Creëer Breakout Rooms in grote vergaderingen om gesprekken te vergemakkelijken
Breakout Rooms zijn kleinere ruimtes die in een vergadering zijn gemaakt om mensen in groepen te verdelen. Veel kantoren beschouwen ze als de broedplaats voor creativiteit, omdat het verdelen van mensen in kleinere groepen hen helpt hun verlegenheid te doorbreken en effectief te brainstormen. Vandaar dat veel kantoorprojecten en vergaderingen ze vereisen. Breakout Rooms zijn ook enorm populair bij docenten die kleinere groepen nodig hebben, zodat studenten groepsopdrachten kunnen voltooien.
Helaas heeft Google Meet niet de inherente functionaliteit voor Breakout Rooms. Maar dat betekent niet dat Google Meet-gebruikers geen Breakout Rooms kunnen maken in vergaderingen. Omdat Breakout Rooms niets meer zijn dan kleinere vergaderruimtes, is er niet veel nodig om ze te creëren.
We hebben een gedetailleerde handleiding over hoe u Breakout Rooms kunt maken met alleen Google Meet en Google Presentaties. Maar het kost wel wat tijd om het op te zetten.
Google Meet Attendees & Breakout Rooms is een Chrome-extensie die het maken van brainstormruimten voor u vereenvoudigt en ook niet veel van uw tijd in beslag neemt. Het is maar goed dat er extensies bestaan! U kunt kiezen welke methode u wilt gebruiken op basis van wat beter bij uw smaak past.
Installeer de Google Meet Breakout Rooms-extensie
Ga naar de Chrome Web Store en zoek naar Google Meet Attendees & Breakout Rooms of klik hier.
Klik nu op de knop 'Toevoegen aan Chrome' om de extensie te installeren.
Er verschijnt een bevestigingsdialoogvenster. Klik op ‘Extensie toevoegen’ om de installatie te bevestigen.
Opmerking: De extensie Google Meet Attendees & Breakout Rooms vereist het gebruik van een andere populaire extensie: Google Meet Grid View van Chris Gamble. Veel gebruikers hebben het misschien al, maar als dat niet het geval is, ga dan verder en installeer het. Het duurt maar een paar seconden en er valt niet over te onderhandelen.
Breakout-ruimtes maken
Start/deelnemen aan de vergadering op Google Meet nadat u beide extensies heeft geïnstalleerd, anders moet u de website opnieuw laden en opnieuw deelnemen aan de vergadering.
Klik op het extensiepictogram op de vergaderwerkbalk in de rechterbovenhoek van het scherm.
Het hoofdmenu voor de extensie wordt geopend. Voordat u brainstormruimten maakt, moet u de aanwezigheid eenmaal vastleggen, aangezien er namen uit de aanwezigheidslijst nodig zijn om ze aan de groepen toe te wijzen. Klik op de knop 'Vernieuwen' om de aanwezigheid op te nemen. Het kan enkele seconden duren voordat de namen van alle deelnemers aan de vergadering worden weergegeven.
Zodra de presentielijst wordt weergegeven, klikt u op het tabblad 'Toon groepsgenerator' onderaan het menu.
Het Breakout Rooms-menu wordt aan de linkerkant van het hoofdmenu uitgevouwen. Kies hoeveel groepen u wilt maken in het vervolgkeuzemenu en klik op 'Groepen genereren'.
Het genereert de groepen en deelnemers worden willekeurig toegewezen. Klik één voor één op 'Groepen kopiëren' en 'Kopieer ontmoeting' en stuur de gekopieerde informatie in de vergaderchat. Dat wil zeggen, stuur eerst de groepsinformatie en vervolgens de vergaderingslinks in de chat.
Instrueer vervolgens de deelnemers aan de vergadering om te zien aan welke groep ze zijn toegewezen en om dienovereenkomstig deel te nemen aan hun kamer door op de Google Meet-link te klikken.
Om zelf deel te nemen aan de Breakout Room, klikt u op het groepsnummer in de gegenereerde groepen en neemt u deel aan de vergadering.
De breakoutruimtes beheren
De organisator van de breakoutroom krijgt te maken met één probleem dat voor andere deelnemers aan een meeting makkelijk op te lossen is: het geluid van alle verschillende meetings.
Andere deelnemers aan de vergadering maken alleen deel uit van de oorspronkelijke vergadering en de brainstormruimte waaraan ze zijn toegewezen. Ze kunnen er gemakkelijk een dempen totdat ze ernaar terug moeten gaan. Maar voor de moderator die in alle kamers aanwezig moet zijn, is de oplossing niet zo eenvoudig. Of is het?
Het is! In plaats van heen en weer te gaan op alle vergadertabbladen om hun microfoon te dempen en weer in te schakelen, kunt u de andere tabbladen snel dempen zonder ze met deze truc te hoeven wisselen.
Klik met de rechtermuisknop op het tabblad met de vergadering die u wilt dempen en selecteer 'Site dempen' in het contextmenu. Herhaal het met alle andere vergaderingen, behalve degene waar u momenteel deel van uitmaakt. Als u vervolgens van vergadering wilt wisselen, dempt u degene die u verlaat en dempt u degene waaraan u deelneemt vanuit het rechtsklikmenu. Het kost veel minder tijd dan het openen van alle tabbladen.
Laat de beperkingen van het platform waarop u zich bevindt, niet deelnemen aan groepsactiviteiten, vooral niet in deze moeilijke tijden waarin het belangrijker dan ooit is om manieren te vinden om plezier te hebben. Download de extensie en creëer breakout rooms in formele en informele meetings.