Gebruik de functie Wijzigingen bijhouden in Excel om te weten wie wijzigingen in de werkmap heeft aangebracht, welke wijzigingen ze hebben aangebracht en of ze deze moeten accepteren.
Stel dat u iemand hebt gevraagd om een Excel-werkmap met u te proeflezen of ermee samen te werken. En misschien wilt u de wijzigingen, invoegingen en verwijderingen die in die gedeelde werkmap zijn aangebracht, bijhouden. U kunt dat doen met behulp van Excel's functie Wijzigingen bijhouden, u kunt identificeren wie de wijzigingen heeft aangebracht en welke wijzigingen ze hebben aangebracht in uw gedeelde werkblad / werkmap.
Excel-werkbladen worden niet standaard bijgehouden, dus u weet niet welke wijzigingen zijn aangebracht, wie ze heeft aangebracht of wanneer. Maar wanneer de functie Wijzigingen bijhouden is ingeschakeld, geeft Excel een overzicht van revisies die door elke gebruiker in een werkmap zijn gedaan. Dit is een stapsgewijze handleiding om wijzigingen in Microsoft Excel bij te houden.
Wijzigingen bijhouden in Excel inschakelen
Als u klaar bent met het invoeren van alle gegevens in het werkblad, schakelt u de functie 'Wijzigingen bijhouden' in voordat u de Excel-werkmap deelt voor beoordeling. Nadat ze de beoordeling hebben voltooid, kunt u uw oorspronkelijke gegevens vergelijken met de gewijzigde gegevens en vervolgens kiezen om hun wijzigingen te accepteren of te weigeren. Vervolgens kunt u Wijzigingen bijhouden uitschakelen.
Onthoud dat dit technisch gezien een verouderde functie is, dus u zult de optie Wijzigingen bijhouden niet zien in Excel 2019 en 365. U kunt deze functie alleen vinden op het tabblad Review van Excel 2016 en lagere versies.
Om het bijhouden van wijzigingen in Excel in te schakelen, gaat u naar het tabblad 'Bekijken' en klikt u op 'Wijzigingen bijhouden'. Selecteer vervolgens 'Wijzigingen markeren' in de vervolgkeuzelijst.
Een dialoogvenster Wijzigingen markeren wordt geopend. Vink daarin het selectievakje 'Wijzigingen bijhouden tijdens bewerken' aan.
Nu hebben we drie opties Wanneer, Wie en Waar. In het vak 'Wanneer' kunnen we kiezen sinds wanneer we de wijzigingen willen volgen, kies tussen 'Sinds ik voor het laatst heb opgeslagen, Alles, Nog niet beoordeeld of Sinds datum (specifieke datum)'. Hier selecteren we 'Alle' in het vak Wanneer.
En we kiezen voor 'Iedereen' in het veld Wie. U kunt er met deze optie ook voor kiezen om alleen wijzigingen bij te houden die zijn aangebracht door specifieke gebruikers of iedereen.
Als u wilt dat de wijzigingen in het hele blad worden bijgehouden, laat u dit vakje gewoon uitgeschakeld. vink het vakje 'Wijzigingen op het scherm markeren' aan en klik op de knop 'OK'.
Of, als u alleen wijzigingen in een bepaald deel van het blad wilt bijhouden, kunt u het celbereik specificeren. Klik op het vak 'Waar' en selecteer het celbereik in het werkblad. Klik vervolgens op ‘OK’.
Klik op ‘OK’ om de werkmap op te slaan.
Selecteer vervolgens op het tabblad 'Review' de optie 'Workbook delen'.
Zorg ervoor dat in het dialoogvenster Werkmap delen het selectievakje 'Gebruik de oude functie voor gedeelde werkmappen in plaats van de nieuwe cocreatie-ervaring' is aangevinkt. Klik vervolgens op ‘OK’.
Selecteer ten slotte 'Gedeelde werkmap beveiligen' op het tabblad Controleren. Het opent het dialoogvenster Gedeelde werkmap beschermen. Vink in het dialoogvenster Gedeelde werkmap beveiligen de optie 'Delen met trackwijzigingen' aan om te voorkomen dat iemand de trackinggeschiedenis verwijdert. Klik vervolgens op ‘OK’.
Sla het bestand daarna op en deel uw spreadsheet met uw medewerkers ter beoordeling.
Wijzigingen bekijken en accepteren of afwijzen
Nadat al uw bijdragers uw werkmap hebben bekeken en enkele wijzigingen hebben aangebracht, kunt u ervoor kiezen deze wijzigingen te accepteren of te weigeren.
Als er nu een wijziging in het werkblad wordt aangebracht, wordt dit weergegeven door een gekleurde celrand en een klein driehoekje in de linkerbovenhoek van de cel.
Om de details te controleren, beweegt u uw cursor over de cel met het kleine driehoekje in de linkerbovenhoek. Er wordt een opmerkingenveld weergegeven met de wijzigingen die zijn aangebracht, door wie en wanneer deze zijn aangebracht. Als meerdere revisoren wijzigingen in uw werkblad hebben aangebracht, krijgt elke revisor een andere kleur van het vak toegewezen.
Ga naar het tabblad 'Bekijken' en selecteer 'Wijzigingen bijhouden' in de groep Wijzigingen. Selecteer deze keer de optie 'Wijzigingen accepteren of weigeren' in de vervolgkeuzelijst.
Klik in het dialoogvenster 'Wijzigingen selecteren om te accepteren of te weigeren' op 'OK' om door te gaan.
Vervolgens wordt een dialoogvenster 'Wijzigingen accepteren of weigeren' geopend, hier kunt u wijzigingen één voor één accepteren of alle wijzigingen tegelijk accepteren/afwijzen. Hier verschijnt eerst de eerste wijziging die op het werkblad is gevonden. In ons geval was de eerste verandering die werd gevonden dat de waarde van cel B11 veranderde van 16,99 in 17,99. Zodra u deze accepteert of afwijst, wordt de volgende wijziging geladen.
Als u op 'Accepteren' klikt, wordt de aangebrachte wijziging toegepast op uw werkblad. Als u deze 'Weigert', wordt de wijziging ongedaan gemaakt.
Een apart bestand maken om de wijzigingsgeschiedenis weer te geven
In plaats van de wijzigingen in hetzelfde werkblad te zien, kunt u de lijst met wijzigingen ook bekijken op een apart werkblad met de naam 'Geschiedenis'. Het geschiedenisblad vermeldt elk detail over de aangebrachte wijzigingen.
Om de geschiedenis te bekijken, selecteert u 'Wijzigingen bijhouden' op het tabblad Controleren en klikt u op 'Wijzigingen markeren' in de vervolgkeuzelijst.
Zorg ervoor dat u in het dialoogvenster Wijzigingen markeren het selectievakje 'Wijzigingen weergeven op een nieuw blad' onderaan aanvinkt voordat u op 'OK' klikt.
Hiermee wordt een nieuw blad gemaakt met de naam 'Geschiedenis' waarin elk detail wordt vermeld over de wijzigingen die in de werkmap zijn aangebracht.
Sla het bestand opnieuw op om het blad Geschiedenis uit de werkmap te verwijderen.
Wijzigingen bijhouden in Excel uitschakelen
Nadat u klaar bent met de beoordeling, kunt u de functie voor het bijhouden van wijzigingen in de werkmap uitschakelen. Hiermee worden alle bijgehouden details verwijderd (markeringen op cellen) en worden eventuele verdere wijzigingen in uw werkmap niet meer bijgehouden.
U moet eerst de beveiliging van de werkmap opheffen voordat u trackwijzigingen kunt uitschakelen. Om dat te doen, klikt u op de optie 'Beveiliging gedeelde werkmap opheffen' onder het tabblad 'Review'.
Om spoorwijzigingen uit te schakelen, gaat u naar het tabblad 'Bekijken' en selecteert u Wijzigingen bijhouden > Wijzigingen markeren.
Schakel in het dialoogvenster Wijzigingen markeren het vakje naast 'Wijzigingen bijhouden tijdens bewerken' uit en klik vervolgens op 'OK'.
De functie Wijzigingen bijhouden in Excel is nu uitgeschakeld.