Kunt u geen Webex-vergadering plannen vanuit de app? Ga naar de Webex-website om een vergadering te plannen zonder dat u Outlook nodig heeft.
Met Cisco Webex Meetings kunt u niet alleen virtuele vergaderingen hosten met uw collega's, maar kunt u ook uw scherm of bestanden delen. Omdat het is geïntegreerd met Outlook, houden mensen er over het algemeen van om snel Webex-vergaderingen te plannen vanuit Microsoft Outlook zelf, omdat het vrij veel eenvoudiger is. Als u geen Microsoft Outlook hebt, kunt u toch een vergadering plannen vanuit de Webex Web-app.
Een vergadering plannen op Webex
Ga in een webbrowser naar signin.webex.com en meld u aan bij uw Webex-account.
Nadat u bent ingelogd op uw account, klikt u op de knop 'Plannen' op het startscherm (onder uw naam).
Vergaderonderwerp en wachtwoord configureren
Vanaf de pagina 'Een vergadering plannen' kunt u beginnen met het configureren van de vergaderingsinstellingen. Stel een 'Vergaderingsonderwerp' en 'Vergaderingswachtwoord' in de respectievelijke velden in.
Webex kan automatisch een beveiligd vergaderwachtwoord genereren voor uw geplande vergadering. U kunt het naar wens wijzigen of opnieuw instellen door op de knop 'Reset' aan het uiteinde van het wachtwoordveld te klikken.
Datum en tijd configureren om de vergadering te plannen
Nadat u het onderwerp en het wachtwoord voor de vergadering hebt ingesteld, klikt u op 'Datum en tijd' om het menu Datumkiezer te openen. Stel de datum, tijd en duur voor de vergadering in vanuit het pop-upmenu en klik ten slotte op 'Gereed' om uw wijzigingen op te slaan.
Als u ook de tijdzone moet wijzigen, klikt u op de zoneoptie 'UTC – 11:00..' die zich direct onder de datum- en tijdopties bevindt en stelt u een geschikte tijdzone in voor de vergadering.
Plan een terugkerende vergadering
Als u een terugkerende vergadering moet plannen, klikt u op het selectievakje 'Herhaling' net onder de optie Tijdzone. (Sla dit gedeelte over als u een eenmalige vergadering plant)
Hier moet u de terugkerende frequentie en het interval voor de vergadering configureren. Klik eerst op 'Herhalingspatroon' om de frequentie van uw vergadering te selecteren uit de lijst met opties.
Nadat u een vergaderfrequentie hebt geselecteerd, moet u het terugkerende interval kiezen. In dit voorbeeld hebben we het vergaderinterval elke twee weken op vrijdag ingesteld. Evenzo kunt u elk bereik kiezen op basis van uw behoefte. Houd er rekening mee dat de instellingen variëren op basis van het interval. Als je de frequentie bijvoorbeeld op ‘Maandelijks’ hebt geselecteerd, dan zie je een scherm met andere opties dan hier uitgelegd.
Ten slotte moet u de einddatum voor de terugkerende vergaderingen bepalen. Als u een specifieke einddatum wilt instellen, klikt u op het selectievakje 'Einde' met de titel en selecteert u de datum in het datumkiezermenu. Of u kunt op het selectievakje 'Na' klikken en het aantal terugkerende vergaderingen invoeren als u geen specifieke einddatum wilt instellen. Als u geen van deze opties selecteert, is deze standaard ingesteld op 'Geen einddatum'.
Deelnemers aan vergadering toevoegen
Typ in het veld naast 'Aanwezigen' de e-mailadressen van de mensen die u voor de vergadering wilt uitnodigen. U kunt een komma gebruiken om meerdere adressen in te voeren.
Geavanceerde planningsopties gebruiken
Laten we, voordat we de vergadering plannen, de geavanceerde planningsopties bekijken die door Webex worden aangeboden.
Klik op 'Geavanceerde opties weergeven' net boven de knop 'Schema'.
Vergaderagenda toevoegen
Als u een agenda voor de vergadering wilt toevoegen, klikt u op de tekst 'Agenda'.
Nadat u op Agenda heeft geklikt, typt u de agenda van de vergadering (lijst met zaken die zullen worden besproken) in het daarvoor bestemde vak. Het verstrekken van een agenda helpt de deelnemers om te begrijpen waar de vergadering over gaat.
Planningsopties configureren
Klik na het instellen van een Agenda op 'Planningsopties' om de andere instellingen één voor één te configureren.
Als u wilt dat uw deelnemers een Webex-account hebben om deel te nemen aan de vergadering, klikt u op het selectievakje 'Account vereisen'. Als u het selectievakje 'Wachtwoord uitsluiten' aanklikt, wordt het wachtwoord voor de vergadering niet meegestuurd met de uitnodiging en moet u deze apart verzenden.
Deelnametijd voor deelnemers configureren
Standaard kunnen de deelnemers/aanwezigen 5 minuten voor de host deelnemen aan de vergadering. Om deze waarde te wijzigen, gebruikt u het vervolgkeuzemenu naast de optie 'Aanmelden voor host' en stelt u een andere waarde in.
E-mailherinnering configureren
Standaard wordt 15 minuten voor aanvang van de vergadering een herinneringsmail naar alle deelnemers gestuurd. Als u dat wilt wijzigen, klikt u op 'Herinnering per e-mail' en selecteert u een andere waarde.
De geplande vergadering afronden
Nadat u de vergadering volledig heeft geconfigureerd, is het tijd om de vergadering af te ronden. Klik hiervoor op de knop ‘Plannen’ onderaan de pagina.
Nadat u de vergadering heeft afgerond, wordt u doorgestuurd naar een nieuw scherm met de details van de zojuist gemaakte vergadering.
Of u nu een eenmalige of een terugkerende vergadering moet plannen, u kunt dat eenvoudig doen via de Webex-website.