Nodig eenvoudig deelnemers uit voor uw geplande Microsoft Teams-vergaderingen en houd hun reacties bij.
Virtuele vergaderingen kunnen vermoeiend zijn. Iedereen weet dat. Dus als gastheer van een vergadering is het jouw verantwoordelijkheid om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Een groot deel daarvan komt neer op het niet altijd spontaan vergaderen.
Iedereen heeft veel op zijn agenda staan. En vooraf een heads-up krijgen is niet alleen attent, maar ook professioneel. Gelukkig is het uiterst eenvoudig om mensen uit te nodigen voor een Microsoft Teams-vergadering. Wanneer u een vergadering plant in Microsoft Teams, kunt u meteen mensen uitnodigen voor de vergadering.
Opmerking: Voor Microsoft Teams gratis en persoonlijke accounts is er geen optie om deelnemers toe te voegen bij het plannen van een vergadering. U moet de vergaderingslink handmatig verzenden. De optie om uitnodigingen voor vergaderingen te verzenden is alleen beschikbaar voor Microsoft 365-accounts.
Ga naar het tabblad 'Agenda' in het navigatiepaneel aan de linkerkant.
Klik op de knop 'Nieuwe vergadering' in de rechterbovenhoek van het scherm. Het planningsvenster wordt geopend.
Geef de vergadering een titel en selecteer de tijd en datum voor de gebeurtenis. Ga vervolgens naar 'Vereiste deelnemers toevoegen' om de mensen toe te voegen die u voor de vergadering wilt uitnodigen. U kunt gebruikers uitnodigen van zowel binnen als buiten uw organisatie.
Typ hun naam om gebruikers van uw organisatie uit te nodigen. Teams zullen suggesties doen van de leden binnen uw organisatie. Klik op hun naam om ze toe te voegen.
Om gebruikers van buiten uw organisatie uit te nodigen, moet u het volledige e-mailadres van de persoon invoeren. Druk op de enter-toets na het invoeren van hun e-mailadres of klik op de suggestie 'Uitnodigen' om ze als deelnemers aan de vergadering toe te voegen.
Voor gebruikers van wie de aanwezigheid niet vereist is, klikt u op de knop 'Optioneel' aan het einde van het tekstvak.
Er komt een nieuw veld bij. Voer hier de optionele deelnemers in op dezelfde manier als bij de vereiste deelnemers. Voer voor organisatieleden hun naam in en selecteer deze vervolgens uit Teams-suggesties. Voer voor leden buiten uw organisatie het volledige e-mailadres in.
Teams heeft ook een planningsassistent waarmee u uw agenda kunt vergelijken met de agenda's van andere deelnemers (voor wie deze hoe dan ook beschikbaar is) om een tijd te vinden die voor iedereen geschikt is. Ga naar het tabblad 'Planningsassistent' om hulp te krijgen van Teams om een geschikt moment te vinden.
Nadat u alle details in het vergaderplannervenster hebt ingevoerd, klikt u op de knop 'Verzenden'.
Er wordt een uitnodiging verzonden naar alle deelnemers aan de vergadering (vereist en optioneel) ofwel naar hun Outlook-mailbox (voor mensen binnen de organisatie) of hun e-mailadres (voor buitenstaanders). Gebruikers kunnen reageren op de vergadering en deze toevoegen aan hun agenda met behulp van de uitnodiging die u hebt verzonden.
Je kunt hun RSVP's zien in de details van de vergadering. Dubbelklik op de vergadering in de agenda om de details van de vergadering te zien. Het paneel voor 'Tracking' bevindt zich aan de rechterkant en toont ieders RSVP-status.
U kunt ook meer mensen uitnodigen voor de vergadering nadat u de vergadering in eerste instantie heeft gepland. Open de vergaderdetails vanuit de agenda door erop te dubbelklikken of door 'Bewerken' te selecteren in het overlaymenu.
Voeg vervolgens de naam of e-mailadressen van de deelnemers toe in het gedeelte 'Vereist' of 'Optioneel' deelnemers en klik op de knop 'Update verzenden'. De gebruikers die al zijn toegevoegd, krijgen ook weer een uitnodiging.
U kunt de vergadering ook annuleren en iedereen krijgt dan een e-mail met de update dat de vergadering is geannuleerd.
Open vergaderingsdetails en klik op de knop 'Vergadering annuleren' in de linkerbovenhoek van de werkbalk met vergaderingsdetails.
Er verschijnt een dialoogvenster. Je kunt een annuleringsnotitie toevoegen als je een bericht hebt om door te geven aan de aanwezigen. Klik anders gewoon op de knop 'Vergadering annuleren'.
En daar ga je. Uitnodigingen versturen voor een Microsoft Teams-vergadering is een fluitje van een cent. Het enige dat u hoeft te doen, is de gebruikers die u wilt uitnodigen aan de vergaderplanner toe te voegen. Microsoft maakt het ook uiterst eenvoudig om de status van uw uitnodigingen te volgen of de vergadering helemaal te annuleren.