U kunt uw Google Spreadsheets- en Excel-bestanden (.xslx) in Notion-tabellen importeren door ze als CSV-bestanden te exporteren.
Notion is een alles-in-één productiviteitsoplossing voor onder andere schrijven, plannen, kennisbeheer, databeheer, teamsamenwerking.
Notion is een van de meest geavanceerde en nuttige databasetools die vandaag beschikbaar zijn. Met Notion kunt u twee soorten databases maken: een volledige paginadatabase of een inline-database (wat een databasecomponent betekent, zoals een tabel in het midden van een tekst of ander document). Er zijn ook vijf belangrijke soorten databases die u op Notion kunt maken, namelijk lijst, galerij, tabel, borden en kalender.
Steeds meer gebruikers stappen over van Google Spreadsheets en Microsoft Excel naar Notion vanwege de flexibiliteit en aanpassingsmogelijkheden. Als je hebt besloten om je databases naar Notion te verhuizen, maar geen knowhow hebt. Hier in dit bericht laten we zien hoe u uw Google-bladen en Excel-bestanden (.xslx of .xls) in Notion-tabellen kunt importeren.
Een Google-spreadsheet of Excel-bestand importeren in Notion
Notion is een geweldig online databaseplatform dat zowel door particulieren als professionals kan worden gebruikt.
Met Notion kunt u gegevens importeren uit de volgende bestandstypen:
- Platte tekst (.txt)
- Markdown (.md of .markdown)
- Microsoft Word (.docx)
- CSV (.csv)
- HTML (.html)
U kunt ook gegevens uit verschillende applicaties in Notion importeren.
Daarnaast kunt u Google-bladen ook insluiten in Notion. Maar het probleem met het insluiten van Google Spreadsheets is wanneer u de toegang tot het bestand verliest of het bestand wordt verwijderd op Google Drive of als de URL breekt, de inbedding ook niet.
De beste manier om een Excel-bestand of een Google-sheet te importeren, is door ze eerst te converteren naar een CSV-bestand (.csv) en ze vervolgens te uploaden naar Notion.
Hoe een Excel-bestand in Notion te importeren
Aangezien Notion geen .xslx (Excel)-bestanden ondersteunt, moet je ze exporteren naar een .csv-bestand en ze vervolgens uploaden/importeren in Notion.
Open eerst de Excel-werkmap die u in Notion wilt importeren. Ga vervolgens naar het tabblad 'Bestand' om Excel backstage-weergave te openen en selecteer 'Opslaan als'.
Selecteer op de pagina Opslaan als 'CSV UTF-8 (door komma's gescheiden)(*.csv)' als uw bestandstype voor opslaan als. Deze indeling ondersteunt ook niet-Engelse tekens en Unicode-8-tekens. Of u kunt het eenvoudige 'CSV (Comma Delimited)(.*csv)' bestandstype kiezen dat geen speciale tekens ondersteunt. Beide werken prima als uw tabel alleen teksten, cijfers en datums bevat.
CSV is een tekstbestand met scheidingstekens dat een lijst met gegevens bevat. Ze worden vaak gebruikt voor het importeren en exporteren van gegevens in applicaties.
Klik vervolgens op de knop 'Opslaan'. Als u slechts één blad in de werkmap heeft, wordt dit meteen opgeslagen. Of als je meerdere bladen in de werkmap hebt, zal Excel je dit waarschuwingsbericht laten zien, klik op 'OK' om alleen het actieve blad op te slaan als een CSV-bestand en als je meerdere bladen hebt, sla ze dan afzonderlijk op met verschillende namen.
Nadat u uw gegevens als CSV-bestand hebt opgeslagen, opent u uw Notion-toepassing of opent u Notion in uw browser. Open vervolgens de notiepagina waar u het CSV-bestand wilt importeren en klik op 'Importeren' in het linkerdeelvenster, zoals hieronder weergegeven.
Het dialoogvenster Importeren wordt geopend. Kies de optie 'CSV' in het dialoogvenster.
Navigeer nu naar de map met uw CSV-bestand in de bestandskiezer, selecteer het en klik vervolgens op 'Openen'.
Het CSV-bestand wordt geïmporteerd in Notion en uw Excel-gegevens verschijnen als een tabel.
Eigenschapstype wijzigen in Notion
Nadat de gegevens met succes zijn geïmporteerd, hoeft u nog één ding te doen: controleren of de eigenschapstypen (gegevenstypen) van elke kolom overeenkomen met de gegevens. Meestal krijgt u de juiste gegevenstypen, maar soms komen gegevens als tekst in Notion. Als u bijvoorbeeld valutagegevens of een niet-herkende datumnotatie, enz. importeert, komt deze als tekst.
Dus als dat gebeurt, moet u uw kolommen converteren naar het juiste eigenschapstype. U kunt het gegevenstype van uw kolom achterhalen door naar het pictogram voor de kolomtitel te kijken. Als u teksten heeft, is dit een alineapictogram, een kalenderpictogram voor datums en een hekje voor cijfers, enzovoort.
Zoals je hieronder kunt zien wanneer we deze tabel uit een Excel-bestand hebben geïmporteerd, is de kolom 'Kosten' met valutawaarden opgemaakt als een tekstkolom. Nu moeten we het eigenschapstype (gegevenstype) van de kolom 'Fee' wijzigen in nummer.
Om dat te doen, klikt u op de kolomtitel en krijgt u een vervolgkeuzelijst. Klik daarbij op 'Tekst' onder Eigenschapstype en kies het juiste gegevenstype (nummer).
Nu hebben we de waarden geconverteerd, maar we zijn het valutaformaat kwijtgeraakt. Maak je geen zorgen, het is eenvoudig toe te voegen. Om het getal naar een specifiek formaat te converteren, beweegt u uw cursor over een van de waarden van de kolom en ziet u een 123 knop.
Klik op de 123 knop en kies de gewenste getalnotatie uit de lijst.
Nu zijn de getalwaarden in de kolom Kosten opgemaakt als valuta.
Een Google-spreadsheet importeren in Notion
Om Google-bladen in Notion te importeren, moet u de spreadsheet eerst als CSV-bestand downloaden.
Om Google-spreadsheets te downloaden, opent u de Google-spreadsheet die u wilt importeren en klikt u op het menu 'Bestand' in de menubalk. Vouw in de vervolgkeuzelijst de optie 'Downloaden' uit en kies 'Door komma's gescheiden waarden (.csv, huidig blad)' om het bestand als CSV-bestand te downloaden.
Open vervolgens de notiepagina waar u het CSV-bestand wilt importeren en klik op 'Importeren' in het onderste deel van de linkerzijbalk.
Selecteer uw bestand in de Bestandskiezer en klik op 'Openen' om dat CSV-bestand in Notion te importeren.
Nu wordt uw Google-blad geïmporteerd in Notion en weergegeven als een tabel.
Een Excel-bestand of een Google-spreadsheet toevoegen aan een Notion-database
In plaats van gegevens in een nieuwe Notion-tabel te importeren, kunt u inhoud uit een Excel-bestand of Google-blad samenvoegen in een bestaande Notion-tabel. Onthoud dat u dit alleen kunt doen met paginagrote tabellen, niet met inline tabellen.
Maar eerst moet u ervoor zorgen dat zowel uw Excel/Google Spreadsheet-tabel als uw Notion-tabel gemeenschappelijke kolomnamen hebben (beide moeten bijvoorbeeld kolommen "Voornaam", "Achternaam", "Datum" enz. hebben).
Exporteer eerst uw Excel/Google-werkblad naar een CSV-bestand, zoals we deden voor het importeren van Excel/Google-bladen in Notion.
Open vervolgens de Notion-pagina met de tabel waarmee u wilt samenvoegen en klik op de horizontale ellips (…) in de rechterbovenhoek van het Notion-venster.
Navigeer vervolgens naar de map met uw geëxporteerde CSV-bestand in Bestandsverkenner en selecteer het. En klik op 'Openen' om het bestand samen te voegen.
Nu is het CSV-bestand samengevoegd (toegevoegd) met uw Notion-tabel en de inhoud wordt toegevoegd aan het einde van de bestaande Notion-tabel (zie hieronder).
Zo importeert u Excel- en Google-sheetdatabases in Notion.