemarkeringen instellen
Standaard worden redactiemarkeringen weergegeven als zwarte vakken zonder enige overlay-tekst. Maar u kunt het uiterlijk van de redactiemarkeringen wijzigen. Ga naar de bewerkingstoolset op de secundaire werkbalk en klik op de vervolgkeuzepijl naast de knop 'Bewerk tekst en afbeeldingen'.
Het vervolgkeuzemenu wordt uitgevouwen. Klik op 'Eigenschappen'.
Het dialoogvenster 'Eigenschappen' wordt geopend. Blijf op het tabblad Uiterlijk. Om de kleur van de redactiemarkering te wijzigen, klikt u op het kleurenvierkantje naast de optie 'Opvulkleur voor geredigeerd gebied' en selecteert u de kleur die u wilt gebruiken.
Als u ook overlay-tekst op de redactiemarkering wilt hebben, vinkt u het vakje daarvoor aan. De instellingen voor overlay-tekst die voorheen grijs waren, worden nu configureerbaar. Voer de tekst in en selecteer andere attributen zoals kleur, lettertype, enz.
Klik ten slotte op 'OK' om de wijzigingen toe te passen.
Alle wijzigingen die u aanbrengt in het uiterlijk van de redactiemarkeringen, zijn alleen van toepassing op nieuwe redacties. Dat wil zeggen, als het document bestaat uit redacties die u al hebt gemarkeerd of toegepast, worden deze niet beïnvloed. Wijzigingen zijn dus van toepassing op tekst die u in de toekomst gaat markeren of redigeren.
Tekst zoeken en verwijderen
U kunt ook de tekst van een of meerdere pdf's in één keer vinden en redigeren met de tool 'Tekst zoeken'. Klik op de vervolgkeuzepijl naast Tekst en afbeeldingen redigeren uit de Redact-toolset en selecteer 'Find Text & Redact' in het menu.
Het dialoogvenster Zoeken wordt geopend. Hier kunt u aangeven of u alleen in het huidige document of in alle PDF's op een bepaalde locatie wilt zoeken.
Nadat u de PDF hebt opgegeven, selecteert u of u wilt zoeken naar een enkel woord of zin of meerdere zinnen. Om naar een enkel woord/zin te zoeken, selecteert u de optie en voert u de zin in het tekstvak in.
Om naar meerdere woorden te zoeken, selecteert u de overeenkomstige optie en klikt u vervolgens op de optie 'Woorden selecteren'.
Typ een woord of zin in het tekstvak en klik op de knop 'Toevoegen'. U kunt ook een tekstbestand importeren met een lijst van woorden om naar te zoeken.
Selecteer ten slotte de optie 'Patronen' om informatie te vinden zoals creditcardnummers, telefoonnummers, e-mailadressen, datums, burgerservicenummers, enz. Selecteer een van de beschikbare patronen in het vervolgkeuzemenu. U kunt ook de landinstelling voor patronen wijzigen in een van de beschikbare landen.
Een document opschonen
Elke keer dat u redacties toepast, wordt automatisch een schakeloptie 'Verborgen informatie opschonen en verwijderen' geselecteerd. Wat betekent het precies?
Een document bevat veel verborgen informatie, zoals metadata, verborgen tekst of lagen, overlappende tekst, bijlagen, bladwijzers, opmerkingen, enz., waarvan u niet wilt dat anderen deze kunnen zien wanneer u het document publiceert of deelt.
De bovenstaande optie voor het opschonen van het document verwijdert permanent alle verborgen informatie die aan het document is gekoppeld.
U kunt ook specificeren en selecteren welke verborgen informatie u wilt verwijderen en wat u wilt behouden. Om dit te doen, moet u eerst tijdens het toepassen van redacties de schakelaar voor 'Verborgen informatie opschonen en verwijderen' uitschakelen.
Ga nu naar de optie ‘Document opschonen’ op de werkbalk voor redigeren.
Er verschijnt een dialoogvenster. Klik op de optie ‘Klik hier’ naast de stelling ‘Om verborgen informatie selectief te verwijderen’.
Het paneel 'Verwijder verborgen informatie' wordt geopend en toont alle verborgen informatie die in het document is gevonden nadat het grondig is onderzocht. Standaard wordt alle verborgen informatie geselecteerd. Klik op de selectievakjes ernaast om ze te deselecteren. Klik vervolgens op de knop 'Verwijderen' om de items die nog zijn geselecteerd te verwijderen.
Het delen van gevoelige informatie met mensen die het niet zouden mogen zien, kan u in grote problemen brengen. Voordat u documenten publiceert of deelt, kunt u nu gevoelige informatie op de juiste manier redigeren en het document opschonen om ongelukken te voorkomen met Adobe Acrobat.