Handleiding voor het hosten van een veilige Zoom Meeting
De overstap naar online workstream-samenwerkingssoftware zoals Zoom is voor veel bedrijven al uitdagend genoeg. En nu zijn berichten over Zoom Meetings die worden gehackt door ongenode gasten eng voor deze bedrijven en mensen die nieuwe online videoconferentiesystemen zijn.
Dus, hier is onze overlevingsgids in deze pandemische situaties wanneer het niet gebruiken van gratis samenwerkingssoftware zoals Zoom geen optie is. Zoom doet veel dingen beter dan de concurrentie, gratis.
Wat is Zoom Bombing?
Het internet en de FBI hebben dit fiasco van het hacken van Zoom Meetings 'Zoom Bombing' genoemd.
Zoom Bombing hackt echter niet echt een Zoom-vergadering. Het maakt alleen maar gebruik van de manier waarop Zoom Meetings worden gemaakt en beheerd. En het mooie daarvan is dat je het kunt voorkomen door de instellingen van een Zoom Meeting aan te passen.
Stel dat u een Zoom-vergadering opzet en uitnodigingen stuurt naar iedereen die u wilt deelnemen aan de vergadering. Het is een normale procedure en werkt uitstekend om snel Zoom-vergaderingen te maken. Als een arme ziel naar wie je een uitnodiging hebt gestuurd, per ongeluk de uitnodigingslink of de e-mail lekt, dan kan deze door iedereen worden gebruikt om deel te nemen aan de vergadering.
Deze ongewenste en ongenode gasten in een Zoom-vergadering kunnen de vergadering vervolgens op vele manieren bombarderen. De ergste Zoombombing gebeurt via schermdeling.
Volgens de standaardinstellingen in een Zoom-vergadering kan elke deelnemer zijn scherm in een vergadering delen. Een zoombomber kan profiteren van deze functie en onsociale of niet-veilig-voor-werk-inhoud delen via schermdeling met iedereen in de vergadering. Dat is in wezen een zoombombardement op uw vergadering.
Zoombombardementen voorkomen?
Ongewenste en ongenode gasten kunnen Zoom-vergaderingen gemakkelijk bombarderen, maar dat betekent niet dat Zoom niet veilig genoeg is. Het is de manier waarop Zoom-vergaderingen worden gemaakt dat bombardementen gemakkelijker zijn voor iedereen met de uitnodigingslink.
Hoewel u niet kunt bepalen wie de uitnodigingslink of e-mail naar uw Zoom Meeting in handen kan krijgen, kunt u ervoor zorgen dat ongewenste gasten niet aan de vergadering kunnen deelnemen.
In omstandigheden waarin u een gast niet als 'ongewenst' kunt definiëren omdat u een open uitnodiging stuurt naar iedereen die aan een vergadering wil deelnemen, kunt u in ieder geval voorkomen dat deelnemers hun scherminhoud delen door alleen de gastheer toe te staan het scherm te delen in een Zoom-meeting.
Scherm delen uitschakelen voor deelnemers
Door de mogelijkheid om het scherm te delen voor deelnemers aan een Zoom-vergadering uit te schakelen, kunt u ervoor zorgen dat niemand de vergadering bombardeert met ongewenste inhoud.
U kunt Schermdeling in Zoom uitschakelen door naar de instellingen voor Schermdeling te gaan via de hostcontrolebalk in een Zoom-vergaderingsvenster. Klik op het bovenste pijlpictogram naast de knop Scherm delen en selecteer 'Geavanceerde opties voor delen' in het menu.
Stel vervolgens de volgende instellingen in in het scherm met geavanceerde opties voor delen:
- Hoeveel deelnemers kunnen tegelijkertijd delen?
✅ Er kan één deelnemer tegelijk delen
- Wie kan delen?
✅ Alleen host
Door het delen van schermen te beperken tot alleen de host, kan de meest voorkomende Zoom-bombing-methode die deelnemers zouden kunnen misbruiken, worden voorkomen.
U kunt Schermdeling ook permanent beperken alleen naar de host via de instellingenpagina van je Zoom-account. Open daarvoor de link zoom.us/profile/setting in een webbrowser en log in op uw account.
Op het tabblad 'Vergaderingen' op het instellingenscherm van uw Zoom-account, scrolt u omlaag totdat u de opties 'Scherm delen' ziet onder het gedeelte 'Vergadering (basis)'. Wijzig vervolgens de instelling 'Wie kan delen?' in 'Alleen host' en klik op de knop Opslaan.
Nu is bij elke Zoom-vergadering die u instelt Scherm delen uitgeschakeld voor de deelnemers. Alleen jij kunt het scherm in de vergadering delen.
Maak een wachtkamer om handmatig goed te keuren wie kan deelnemen aan de vergadering
Om te voorkomen dat ongewenste gasten zelfs maar deelnemen aan uw Zoom-vergadering, kunt u een wachtkamer maken om mensen die aan de vergadering willen deelnemen individueel goed te keuren.
Wachtkamer in Zoom laat je bepalen wie kan deelnemen aan de vergadering, ongeacht de uitnodigingslink die ze hebben gekregen.
Om de wachtkamer in te schakelen, opent u de zoom.us/profile/setting-pagina in een webbrowser en logt u in met uw Zoom-account. Scroll vervolgens naar beneden op de pagina totdat u de optie 'Wachtkamer' ziet onder het gedeelte 'In vergadering (geavanceerd)'. U kunt ook zoeken op 'Wachtkamer' op de pagina door de sneltoets 'Ctrl + F' te gebruiken.
Zet de tuimelschakelaar naast 'Wachtkamer' aan om de functie in te schakelen.
Wanneer een genodigde nu probeert deel te nemen aan de vergadering, ziet u een pop-up op de Host Controls-balk in het Zoom-vergaderingsvenster met de optie 'Toelaten' tot de vergadering of 'Zie wachtkamer'. Klik op 'Toegeven' als u de genodigde wilt toestaan.
Om de wachtkamer in Zoom te zien, klikt u op de optie 'Beheer deelnemers' op de balk met hostcontroles om het venster met de deelnemerslijst aan de rechterkant van het scherm te openen.
Als u deelnemers in de wachtkamer heeft, worden deze bovenaan de deelnemerslijst weergegeven onder het gedeelte '## personen wachten'. Plaats de muisaanwijzer op de naam van de deelnemer die u tot de vergadering wilt toelaten en klik op de knop 'Toestaan'.
Wachtkamer uitschakelen klik voor een bepaalde Zoom Meeting op de knop 'Meer' onder de deelnemerslijst in het vergadervenster en schakel de optie 'Plaats deelnemers in de wachtkamer bij binnenkomst' uit.
Op deze manier kun je Waiting Room on-the-fly in- of uitschakelen wanneer je maar wilt.
Een Zoom-vergadering vergrendelen
Het vergrendelen van een Zoom-vergadering is de gemakkelijkste manier om te voorkomen dat ongewenste gasten uw vergadering binnenkomen. Nadat alle deelnemers die u persoonlijk hebt uitgenodigd, hebben deelgenomen aan de vergadering, kunt u deze vergrendelen zodat niemand anders kan deelnemen.
Klik op de optie 'Beheer deelnemers' in het Zoom-vergaderingsvenster om de lijstweergave van de deelnemers te openen. Klik vervolgens op de knop 'Meer' onder aan de lijst met deelnemers en selecteer de optie 'Vergadering vergrendelen' in het menu.
Er verschijnt een bevestigingsdialoogvenster op het scherm om ervoor te zorgen dat u begrijpt wat er gebeurt als u een vergadering vergrendelt. Klik op de knop 'Ja' om te bevestigen.
Wanneer u iemand in een afgesloten vergaderruimte wilt toelaten, kunt u de vergadering tijdelijk ontgrendelen vanuit hetzelfde menu. Alleen deze keer ziet u de optie 'Vergadering ontgrendelen'.
Vergrendel de vergadering opnieuw nadat u iemand hebt toegelaten, zodat deze veilig is voor ongewenste en ongenode gasten.
Gevolgtrekking
Om uw Zoom Meetings te beveiligen tegen Zoom Bombing, moet u ervoor zorgen dat Scherm delen alleen is ingeschakeld voor de host van de vergadering, en een wachtkamer gebruiken of de Zoom Meeting vergrendelen om te voorkomen dat ongewenste mensen uw vergadering binnenkomen.