De draaitabel van Excel is een van de krachtigste tools waarmee u grote datasets op een efficiënte manier kunt samenvatten en analyseren.
Een draaitabel is een van de krachtigste en handigste hulpmiddelen voor het samenvatten van gegevens in Excel waarmee u snel grote gegevenssets kunt samenvatten, sorteren, reorganiseren, analyseren, groeperen en tellen.
Met de draaitabel kunt u de gegevens die in de tabel zijn opgeslagen roteren (of draaien) om deze vanuit verschillende perspectieven te bekijken en een duidelijk begrip te krijgen van grote gegevenssets.
Deze zelfstudie geeft u stapsgewijze instructies voor het maken en gebruiken van draaitabellen in Excel.
Organiseer uw gegevens
Om een draaitabel te maken, moeten uw gegevens een tabel- of databasestructuur hebben. U moet uw gegevens dus in rijen en kolommen ordenen. Om uw gegevensbereik om te zetten in een tabel, selecteert u alle gegevens, gaat u naar het tabblad 'Invoegen' en klikt u op 'Tabel'. Klik in het dialoogvenster Tabel maken op 'OK' om de gegevensset om te zetten in een tabel.
Als u een Excel-tabel gebruikt als brongegevensset voor het maken van een draaitabel, wordt uw draaitabel dynamisch. Wanneer u items in de Excel-tabel toevoegt of verwijdert, worden de gegevens in het draaipunt ermee bijgewerkt.
Laten we aannemen dat u een grote dataset heeft zoals hieronder weergegeven, deze bestaat uit meer dan 500 records en 7 velden. Datum, Regio, Soort detailhandelaar, Bedrijf, Hoeveelheid, Opbrengst en Winst.
Draaitabel invoegen
Selecteer eerst alle cellen die gegevens bevatten, ga naar het tabblad 'Invoegen' en klik op 'PivotChart'. Selecteer vervolgens de optie 'PivotChart & PivotTable' in de vervolgkeuzelijst.
Er wordt een dialoogvenster Draaitabel maken geopend. Excel identificeert en vult automatisch het juiste bereik in het veld 'Tabel/Bereik', anders selecteert u de juiste tabel of het juiste cellenbereik. Geef vervolgens de doellocatie voor uw Excel-draaitabel op, dit kan 'Nieuw werkblad' of 'Bestaand werkblad' zijn en klik op 'OK'.
Kies je voor ‘Nieuw werkblad’, dan wordt er in een apart werkblad een nieuw werkblad met een lege draaitabel en een draaitabel aangemaakt.
Bouw uw draaitabel
In het nieuwe blad ziet u een lege draaitabel aan de linkerkant van het Excel-venster en een deelvenster 'Pivot Table Fields' aan de rechterrand van het Excel-venster, waar u alle opties voor het configureren van uw draaitabel.
Het deelvenster Draaitabelvelden is verdeeld in twee horizontale secties: de sectie Velden (bovenaan het deelvenster) en het gedeelte Lay-out (onderaan het deelvenster)
- De Veldsectie geeft alle velden (kolommen) weer die u aan uw tabel hebt toegevoegd. Deze veldnamen zijn alle kolomnamen uit uw brontabel.
- De Lay-outsectie heeft 4 gebieden, namelijk filters, kolommen, rijen en waarden, waarmee u de velden kunt rangschikken en opnieuw kunt rangschikken.
Velden toevoegen aan draaitabel
Om een draaitabel te bouwen, sleept u velden van de sectie Veld naar gebieden van de sectie Lay-out. U kunt de velden ook tussen de gebieden slepen.
Rijen toevoegen
We beginnen met het toevoegen van het veld 'Bedrijf' aan het gedeelte Rijen. Gewoonlijk worden niet-numerieke velden toegevoegd aan het rijgebied van de lay-out. Sleep het veld 'Bedrijf' en zet het neer in het gebied 'Rij'.
Alle bedrijfsnamen uit de kolom 'Bedrijf' in de brontabel worden toegevoegd als rijen in de draaitabel en ze worden in oplopende volgorde gesorteerd, maar u kunt op de vervolgkeuzeknop in de cel Rijlabels klikken om de volgorde te wijzigen.
Waarden toevoegen
U hebt een rij toegevoegd, laten we nu een waarde aan die tabel toevoegen om er een eendimensionale tabel van te maken. U kunt een eendimensionale draaitabel maken door alleen de rij- of kolomlabels en hun respectieve waarden in gebieden toe te voegen. Het waardegebied is waar berekeningen/waarden worden opgeslagen.
In de bovenstaande voorbeeldscreenshot hebben we een rij met bedrijven, maar we willen de totale omzet van elk bedrijf weten. Om dat te krijgen, sleept u het veld 'Opbrengst' naar het vak 'Waarde'.
Als u velden uit de sectie Gebieden wilt verwijderen, schakelt u eenvoudig het selectievakje naast het veld in de sectie Velden uit.
Nu hebben we een eendimensionale tabel van bedrijven (rijlabels) samen met de som van de inkomsten.
Kolom toevoegen
Tweedimensionale tafel
De rijen en kolommen samen vormen een tweedimensionale tabel en vullen de cellen met de derde dimensie van waarden. Stel dat u een draaitabel wilt maken door bedrijfsnamen als rijen weer te geven en kolommen te gebruiken om datums weer te geven en de cellen in te vullen met de totale opbrengst.
Wanneer u het veld 'Datum' toevoegt aan het gebied 'Kolom', voegt Excel automatisch 'Driemaandelijks' en 'Jaren' toe aan de kolomvelden om de gegevens te berekenen en beter samen te vatten.
Nu hebben we een tweedimensionale tabel met drie dimensies van waarden.
Filters toevoegen
Als u de gegevens op 'Regio' wilt filteren, kunt u het veld 'Regio' slepen en neerzetten in het filtergebied.
Dit voegt een vervolgkeuzemenu toe boven uw draaitabel met het geselecteerde 'Filterveld'. Hiermee kunt u de inkomsten van bedrijven voor elk jaar per regio filteren.
Standaard zijn alle regio's geselecteerd, schakel ze uit en selecteer alleen de regio waarop u de gegevens wilt filteren. Als u de tabel op meerdere items wilt filteren, vinkt u het selectievakje naast 'Selecteer meerdere items' onder aan de vervolgkeuzelijst aan. En selecteer de meerdere regio's.
Het resultaat:
Sorteren
Als u de tabelwaarde in oplopende of aflopende volgorde wilt sorteren, klikt u met de rechtermuisknop op een cel in de kolom Som van inkomsten, vouwt u 'Sorteren' uit en kiest u de volgorde.
Het resultaat:
Groepering
Stel dat u gegevens per maand in uw draaitabel heeft staan, maar dat u deze niet maandelijks wilt zien, maar dat u de gegevens wilt herschikken in financiële kwartalen. Dat doe je in je draaitabel.
Selecteer eerst de kolommen en klik er met de rechtermuisknop op. Selecteer vervolgens de optie 'Groep' in de vervolgkeuzelijst.
Selecteer in het venster Groepering 'Kwartalen' en 'Jaren', omdat we ze willen organiseren in financiële kwartalen van elk jaar. Klik vervolgens op ‘OK’.
Nu, uw gegevens georganiseerd in financiële kwartalen van elk jaar.
Waarde Veld Instellingen
Standaard vat de draaitabel de numerieke waarden samen met de functie Som. Maar u kunt het type berekening dat wordt gebruikt in het gebied Waarden wijzigen.
Om de samenvattingsfunctie te wijzigen, klikt u met de rechtermuisknop op gegevens in de tabel, klikt u op 'Waarden samenvatten op' en kiest u uw optie.
U kunt ook op de neerwaartse pijl naast 'Sum of ..' in het waardegebied van het veldgedeelte klikken en 'Instellingen waardeveld' selecteren.
Kies in de 'Value Field Settings' uw functie om gegevens samen te vatten. Klik vervolgens op ‘OK’. Voor ons voorbeeld kiezen we 'Tellen' om het aantal winsten te tellen.
Het resultaat:
Met de draaitabellen van Excel kunt u waarden op verschillende manieren weergeven, bijvoorbeeld eindtotalen weergeven als percentages of kolommentotaal als percentages of rijtotaal als percentages of volgordewaarden van klein naar groot en vice versa, nog veel meer.
Om waarden als percentages weer te geven, klikt u met de rechtermuisknop ergens in de tabel, klikt u vervolgens op 'Waarden weergeven als' en kiest u uw optie.
Als we '% van kolomtotaal' kiezen, ziet het resultaat er als volgt uit,
Vernieuw de draaitabel
Hoewel een draaitabelrapport dynamisch is, vernieuwt Excel bij het aanbrengen van wijzigingen in de brontabel de gegevens in de draaitabel niet automatisch. Het moet handmatig worden 'vernieuwd' om de gegevens bij te werken.
Klik ergens in de draaitabel en ga naar het tabblad 'Analyseren', klik op de knop 'Vernieuwen' in de groep Gegevens. Om de huidige draaitabel in het werkblad te vernieuwen, klikt u op de optie 'Vernieuwen'. Als u alle draaitabellen in de werkmap wilt vernieuwen, klikt u op 'Alles vernieuwen'.
U kunt ook met de rechtermuisknop op de tabel klikken en de optie 'Vernieuwen' kiezen.
Dat is het. We hopen dat dit artikel u een gedetailleerd overzicht geeft van de draaitabellen van Excel en u helpt er een te maken.