Deel uw agenda met andere mensen om planningsconflicten te voorkomen.
Digitale kalenders zijn een belangrijk onderdeel van onze dag. Ze helpen een zekere mate van vrede en gezond verstand in ons leven te behouden en helpen ons bij het jongleren met onze verschillende afspraken. Mensen die Outlook voor e-mail gebruiken, gebruiken waarschijnlijk ook Agenda om hun planningen te beheren.
Maar wist je dat je je agenda ook in Outlook kunt delen? Door uw agenda met collega's te delen, zorgt u ervoor dat u niet elk klein detail van uw planning handmatig met hen hoeft te delen als u het druk hebt. Ze kunnen het gewoon zelf zien.
Of het nu een collega is die u moet kunnen volgen of een assistent die uw agenda niet hoeft te zien, maar er ook wijzigingen in aanbrengt, Outlook maakt het heel gemakkelijk om deze met hen te delen. En met verschillende machtigingsniveaus kunt u ervoor zorgen dat elke persoon toegang krijgt. Dus laten we beginnen.
Agenda delen in Outlook Desktop-app
U kunt uw agenda delen vanuit de Outlook-app of Outlook-web. Als u een Outlook-app-gebruiker bent, opent u de desktop-app en gaat u naar het navigatiepaneel aan de linkerkant. Klik vervolgens op ‘Agenda’ om over te schakelen van Mail naar Agenda.
Ga vanuit de menubalk ‘Home’ naar ‘Agenda delen’.
Selecteer vervolgens de agenda die u wilt delen (als u er meerdere heeft) in het vervolgkeuzemenu. Of klik op de enkele optie die wordt weergegeven als u er maar één heeft.
Er wordt een dialoogvenster voor Agenda-eigenschappen geopend. Ga naar het tabblad 'Machtigingen'.
Klik op de knop 'Toevoegen' om mensen toe te voegen die uw agenda kunnen bekijken.
Het dialoogvenster 'Gebruikers toevoegen' wordt geopend. Selecteer de gebruikers die u één voor één wilt toevoegen en klik op de knop 'Toevoegen' in de linkerbenedenhoek na het selecteren van elke gebruiker. Klik vervolgens op ‘OK’.
De mensen die u hebt toegevoegd, verschijnen onder het vak Momenteel delen met het standaardmachtigingsniveau. Om het type toegang te wijzigen, selecteert u hun naam en klikt u op het type toegang dat u wilt dat ze hebben uit de onderstaande opties. Er zijn vijf machtigingsniveaus: 'Kan bekijken als ik bezig ben', 'Kan titels en locaties bekijken', 'Kan alle details bekijken', 'Kan bewerken' en 'Delegeren'. Kies het machtigingsniveau dat geschikt is voor elke gebruiker.
Klik vervolgens op 'OK' om de instellingen op te slaan.
Agenda delen vanuit Outlook Web
Outlook-webgebruikers moeten naar outlook.com gaan en inloggen op hun account. Ga dan helemaal onderaan de navigatiebalk aan de linkerkant en klik op de knop 'Agenda' om over te schakelen van Mail naar Agenda.
Klik op de knop 'Delen' in de rechterbovenhoek van het scherm. Omdat Outlook web geen toegang heeft tot meerdere accounts tegelijk, hoeft u geen agenda te kiezen om te delen zoals in de Outlook desktop-app.
Het dialoogvenster 'Delen en machtigingen' wordt geopend. Voer een e-mailadres of contactnaam in van de persoon met wie je de agenda wilt delen. Selecteer vervolgens hun naam in het vervolgkeuzemenu.
De standaardmachtigingsinstelling verschijnt naast hun naam. Om het te wijzigen, selecteert u hun machtigingsniveau in het vervolgkeuzemenu.
Klik ten slotte op de knop 'Delen'.
Een gedeelde agenda openen
Wanneer iemand een agenda met je deelt, ontvang je een uitnodiging via e-mail. Klik op de knop 'Accepteren' in de e-mail om deze toe te voegen aan uw agenda's.
Schakel vervolgens vanuit Mail over naar Agenda. Blader in het navigatiepaneel aan de linkerkant naar beneden totdat u de optie voor 'Gedeelde agenda's' vindt. Klik erop om de opties uit te vouwen.
De agenda's waartoe u momenteel toegang hebt, worden weergegeven. Klik op degene die u wilt bekijken.
Het wordt geopend in een apart tabblad van uw agenda. U kunt beide agenda's in overlay bekijken, voor het geval u schema's wilt vergelijken. Klik op de knop 'Bekijken in overlay-modus'.
De kalender wordt gelaagd over uw eigen kalender.
Het delen van agenda's en het bekijken van een agenda die iemand met u heeft gedeeld, is net zo eenvoudig als in Outlook. Met deze functie kunt u ervoor zorgen dat u nooit meer gedoe heeft met beschikbaarheidsproblemen.