Zorg voor wachtkamers in uw vergaderingen om ze veilig en vrij van overlast te houden
Wachtkamers zijn een felbegeerde functie in het virtuele conferentie-ecosysteem. Ze beschermen uw vergaderingen tegen eventuele beveiligingsproblemen, zoals het vallen van ongewenste mensen en het verstoren van de hele vergadering. Hoe desastreus het kan zijn, werd eerder dit jaar volledig duidelijk in de vorm van Zoombombings.
Sindsdien hebben alle gastheren van vergaderingen, of ze nu professionele vergaderingen of lessen organiseren, het belang van een wachtkamer ingezien.
Wat is een wachtkamer?
Een wachtkamer in een virtueel vergaderecosysteem is een soort buffer. Alle deelnemers aan de vergadering doorlopen deze voordat ze worden toegelaten tot de vergaderruimte. De gastheer van de vergadering heeft volledige controle over wie tot de vergadering wordt toegelaten. Zo kunnen ongenode gasten niet zomaar de vergadering binnenlopen. Zoals u kunt zien, zijn ze zeer functioneel en noodzakelijk om uw vergaderingen te beschermen.
Een wachtkamer gebruiken in Webex
Webex-gebruikers hebben voor altijd om een wachtkamer of lobby in vergaderingen gevraagd waar deelnemers kunnen wachten voordat ze deelnemen aan de vergadering. Voorheen kon u een wachtkamer hebben in Persoonlijke vergaderruimten, maar niet in geplande vergaderingen. Maar Webex Meeting versie 40.9 heeft daar verandering in gebracht.
De wachtkamer gebruiken in een persoonlijke vergaderruimte
Elke Webex-gebruiker heeft een persoonlijke vergaderruimte in Webex die een aanpasbare koppeling heeft en nooit verloopt. Het is uniek voor alleen jou en is altijd beschikbaar; je hoeft het niet vooraf te reserveren om het te gebruiken. Alle geïmproviseerde vergaderingen die u in Webex hebt, vinden plaats in deze persoonlijke vergaderruimte.
Nu hebben vergaderingen in een persoonlijke ruimte standaard ook geen wachtkamer. Maar u kunt de instellingen configureren om er een te hebben. Webex heeft de mogelijkheid om de vergaderingen te vergrendelen. Wanneer een vergadering is vergrendeld, komen alle deelnemers die proberen eraan deel te nemen in plaats daarvan de lobby binnen. De gastheer kan ze dan binnenlaten als ze dat willen.
Om een vergadering in een persoonlijke ruimte te vergrendelen, gaat u naar de vergaderwerkbalk en klikt u op het pictogram 'Meer opties' (menu met drie stippen).
Schakel vervolgens de schakelaar voor de optie 'Vergadering vergrendelen' in het menu in.
Alle deelnemers die deelnemen nadat u de vergadering hebt vergrendeld, moeten in de lobby wachten. Je krijgt een melding op je scherm dat er deelnemers in de lobby staan te wachten. Klik erop om de lijst te bekijken.
U kunt ze allemaal in één klik toelaten door ze allemaal te selecteren, of alleen de deelnemers toelaten die u wilt binnenlaten. Selecteer de deelnemers en klik op de knop 'Toegeven'.
Nu moet u dit doen voor elke vergadering in de persoonlijke ruimte die u wilt vergrendelen. Maar aangezien u de eerste bent in de vergadering omdat het geïmproviseerd is, is dat niet zo'n probleem. Deze oplossing is perfect voor mensen die niet bij elke vergadering een wachtkamer willen.
Maar voor mensen die standaard de wachtkamerfunctionaliteit in alle vergaderingen willen, is er een andere manier. Door deze kleine instelling te configureren, wordt elke vergadering in een persoonlijke ruimte automatisch vergrendeld zodra deze begint.
Ga naar webex.com en meld u aan bij uw Webex Meeting-ruimte. Klik in het navigatiemenu aan de linkerkant op 'Voorkeuren'.
Ga dan naar 'Mijn persoonlijke kamer'.
Je persoonlijke kamerinstellingen worden geopend. Scroll naar beneden naar de instelling 'Automatisch vergrendelen'. Klik vervolgens op het selectievakje ernaast om het te selecteren.
Wanneer u het selecteert, wordt het vervolgkeuzemenu voor tijd klikbaar. Klik erop en selecteer '0' uit de opties.
Klik vervolgens op de knop ‘Opslaan’.
Nu hebben al uw persoonlijke vergaderruimten standaard een wachtkamer.
Opmerking: Als u mensen uit de lobby wilt toelaten in een vergrendelde vergadering, moet u de Webex Meetings-bureaublad-app, Webex Teams-bureaublad-app of Cisco Webex in de cloud geregistreerde ruimte- of bureauapparaat gebruiken. Anders kunt u geen mensen toelaten zonder de vergadering te ontgrendelen.
Een wachtkamer gebruiken met een geplande vergadering
Voor geplande vergaderingen is het hebben van een wachtkamer bijzonder belangrijk. Als andere deelnemers eerder dan de gastheer arriveren, moeten ze zich in de wachtkamer bevinden van waaruit de gastheer hen binnen kan laten.
Maar voorheen kon u deze wachtkamerfunctionaliteit niet hebben in een geplande vergadering op Webex. Alle deelnemers die vóór de host arriveerden, konden helemaal niet deelnemen aan de vergadering als de vergadering was vergrendeld. Ze moesten zich vernieuwen en proberen opnieuw deel te nemen aan de vergadering nadat de gastheer was gearriveerd. Zoals je je kunt voorstellen, is dat helemaal niet intuïtief. Hoe kan een deelnemer weten dat de gastheer aan de vergadering deelneemt?
Maar vanaf Webex 40.9 kunt u een wachtkamer hebben voor gasten in geplande vergaderingen. Gasten zijn gebruikers die niet zijn aangemeld bij hun Webex-accounts of externe gebruikers die geen Webex-account op uw site hebben. Dus alle gasten die eerder dan de gastheer arriveren, moeten in de vergaderruimte wachten. Maar alle organisatieleden die eerder dan de host arriveren, kunnen direct lid worden.
Ga naar webex.com en meld u aan bij uw vergaderruimte. Ga vervolgens in het navigatiemenu aan de linkerkant naar ‘Vergaderingen’.
Klik op de knop ‘Plannen’ om een nieuwe afspraak in te plannen.
Of u kunt een eerder geplande vergadering ook bewerken met de nieuwe instellingen. Open de vergadering en klik op de knop 'Bewerken'.
Blader vervolgens, na het plannen van de vergadering zoals u zou doen, naar beneden en klik op 'Geavanceerde opties weergeven'.
Een paar opties worden eronder uitgevouwen. Klik op ‘Planningsopties’.
Ga in Planningsopties naar 'Ontgrendelde vergaderingen'. De standaardinstelling voor deze optie is 'Gasten kunnen deelnemen aan de vergadering'. Klik op het keuzerondje voor 'Gasten wachten in de lobby totdat de host ze toegeeft' om het te selecteren.
Nu zie je, net als bij de instellingen voor je Personal Meeting Room, de optie voor ‘Automatic Lock’. Het kan ertoe leiden dat u zich afvraagt waarom u de vergadering niet kunt vergrendelen om de wachtkamer in te schakelen, zoals bij persoonlijke vergaderruimten.
Als u de vergadering alleen vergrendelt zonder de vorige instelling in te schakelen, wordt er geen wachtkamer gecreëerd voor gasten die eerder dan de gastheer arriveren. In plaats daarvan zouden ze direct de vergadering binnengaan. Dus het inschakelen van de vorige optie is belangrijk. Maar het is ook belangrijk om te onthouden dat het alleen een wachtkamer creëert totdat u deelneemt aan de vergadering. Om een wachtkamer voor na te maken, moet u de vergadering op slot doen.
Nu kunt u de 'Automatische vergrendeling' inschakelen tijdens het plannen van de vergadering, of u kunt de vergadering vergrendelen vanaf de vergaderingswerkbalk nadat u aan de vergadering hebt deelgenomen; het is helemaal aan jou. Zodra de vergadering is afgesloten, moeten alle deelnemers, gasten en organisatieleden door de wachtkamer.
Klik ten slotte op de knop 'Opslaan' of 'Plannen'.
Voor geplande vergaderingen is er geen generieke optie die voor elke vergadering een wachtkamer creëert. U moet deze stappen uitvoeren voor elke vergadering die u plant.
Wachtkamers in een virtuele vergadering zijn uiterst belangrijk om ongelukken te voorkomen. En hoewel u een wachtkamer kunt hebben in Webex-vergaderingen, zijn de mechanismen niet zo eenvoudig en duidelijk. Maar als u eenmaal weet hoe dat moet, kunt u ervoor zorgen dat uw vergaderingen zo veilig zijn als ze zouden moeten zijn.