Het sorteren van gegevens helpt bij het organiseren of rangschikken van de gegevens in een bepaalde volgorde om snel waarden te vinden. In Excel kunt u een bereik of tabel sorteren op basis van teksten, getallen, datums en tijd in een of meer kolommen. U kunt gegevens ook sorteren op basis van celkleur, letterkleur of aangepast opmaakpictogram.
Excel heeft verschillende geavanceerde ingebouwde sorteeropties om te helpen bij gegevensbeheer. In dit artikel bespreken we de verschillende methoden voor het sorteren van gegevens in een bepaalde volgorde en verschillende criteria.
Gegevens sorteren in Excel
Voordat u uw gegevens sorteert, moet u kiezen of u het hele werkblad of alleen een celbereik wilt sorteren.
De sortering rangschikt alle gegevens in uw spreadsheet op één kolom of meerdere kolommen. U kunt er ook voor kiezen om slechts één kolom van het werkblad te sorteren. U kunt uw gegevens sorteren op tekst, cijfers, datums en tijd.
We gebruiken het volgende voorbeeld om u te laten zien hoe u de verschillende sorteermethoden in Excel uitvoert.
Als u uw gegevens snel wilt sorteren, klikt u op een cel in de kolom die u wilt sorteren. In de onderstaande voorbeeldspreadsheet willen we onze gegevens sorteren op 'Rep'-namen. Klik dus op een willekeurige cel in kolom B.
Ga naar het tabblad 'Gegevens' en klik op het sorteerpictogram 'AZ', dat uw datum sorteert op 'Rep'-namen.
Nu zijn uw gegevens gesorteerd op namen van vertegenwoordigers. Wanneer kolom B is gesorteerd, bewegen de rijen die overeenkomen met elke cel in kolom B mee.
Gegevens in slechts één kolom sorteren
U kunt uw gegevens in één kolom sorteren, wat geen invloed heeft op aangrenzende kolommen op het werkblad. Selecteer eerst het bereik/de kolom (item) die u wilt sorteren.
Ga vervolgens naar het tabblad 'Gegevens' en klik op het sorteerpictogram. Excel toont u een bericht 'Sorteerwaarschuwing'. Selecteer daarin de optie 'Doorgaan met de huidige selectie' en klik op 'OK'.
Nu wordt alleen het bereik 'Artikel' (kolom) in alfabetische volgorde gesorteerd. Onthoud dat als u slechts één kolom sorteert, uw hele werkblad niet overeenkomt met die kolom.
Gegevens sorteren op datum/tijd
U kunt datum, tijd en nummer op dezelfde manier sorteren als tekst in Excel. Nummers kunnen worden gesorteerd van laag naar hoog of van hoog naar laag, en datums en tijd kunnen worden gesorteerd van nieuw naar oud of van oud naar nieuw.
U kunt ofwel een cel selecteren in de kolom die u wilt sorteren en op het pictogram 'AZ' of 'ZA' in het tabblad 'Sorteren en filteren' van de gegevensgroep klikken om uw gegevens in oplopende of aflopende volgorde te sorteren. Of klik op het pictogram 'Sorteren' naast pictogrammen voor snel sorteren op het tabblad 'Gegevens'.
Het opent het dialoogvenster Sorteren. Open het vervolgkeuzemenu 'Sorteren op', dit vervolgkeuzemenu toont al uw kolomkoppen in het werkblad en aangezien we onze dataset op datum willen sorteren, selecteert u de optie 'OrderDate'. Selecteer vervolgens de optie 'Nieuwste naar oudste' in het vervolgkeuzemenu 'Bestelling' om de gegevens in oplopende volgorde te sorteren.
Het resultaat wordt getoond in de volgende schermafbeelding.
Gegevens sorteren op celkleur/letterkleur/celpictogram
Om uw gegevens te sorteren op celkleur, letterkleur of celpictogram, opent u het dialoogvenster 'Sorteren' door op het pictogram 'Sorteren' op het tabblad Gegevens te klikken. Kies vervolgens uw optie in het menu 'Sorteren op'. Hier kiezen we 'Celkleur' om de dataset te sorteren.
Kies vervolgens de kleur die je bovenaan de kolom wilt hebben. Klik vervolgens op ‘OK’.
Dit is hoe een op celkleur gesorteerde tabel eruit zal zien.
Gegevens op meerdere niveaus sorteren (meerdere kolommen sorteren)
Sorteren op meerdere niveaus stelt u in staat om de gegevens (tabel) te sorteren op waarden van één kolom en deze vervolgens opnieuw te ordenen op waarden van een andere kolom(men).
Zo sorteren we de dataset eerst op ‘Artikel’ naam en daarna weer op ‘OrderDate’. Om dat te doen, selecteert u een cel in de tabel en klikt u op het pictogram 'Sorteren' op het tabblad 'Gegevens'.
In het dialoogvenster 'Sorteren'. Selecteer het 'Artikel' in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op'. Klik vervolgens op 'Niveau toevoegen' en selecteer 'OrderDate' in de vervolgkeuzelijst 'Toen door'. Klik OK'.
Nu worden de records gesorteerd op Item eerst en OrderDate als tweede.
Sorteren in een aangepaste volgorde
Soms wil je niet sorteren op tekst, nummer of datum. Soms wilt u sorteren op iets anders, zoals maanden, dagen van de week, regio's of een ander organisatiesysteem.
Stel, u heeft de volgende tabel en u wilt deze sorteren op de prioriteit van de bestellingen.
Om dat te doen, klikt u op een cel in de gegevensset en opent u het dialoogvenster 'Sorteren' vanuit het Excel-lint.
Selecteer vervolgens in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' 'Prioriteit'; selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' 'Celwaarden'; en selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Bestelling' de optie 'Aangepaste lijst'.
Wanneer u op de optie 'Aangepaste lijsten' klikt in het vervolgkeuzemenu, wordt het dialoogvenster Aangepaste lijsten geopend.
Typ hier uw aangepaste lijst in de 'Lijstitems:' en klik op 'Toevoegen'. We voegen bijvoorbeeld de prioriteiten Hoog, Normaal en Laag toe aan de lijst.
Er is nu een nieuwe sorteervolgorde toegevoegd aan de aangepaste lijst. Selecteer de lijst en klik op ‘OK’.
Nu kunt u uw aangepaste sorteervolgorde selecteren in de vervolgkeuzelijst 'Bestelling'.
Nu wordt de dataset gesorteerd op prioriteit (Hoog, Normaal, Laag).
Gegevens op een rij sorteren
In plaats van kolommen kunt u de gegevens op rijen sorteren. Om dat te doen, selecteert u een cel in een rij en klikt u op het pictogram 'Sorteren' in de groep 'Sorteren en filteren' in het lint.
Klik in het dialoogvenster 'Sorteren' op de knop 'Opties'.
Selecteer de optie 'Sorteer van links naar rechts' in plaats van 'Sorteer van boven naar beneden' onder Oriëntatie in het dialoogvenster 'Sorteeropties'. En klik op ‘OK’.
Selecteer vervolgens de rij die u wilt sorteren onder de vervolgkeuzelijst 'Sorteren op' en klik op 'OK'.
Zoals u hieronder kunt zien, is de dataset nu gesorteerd op de waarden in de geselecteerde rij.
Nu je hebt geleerd om in Excel te sorteren, kun je je werkblad snel reorganiseren door je gegevens te sorteren.