De Taken-app gebruiken in Microsoft Teams

Het beheren van uw taken is nu een stuk eenvoudiger geworden.

Microsoft kondigde vorig jaar de Tasks-app voor Microsoft Teams aan, en het is veilig om te zeggen dat het een van de apps is waar mensen reikhalzend naar uitkeken. Het bijhouden van verschillende taken die we gedurende de dag of tegen het einde van de week of de maand moeten uitvoeren, kan echt ontmoedigend zijn. Natuurlijk zijn daar verschillende apps voor in Microsoft.

Maar dat is precies het probleem. Of dat was het tenminste. De apps waren gescheiden. En je zou moeten schakelen tussen meerdere apps om alles bij te houden. Het was echt moeilijk om je gezond verstand te behouden terwijl je dat deed. Maar met Tasks brengt Microsoft daar verandering in.

De Taken-app brengt alle mogelijkheden van de afzonderlijke apps voor voortgangsregistratie en taakbeheer van Microsoft op één plek. De nieuwe Taken-app combineert uw persoonlijke taken uit To-Do en gedeelde taken uit de Planner-app rechtstreeks in Microsoft Teams. U kunt dus al uw taken vanaf één plek volgen.

Taken toevoegen in Microsoft Teams

De Taken-app is eerder dit jaar gefaseerd uitgerold en is nu algemeen beschikbaar voor iedereen met een Microsoft 365-abonnement. Gebruikers van Microsoft Teams Free hebben geen toegang tot de app.

Je kunt de Taken-app toevoegen als een systeembrede app in Microsoft Teams of als een tabblad in een kanaal. Wanneer je Taken toevoegt als een tabblad in het kanaal, worden je persoonlijke taken uit To-Do niet opgenomen.

Voordat u de Taken-app in Microsoft Teams toevoegt, moet u één ding onthouden. Je vindt de app niet onder de naam "Taken". Momenteel vind je deze onder de naam ‘Planner’.

Geleidelijk zal de naam veranderen in 'Tasks by Planner and To-Do' voordat het uiteindelijk 'Tasks' wordt. De wijziging naar de eerste is al begonnen en sommige gebruikers vinden de app mogelijk onder die naam in plaats van 'Planner'. Maar ongeacht de naam, de functionaliteit is hetzelfde.

Om de Taken-app te gebruiken, klikt u op de optie 'Meer toegevoegde apps' (drie stippen) in de navigatiebalk aan de linkerkant.

Klik vervolgens op de zoekbalk 'Zoek een app' en zoek naar 'Planner'. Klik op de app om deze toe te voegen aan uw Microsoft Teams-rooster.

Het app-beschrijvingsvenster wordt geopend. Klik op de knop 'Toevoegen' om de app te installeren.

De Planner (of, in sommige gevallen, Taken door Planner en Taken) verschijnt op de navigatiebalk. U kunt de app ook vastzetten op de navigatiebalk voor toekomstige toegang. Klik met de rechtermuisknop op de app en selecteer 'Pin' in het optiemenu.

Taken gebruiken in Microsoft Teams

De Taken-app op Microsoft Teams toont je taken in twee secties: 'Mijn taken' en 'Gedeelde plannen'.

Het gedeelte 'Mijn taken' bevat uw lijsten uit de Microsoft To-Do-app, evenals alle taken die u hebt toegevoegd in Taken en Outlook. Het bevat ook een sectie voor 'Toegewezen aan mij' waarin alle taken van Planner worden weergegeven die specifiek aan jou zijn toegewezen, zodat je de lijst met taken altijd bij de hand hebt.

Het gedeelte Gedeelde plannen bevat de taken of plannen uit de Planner-app die zijn toegevoegd aan Teams.

Het gedeelte 'Mijn taken' bevat ook belangrijke en geplande categorieën. De categorie Belangrijk toont alle taken waaraan u een ster heeft toegekend, van Taken en taken die aan u zijn toegewezen in Planner.

De categorie Gepland toont al uw taken met een vervaldatum, zowel van To Do als Planner die aan u zijn toegewezen, gesorteerd op datum, zodat u uw tijdschema kunt bijhouden. Het toont ook taken uit Plannen die geen deel uitmaken van uw Teams, maar wel aanwezig zijn in de native Planner-app.

Nieuwe taken maken

De Taken-app toont gewoon niet al je taken van deze andere apps; u kunt ook nieuwe taken maken.

Klik op de optie 'Nieuwe lijst of plan' onderaan het scherm om nieuwe lijsten of plannen te maken.

Het venster om een ​​nieuwe taak aan te maken verschijnt. Geef je lijst of plan een titel. Ga vervolgens naar het vervolgkeuzemenu onder 'Maken in' en selecteer wat voor soort taak het gaat worden. Selecteer 'Mijn taken' als je een privélijst of de teamnaam wilt maken, en kanaal als je een gedeeld plan wilt maken.

Klik vervolgens op de knop 'Maken'.

Om een ​​nieuwe taak in een bestaande lijst of plan aan te maken, gaat u eerst naar die lijst/plan. Stel dat je een nieuwe persoonlijke taak voor To-Do wilt aanmaken, ga dan naar ‘Taken’ onder ‘Mijn Taken’.

Klik vervolgens op de optie 'Een taak toevoegen'.

Voer de titel voor de taak in en een prioriteitsstatus of vervaldatum als die er is. En klik op de knop 'OK' (vinkje) om de taak op te slaan.

Als u meer informatie over de taak wilt bewerken, zoals het toevoegen van een beschrijving of subtaken, klikt u op de taak.

Het bewerkingsvenster wordt geopend. Ga naar 'Checklist' en voeg subtaken toe voor de taak waar 'Een item toevoegen' staat.

Op dezelfde manier gaat u voor een nieuwe gedeelde plantaak naar de naam van het plan en klikt u op de optie 'Een taak toevoegen'. Het enige verschil voor een nieuwe taak in een Plan zijn de kolomcategorieën. U kunt details voor de categorieën 'Toegewezen aan' en 'Bucket' invoeren bij het maken van een nieuwe taak voor Planner.

Uw taken bekijken

De To-Do-taken kunnen alleen als een lijst worden bekeken, maar de Planner-taken ondersteunen 4 soorten weergaven. U kunt uw taken weergeven in de vorm van een lijst, bord, grafiek of schema.

Standaard is de weergave 'Lijst' zichtbaar.

De bordweergave geeft alle taken weer in de vorm van kaarten op een bord, wat de standaardweergave is in de native Planner-app in Microsoft 365.

De grafiekweergave toont alle statistieken met betrekking tot het plan in de vorm van grafieken die het visueler maken en daarom gemakkelijker om alle informatie bij te houden.

En in de planningsweergave worden al uw taken in een kalender weergegeven, zodat u gemakkelijk uw deadlines kunt bijhouden.

Om de weergave te wijzigen, klikt u op de overeenkomstige optie in de rechterhoek van de werkbalk boven de taken.

Taken als een tabblad gebruiken

U kunt Taken ook toevoegen als een tabblad in een Teams-kanaal. Wanneer toegevoegd aan een kanaal, bevat de app geen persoonlijke taken van To-Do. Met de Taken-app in het kanaal kan uw team samen plannen maken en alle taken bij de hand houden.

Ga naar het kanaal waaraan je de Planner wilt toevoegen en klik op het ‘+’ icoon bovenaan om een ​​nieuw tabblad toe te voegen.

Zoek in de apps naar ‘Planner’ en klik erop. U kunt een nieuw abonnement maken of een bestaand abonnement toevoegen. Selecteer het keuzerondje dat overeenkomt met de gewenste optie en voer vervolgens de naam voor een abonnement in (om een ​​nieuw abonnement te maken) of selecteer een bestaand abonnement in het vervolgkeuzemenu. Klik vervolgens op de optie 'Opslaan'.

Met de nieuwe Taken-app in Microsoft Teams wordt het beheren van taken, zowel in teamverband als persoonlijk, een fluitje van een cent. En de komende maanden zullen er alleen maar een verbetering van de app zijn, met meer toevoegingen zoals terugkerende taken, My Day-lijst, etc. die ook komen.