Als u adresetiketten wilt afdrukken vanuit een adreslijst die u bijhoudt in een Excel-spreadsheet, kunt u de functie Afdruk samenvoegen van Microsoft Word gebruiken
Microsoft Excel is de ideale plek om de contact- en adresgegevens van klanten op te slaan. U kunt eenvoudig een mailinglijst/adreslijst organiseren in Excel. Maar het afdrukken van adresetiketten, enveloppen, wenskaarten of iets anders kan hard werken zijn.
Stel dat u een massamailing wilt verzenden naar een mailinglijst die u bijhoudt in een Excel-spreadsheet, de beste manier om dat te doen is door de Microsoft Word-afdruk samenvoegfunctie te gebruiken. Door een samenvoegdocument in Microsoft Word te maken en dit te koppelen aan een Excel-werkblad, kunt u de gegevens uit de Excel-lijst naar afdrukbare labels trekken voor verzending.
Mailinglabels maken in Word vanuit een Excel-blad
Met de Microsoft Word Mail Merge-functie kunt u een vel met adresetiketten maken van een Excel-blad dat u kunt afdrukken. Als u niet weet hoe u uw labels massaal moet afdrukken vanuit Excel, lees dan deze stapsgewijze handleiding.
Bereid uw mailinglijst voor in Excel
Om de adresetiketten te maken en af te drukken, moet u eerst uw werkblad correct instellen. Typ de kolomkop in de eerste cel van elke kolom en vul de respectieve informatie onder die kolomkoppen in. Aangezien we adresetiketten willen maken, moet u een kolom maken voor elk element dat u aan de etiketten wilt toevoegen (zoals voornaam, achternaam, adres, enz.).
Als u bijvoorbeeld adresetiketten van een Excel-blad gaat maken, heeft dit waarschijnlijk deze basiscontactgegevens (als kolomkoppen):
- Voornaam
- Achternaam
- Adres
- Stad
- Staat
- Postcode
Zie de schermafbeelding hieronder:
Wanneer u gegevens invoert in Excel, splits de informatie dan op in afzonderlijke kolommen. In plaats van bijvoorbeeld een enkele naamkolom te maken, splitst u de naam in afzonderlijke kolommen, zoals titel, voornaam, middelste naam, achternaam, waardoor het gemakkelijk wordt om gegevens samen te voegen met een Word-document.
Zorg er bij het invoeren van gegevens voor dat uw werkblad geen lege rijen of kolommen bevat. Sla het werkblad op als u klaar bent met het invoeren van gegevens.
Geef de mailinglijst een naam
Nadat u de gegevensset hebt gemaakt, geeft u een naam aan de gegevens in het werkblad. Om dat te doen,
Selecteer de lijst met adressen in het Excel-blad, inclusief de koppen. Ga vervolgens naar het tabblad 'Formules' en klik op 'Naam definiëren' in de groep Gedefinieerde namen.
Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend, voer de naam in het vak 'Naam' in en klik op 'OK'. Als de naam uit meer één woord bestaat, voeg dan een onderstrepingsteken (_) ertussen toe (geen spatie of koppelteken toegestaan).
Bevestig bestandsformaat
U moet het Word-document koppelen aan het Excel-werkblad met een mailinglijst om uw labels af te drukken. Als u voor de eerste keer Word met Excel verbindt, moet u een conversie-indeling inschakelen waarmee u bestanden tussen de twee Microsoft-programma's kunt converteren.
Open hiervoor eerst het programma Microsoft Word. Klik op het tabblad 'Bestand' en selecteer 'Opties' onderaan het linkerdeelvenster.
Er wordt een nieuw venster 'Woordopties' geopend. Klik daarin op 'Geavanceerd' in het linkerdeelvenster en scrol omlaag naar het gedeelte 'Algemeen'. Vink de optie 'Conversie bestandsindeling bij openen bevestigen' aan en klik op 'OK'. Hiermee kunt u eenvoudig gegevens uit Excel importeren.
Het Mail Merge-document instellen in Word
Vervolgens moet u het hoofdlabeldocument in MS Word instellen voor de adresetiketten die u wilt toevoegen.
Open een leeg Word-document. Ga naar de ‘Mailings’ en klik op het ‘Start Mail Merge’ icoon. Vervolgens de optie 'Labels' in de vervolgkeuzelijst.
U kunt ook de optie 'Stap-voor-stap wizard Afdruk samenvoegen' kiezen die u door het proces zal leiden.
Het dialoogvenster 'Labelopties' verschijnt. Hier kunt u uw labelleverancier en productnummer selecteren. We kiezen de 3M-labelfabrikant als onze leverancier, omdat dat het merk is dat we gebruiken. Maar als u een bepaalde leverancier gebruikt, b.v. Avery, dan kun je ze in plaats daarvan kiezen.
Klik vervolgens op de knop 'Details' in de linkerbenedenhoek van het venster Labelopties en er wordt een nieuw dialoogvenster geopend. Hier kunt u de marges, hoogte, breedte, steek en grootte van het label wijzigen. Klik op ‘OK’ na het doorvoeren van de wijzigingen.
Nu zal de Word-pagina er als volgt uitzien:
Verbind het werkblad met de labels van het woord
U hebt nu lege labels in Microsoft Word ingesteld om informatie uit Excel te ontvangen. Vervolgens moet u het word-document koppelen aan het werkblad met uw mailing-/adreslijst om de gegevens op uw etiketten te zetten.
Ga naar het tabblad 'Mailings' in het Word-document en selecteer de optie 'Recipients selecteren'. Klik in de vervolgkeuzelijst op de optie 'Een bestaande lijst gebruiken'.
Navigeer naar het Excel-spreadsheet met de mailinglijst in het venster Gegevensbron selecteren, selecteer het bestand en klik op 'Openen'.
Als u een dialoogvenster Gegevensbron bevestigen ziet, kiest u de 'OLE DB-databasebestanden' en klikt u op de knop 'OK'.
Er verschijnt nog een pop-upvenster met de naam Tabel selecteren. Als u uw adreslijst een naam hebt gegeven (Customer_Mailing_List), selecteert u deze en klikt u op 'OK'. Als dat niet het geval is, selecteert u het werkblad met uw lijst en klikt u op 'OK'.
Zoals u kunt zien, is het word-document nu gevuld met adreslabels met de tekst '«Volgende record»'.
Lijst met ontvangers bewerken voor Afdruk samenvoegen
Klik op de optie ‘Recipient List’ op het tabblad ‘Mailings’.
Het venster 'Mail Merge-ontvangers' verschijnt met een lijst van alle ontvangers uit uw adressenlijst. Alles wordt standaard geselecteerd. Hier kunt u ontvangers sorteren, filteren, toevoegen of verwijderen uit uw lijst.
Schakel het selectievakje uit naast de namen van de ontvangers die u niet in uw labels wilt.
Afdruk samenvoegvelden toevoegen
Nu moet u samenvoegvelden aan het document toevoegen voordat u het samenvoegen kunt voltooien. Wanneer u samenvoegvelden aan uw labels toevoegt, worden die velden tijdelijke aanduidingen voor de kolomkoppen in uw werkblad. Zodra de samenvoeging is voltooid, worden de tijdelijke aanduidingen vervangen door de gegevens uit uw Excel-mailinglijst.
Om samenvoegvelden toe te voegen, klikt u op het 'Adresblok' in de groep Velden schrijven en invoegen op het tabblad Mailing.
Hier kunt u het juiste formaat specificeren voor de naam van de ontvanger die op het label moet verschijnen. U ziet een voorbeeld van het geselecteerde adrespatroon onder het gedeelte 'Voorbeeld'. Klik op ‘OK’ om de velden toe te voegen.
Als de delen van uw adresblok ontbreken of niet overeenkomen met het gekozen adresformaat, betekent dit dat de kolomkoppen van uw adreslijst in Excel afwijken van de standaard Word-mailmerge-velden. Klik op de knop ‘Match Fields’ om de juiste velden te matchen met de velden die nodig zijn voor het adresblok.
Controleer in het venster 'Match Fields' of de vereiste velden voor het adresblok overeenkomen met de kolom in uw werkmap. Als dat niet het geval is, klikt u op de vervolgkeuzeknop naast het vereiste veld en vergelijkt u het met een kolomkop in uw Excel-bestand. Als u klaar bent, klikt u op 'OK'.
Nu verschijnt ‘«AddressBlock»’ in het eerste label van uw document.
Vervolgens moet u het labelformaat en de lay-out van het eerste label (<>) kopiëren naar de rest van de labels in het Word-document. Om dat te doen, klikt u op 'Labels bijwerken' in het deelvenster Schrijven en invoegen onder het tabblad Verzendlijsten.
Afdruk samenvoegen uitvoeren
Voordat we het Word-document en Excel-bestand samenvoegen, laten we eens kijken hoe de voltooide labels eruit zullen zien.
Om uw resultaten te bekijken, kiest u de optie 'Preview Results' in de bovenste balk.
Nu kunt u de eigenlijke samenvoegbewerking uitvoeren.
U kunt het momenteel bekeken label opmaken op het tabblad Start. U kunt zelfs het lettertype, de lettergrootte, de letterkleur, enz. van de labels naar wens wijzigen. Als u klaar bent met het formatteren van het momenteel bekeken label, klikt u op 'Labels bijwerken' onder het tabblad Mailings om de opmaak toe te passen op alle labels.
Om de samenvoeging uit te voeren, gaat u naar het tabblad 'Mailings', klikt u op de optie 'Voltooien en samenvoegen' in de groep Voltooien. Selecteer de optie 'Individuele documenten bewerken' in de vervolgkeuzelijst.
Er wordt een klein pop-upvenster met de naam 'Samenvoegen naar nieuw document' gevraagd. Selecteer daarin 'Alle' onder Records samenvoegen en klik op 'OK' om te voltooien.
Nu wordt de informatie uit uw adreslijst overgezet naar uw labels en verschijnt er een nieuw document met de adresetiketten uit uw Excel-adreslijst. U kunt dit labeldocument nu net als elk ander Word-document bewerken, opmaken, afdrukken en opslaan.
Bonustip: Randen toevoegen naar de labels
Het is moeilijk om de labels zonder randen te knippen. Om randen toe te voegen, klikt u op het plusteken (+) in de linkerbovenhoek van de teksten.
Nu zijn alle labels in het document geselecteerd, klik op het pictogram 'Rand' in het zwevende menu en klik op 'Alle randen' in de opties.
Meteen zie je grenzen tussen de verschillende labels.
Het enige dat u nu nog hoeft te doen, is uw etiketten afdrukken, in stukken knippen, op e-mails plakken en uw e-mails versturen.