Excel biedt geen Gantt-diagram als grafiektype, maar met behulp van deze zelfstudie kunt u eenvoudig een Gantt-diagram maken van een staafdiagram.
De Gantt-grafiek is een krachtige tool voor projectbeheer die een visuele weergave biedt van een projectplanning (taken of gebeurtenissen) in de loop van de tijd. Het vertegenwoordigt de start- en eindtijden voor elke taak in een projectplanning, evenals de reeksen en onderlinge afhankelijkheden tussen projecttaken.
Helaas biedt Excel geen opties om een Gantt-diagram te maken, dus u moet er een maken door het ingebouwde staafdiagramtype aan te passen. In deze zelfstudie laten we u zien hoe u een Gantt-diagram in Excel maakt door een gestapeld staafdiagram aan te passen.
Een projecttabel maken
De eerste stap bij het maken van een grafiek in Excel is het invoeren van uw gegevens in een spreadsheet. Voer dus uw projectgegevens in en deel deze op in afzonderlijke projecttaken in aparte rijen en ze vormen de basis van uw Gantt-diagram. Elke taak moet een startdatum, een einddatum en een duur hebben (d.w.z. de tijd die nodig is om de taken te voltooien) in afzonderlijke kolommen.
Dit is een voorbeeldspreadsheet voor een softwareproject.
U moet de gegevens in de spreadsheet invoeren en de kolommen labelen als taak, startdatum, einddatum en duur (aantal dagen dat nodig is om elke taak te voltooien), zoals wordt weergegeven in de bovenstaande schermafbeelding. Ook moeten de taakgegevens worden gesorteerd op volgorde van de startdatum.
Staafdiagram maken
Nu uw gegevens zijn ingevoerd en correct zijn opgemaakt, kunt u beginnen met het maken van het Gantt-diagram door eerst een 'Gestapeld staafdiagram' te maken.
U kunt niet de hele tabel selecteren en een staafdiagram invoegen, anders krijgt u waarschijnlijk een rommelig resultaat zoals dit:
We moeten de kolommen dus één voor één aan de grafiek toevoegen. Om dat te doen volgt u deze stappen:
Een gestapelde balk invoegen op basis van startdatum
Selecteer eerst het bereik 'Startdatum' in de tabel met de kolomkop, in ons geval is dit B1:B11. Zorg ervoor dat u geen lege cellen selecteert.
Ga naar het tabblad 'Invoegen' in het lint, klik op het pictogram 'Staafdiagram' in de groep 'Grafiek' en selecteer 'Gestapelde balk' onder het gedeelte 2D-balk (zoals hieronder weergegeven).
Nu wordt een staafdiagram ingevoegd op basis van startdatumgegevens. De datums onder aan de grafiek kunnen elkaar overlappen, maar dat verandert zodra de rest van de gegevens zijn toegevoegd.
Duurgegevens toevoegen
Nu moeten we de Duration-gegevens toevoegen aan het Gantt-diagram.
Om dat te doen, klikt u met de rechtermuisknop ergens in het grafiekgebied en selecteert u 'Gegevens selecteren' in het contextmenu.
Het venster Gegevensbron selecteren verschijnt. U zult merken dat 'Startdatum' al is toegevoegd onder Legend Entries (Series) box. En nu moet u daar Duurgegevens invoeren.
Klik op de knop 'Toevoegen' om het pop-upvenster 'Reeks bewerken' van Excel te openen. Er zijn twee velden in het Edit Series-dialoogvenster, typ 'Duur' in het veld 'Series name', klik vervolgens op het veld 'Series values' en selecteer het bereik van Duration-waarden (in ons geval C1:C11 ) voor Series waarden. Maar selecteer niet de kolomkop, alleen de waarden. Klik vervolgens op ‘OK’.
U keert terug naar het venster Gegevensbron selecteren, waar u zult zien dat 'Startdatum' en 'Duur' zijn toegevoegd onder Legenda-items (Series).
Het resultaat:
Taaknamen toevoegen aan de grafiek
De volgende stap is het vervangen van de duur (dagen) op de verticale as van de grafiek door de namen van de taken.
Klik met de rechtermuisknop ergens in het diagramgebied en selecteer de optie 'Gegevens selecteren' om het venster Gegevensbron selecteren weer te openen. Selecteer 'Startdatum' in het linkerdeelvenster en klik op de knop 'Bewerken' in het rechterdeelvenster onder Horizontale (categorie) aslabels.
Er verschijnt een klein Axis Label-venster. Klik daarin op het vak Aslabelbereik en selecteer het taakbereik uit de tabel zoals u deed voor de Duurgegevens. Zorg ervoor dat u niet de kolomkopcel of een lege cel selecteert.
Klik tweemaal op 'OK' om beide vensters te sluiten.
Nu zou uw grafiek taakbeschrijvingen op de verticale as moeten hebben en ziet er ongeveer zo uit:
Dit begint op een Gantt-diagram te lijken, maar we zijn nog niet klaar.
Transformeer het staafdiagram in een Gantt-diagram
Nu moet u het nieuw gemaakte gestapelde staafdiagram opmaken om er een Gantt-diagram van te maken. Wat u moet doen, is de blauwe balken van de grafiek verwijderen inzodat alleen de oranje balken die de taken vertegenwoordigen zichtbaar zijn. Technisch gezien verwijder je niet het blauwe deel van de balken, maar maak je ze transparant, dus onzichtbaar.
Om de blauwe balken transparant te maken, klikt u op een blauwe balk in de grafiek om ze allemaal te selecteren, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u 'Gegevensreeks opmaken' in het contextmenu.
Het deelvenster Gegevensreeks opmaken wordt geopend aan de rechterkant van het werkblad. Schakel over naar het tabblad 'Opvulling en lijn' en selecteer 'Geen opvulling' in het gedeelte Opvulling en 'Geen lijn' in het gedeelte Rand.
Sluit nu het paneel om te zien dat de blauwe balken niet langer zichtbaar zijn, maar de taken aan de linkerkant (x-as) worden in omgekeerde volgorde weergegeven.
Om dit op te lossen, klikt u met de rechtermuisknop op de lijst met taken op de verticale as van uw Gantt-diagram en kiest u 'Axis opmaken' in het contextmenu.
Vink in het deelvenster Axis opmaken de optie 'Categorieën in omgekeerde volgorde' aan onder Asopties.
Nu zijn de taaknamen teruggezet in hun oorspronkelijke volgorde en is de horizontale as verplaatst van de onderkant naar de bovenkant van de grafiek.
Toen we eerder de blauwe balken verwijderden, lieten ze lege ruimtes tussen de oranje balken en de verticale as. Nu kunt u de lege witte ruimtes verwijderen waar de blauwe balken aan het begin van het Gantt-diagram stonden.
Om enkele van die lege ruimtes te verwijderen en uw taken een beetje dichter bij de verticale as te plaatsen, klikt u met de rechtermuisknop op de eerste startdatumcel in uw gegevensset en selecteert u vervolgens 'Cellen opmaken' om het dialoogvenster Cellen opmaken te openen. Kies daarbij de optie 'Algemeen' in het tabblad 'Nummer' en noteer het nummer onder 'Voorbeeld' - dit is het serienummer van de datum, in ons geval 42865. Klik vervolgens op 'Annuleren' (niet 'OK' ) want als u op 'OK' klikt, verandert de wijzigingsdatum in een getal.
Ga vervolgens terug naar de grafiek en klik met de rechtermuisknop op de datums boven de taakbalk en selecteer 'Format Axis' om het deelvenster Format Axis te openen.
Wijzig in het deelvenster As opmaken, onder het tabblad Asopties, het getal 'Minimum' van de grenzen in het getal dat u hebt genoteerd in het venster Cellen opmaken van de eerste datum (in mijn gevallen '42800' in '42865'). Als u dit doet, komen de oranje balken dichter bij de verticale as van het Gantt-diagram.
Om de overtollige ruimte tussen de staven te verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op een van de staven in de grafiek en selecteert u 'Gegevensreeks opmaken'. Verlaag op het tabblad 'Serieopties' het percentage 'Spleetbreedte' om de overtollige ruimte te verwijderen.
Dit is hoe ons definitieve Excel Gantt-diagram:
