Spellingcontrole in Excel

U kunt controleren op spelfouten in een enkele cel, meerdere cellen, het hele werkblad, meerdere werkbladen of de hele werkmap van Excel.

De meeste mensen kennen de spellingcontrole en AutoCorrectie-functies van Microsoft Word en Powerpoint, maar weet u dat MS Excel ook de spellingcontrole mogelijk maakt. Het is niet zo krachtig en geavanceerd als dat van Word, maar het biedt wel basisfuncties voor spellingcontrole. Hiermee kunt u de spelling van woorden in de cellen van werkbladen controleren en ervoor zorgen dat uw werkbladen foutloos zijn.

In tegenstelling tot Microsoft Word en PowerPoint controleert Excel niet automatisch op grammaticale problemen of controleert uw spelling niet terwijl u typt (door ze in rood te onderstrepen). MS Excel zal u alleen op de hoogte stellen van spelfouten wanneer u de spellingcontrole handmatig uitvoert. Ook controleert Excel geen grammaticafouten.

Meestal negeren we de spelfouten in Excel, omdat we vaak met getallen en formules werken. Maar soms moet u controleren of u spelfouten heeft gemaakt bij het maken van sommige rapporten en gegevenssets die tekst kunnen bevatten, zoals kolom- en rijlabels of in een heel werkblad. Laten we leren hoe u een spellingcontrole uitvoert in een enkele cel, meerdere cellen, een heel werkblad, meerdere werkbladen tegelijk of de hele werkmap.

Spellingcontrole uitvoeren in Excel

U kunt eenvoudig een spellingcontrole uitvoeren in Microsoft Excel door deze stappen te volgen:

Er zijn twee manieren om de functie voor spellingcontrole in Excel uit te voeren: u kunt de tool openen via het Excel-lint of door de sneltoets te gebruiken.

Open eerst een spreadsheet met enkele spelfouten en selecteer een willekeurige cel. Ga naar het tabblad 'Review', klik op de knop 'Spelling' links in de Proofing-groep van Excel Ribbon.

Als alternatief kunt u ook op de sneltoets F7-functietoets drukken om het dialoogvenster Spelling te openen. Als u een enkele cel in het werkblad selecteert, controleert Excel automatisch op spelfouten in het hele huidige werkblad.

Hoe dan ook, het zal het dialoogvenster Spelling openen. Excel zal beginnen met het controleren van spelfouten in uw werkblad en het zal suggesties geven voor de juiste spelling.

Kies in het dialoogvenster Spelling een suggestie uit het vak 'Suggesties:' en klik op de knop 'Wijzigen' om de spelfout van het woord te corrigeren. Nadat die spelling is gecorrigeerd, gaat het verder met de volgende fout. Dit vak verschijnt alleen voor de cellen met verkeerd gespelde woorden. Hier zullen we het eerste woord 'Probability' uit de lijst met suggesties kiezen om het verkeerd gespelde woord 'Propability' te vervangen en op de knop 'Wijzigen' klikken.

Nadat alle spelling is gecorrigeerd, toont Excel de 'Spellingcontrole voltooid. Je bent klaar om te gaan' bericht. Klik op 'OK' in het promptvenster om door te gaan.

Excel toont u het dialoogvenster Spelling alleen als er fouten in het blad zijn gevonden. Als er geen fout is gevonden, toont Excel hetzelfde bovenstaande bericht.

Als de spellingcontrolefunctie niet werkt (d.w.z. de knop 'Spelling' onder het tabblad Controleren is grijs weergegeven), komt dat waarschijnlijk omdat uw spreadsheet is beveiligd. Maak de beveiliging van uw werkblad ongedaan voordat u controleert op spelfouten.

Verschillende opties voor spellingdialoogvenster

Voordat we leren hoe we een spellingcontrole uitvoeren voor cellen, hele werkbladen, meerdere werkbladen of de hele werkmap, moeten we de verschillende opties in het dialoogvenster Spelling begrijpen en deze aanpassen. U moet de juiste opties kiezen bij het corrigeren van woorden.

Hieronder volgen enkele van de functies die u in het dialoogvenster Spelling ziet:

Eén keer negeren - Wanneer de spellingcontrole een woord tegenkomt dat het identificeert als een fout, en het woord is eigenlijk correct voor uw doeleinden, klikt u op de knop 'Eén keer negeren' om de huidige suggestie voor een spellingcontrolefout te negeren. bijv. Namen, adressen, enz.
Negeer alles – Klik op deze optie als u alle instanties van de huidige verkeerd gespelde woorden wilt negeren en de oorspronkelijke waarden wilt behouden. Als dezelfde naam bijvoorbeeld meerdere keren wordt herhaald, zal het klikken op deze optie al die woorden overslaan zonder ze te veranderen en u tijd besparen.
Toevoegen aan woordenboek – Als Excel het huidige woord als een fout beschouwt, maar het een correct woord is en het woord dat u vrij vaak gebruikt, dan kunt u dit verkeerd gespelde woord toevoegen aan het Microsoft Excel-woordenboek, zolang het woord correct wordt gebruikt. Hierdoor wordt het woord onderdeel van het MS-woordenboek en wordt het in de toekomst niet meer als een fout gemarkeerd in een werkmap of in andere Microsoft-producten.
Wijziging – Wanneer een spellingscontrolefout wordt gedetecteerd, toont Excel u een lijst met suggesties. Selecteer een van de voorgestelde woorden en klik op deze knop om het momenteel geselecteerde verkeerd gespelde woord te vervangen door het juiste woord.
Verander alles – Deze optie vervangt alle keren dat een verkeerd gespeld woord voorkomt, evenals het huidige woord door de geselecteerde suggestie.
AutoCorrectie – Als u op deze optie klikt, kan Excel het verkeerd gespelde woord automatisch corrigeren met uw geselecteerde suggestie. Het zal het woord ook toevoegen aan de autocorrectielijst, wat betekent dat als u in de toekomst hetzelfde verkeerd gespelde woord typt, Excel dit automatisch naar de geselecteerde suggestie zal converteren.
Woordenboek taal – U kunt de taal van het Excel-woordenboek wijzigen met behulp van deze vervolgkeuzelijst.
Opties - Met deze knop gaat u naar 'Excel-opties' waar u de standaard spellingcontrole-instellingen dienovereenkomstig kunt bekijken of wijzigen.
Laatste ongedaan maken – Klik op deze knop om uw laatste actie ongedaan te maken.

De instellingen van Excel-spellingcontrole aanpassen

Als u de standaardinstellingen van de spellingcontrole in Excel wilt wijzigen, klikt u op 'Opties' in het dialoogvenster Spelling of gaat u naar het tabblad 'Bestand' en klikt u op 'Opties'.

Op het tabblad Proeflezen van de Excel-opties vindt u de standaardinstellingen van de spellingcontrole die u kunt aanpassen aan uw behoeften en vereisten.

Excel negeert woorden in hoofdletters (HEETHEN), tekst die cijfers bevat (Rage123), IP-/bestandsadressen of internetcodes en worden niet als een fout beschouwd. Ook markeert het de herhaalde woorden als een fout. Als u bijvoorbeeld "Zeg hallo tegen mijn kleine vriend" typt, wordt de extra 'tot' als een fout gemarkeerd. U kunt deze opties desgewenst in- of uitschakelen.

Als u het Excel-woordenboek wilt toevoegen of bewerken, klikt u op de optie 'Aangepaste woordenboeken'.

Om vervolgens de lijst met woorden in de aangepaste woordenboeken te bewerken, selecteert u 'CUSTOM.DIC' onder Woordenlijstlijst en klikt u op de knop 'Woordenlijst bewerken...'.

Typ het woord dat u aan het woordenboek wilt toevoegen in het veld 'Woord(en):' en klik op 'Toevoegen'. Als u een reeds toegevoegd woord uit de lijst wilt verwijderen, selecteert u een woord en klikt u op 'Verwijderen' of 'Alles verwijderen' om alle woorden te verwijderen. Klik vervolgens twee keer op 'OK' om beide dialoogvensters te sluiten.

Ook wordt elk woord dat aan de aangepaste woordenboeken wordt toegevoegd, niet gemarkeerd als een fout in andere Microsoft-producten. Als je een woord hebt toegevoegd aan het aangepaste woordenboek in Excel, wordt dit niet als een fout beschouwd in Word of Powerpoint en vice versa.

Als u de AutoCorrectie-instellingen wilt wijzigen, klikt u op 'AutoCorrectie-opties' in Excel-opties.

Hier kunt u de AutoCorrectie-instellingen aanpassen.

Tijdens het typen is het mogelijk dat u sommige woorden meerdere keren verkeerd spelt in uw werkblad. U kunt deze fouten herstellen door die woorden toe te voegen aan uw AutoCorrectie-lijst. Op deze manier corrigeert Excel deze woorden automatisch terwijl u schrijft.

Om dit te doen, typt u het verkeerd gespelde woord in het gedeelte 'Vervangen' en selecteert u het juiste woord uit de onderstaande lijst of typt u het in het gedeelte 'Met'. Klik vervolgens op 'OK' om te solliciteren.

Spellingcontrole van een enkele cel/tekst in Excel

Met Excel kunt u een enkele celwaarde (Word) controleren op spelfouten.

Om de spelling van een enkele cel in een Excel-document te controleren, selecteert u de cel en dubbelklikt u erop of drukt u op F2 om naar de bewerkingsmodus te gaan. Zorg ervoor dat u zich in de bewerkmodus in de cel bevindt. Als u zich in de bewerkingsmodus bevindt, ziet u de tekstcursor in de cel en 'Bewerken' in de statusbalk in de linkerbenedenhoek van het Excel-venster (zoals hieronder weergegeven).

Klik vervolgens op de knop 'Spelling' op het tabblad Controleren of druk op F7.

Als Excel spelfouten vindt, wordt het suggestiesvenster weergegeven, anders wordt een bericht weergegeven met het bericht "De spellingcontrole is voltooid".

Selecteer het juiste woord en klik op 'Wijzigen' om de spelling te corrigeren. Klik vervolgens op 'OK' in het dialoogvenster Spellingcontrole voltooid.

Spellingcontrole meerdere cellen/woorden in één werkblad

Als u meerdere cellen tegelijk op spelling wilt controleren, kunt u dat doen door alleen die cellen te selecteren en het dialoogvenster Spelling te gebruiken. Deze methode is handig als u de naam- of adreskolom wilt overslaan bij het controleren van fouten, omdat namen en adressen meestal worden gemarkeerd als spelfouten.

Selecteer eerst de cellen of bereiken of kolommen of rijen die u op spelling wilt controleren. Als u aangrenzende cellen selecteert, gebruikt u gewoon de muis-slepen of Shift + pijltoetsen om de selectie te maken.

Als u niet-aangrenzende cellen wilt selecteren (cellen die niet naast elkaar staan), kunt u de Ctrl-toets ingedrukt houden en op de cellen klikken die u wilt selecteren. Als u een groot aantal cellen moet selecteren, houdt u Shift + F8 ingedrukt en klikt u op zoveel cellen als u wilt om ze te selecteren. Druk vervolgens nogmaals op Shift + F8 om de selectiemodus uit te schakelen.

Nadat u de cellen hebt geselecteerd, schakelt u over naar het tabblad 'Review' en selecteert u 'Spelling' op het lint of drukt u op F7.

Het dialoogvenster Spelling verschijnt met enkele suggesties om het eerste verkeerd gespelde woord (als Excel er een heeft gevonden) in de geselecteerde cellen of bereiken te vervangen.

Selecteer vervolgens de juiste suggestie, klik op de optie 'Wijzigen' of gebruik 'AutoCorrectie' om automatisch de juiste spelling te selecteren en naar het volgende verkeerd gespelde woord te gaan.

Of u kunt ook op 'Eén keer negeren' klikken om de suggestie te negeren en door te gaan naar het volgende verkeerd gespelde woord.

Als het eerste verkeerd gespelde woord eenmaal is gecorrigeerd, worden in hetzelfde dialoogvenster suggesties voor het volgende verkeerd gespelde woord weergegeven. Kies de juiste opties om de fout te herstellen. Op dezelfde manier kunt u alle verkeerd gespelde woorden één voor één corrigeren.

Nadat alle verkeerd gespelde woorden zijn gecorrigeerd, ziet u de prompt 'succes'.

Spellingcontrole van het hele werkblad

Om een volledig werkblad in Excel te controleren op spelling, selecteert u een cel in het werkblad die u wilt laten controleren of klikt u op het tabblad van het werkblad waarop u de spellingcontrole wilt uitvoeren en klikt u op de optie 'Spelling' (of drukt u op F7 ) onder het tabblad 'Review'.

Excel begint te controleren op fouten en geeft suggesties om deze te corrigeren.

Wanneer u de spellingcontrole uitvoert, controleert deze op spelling vanaf de momenteel geselecteerde cel en verder tot het einde van het werkblad. Als u cel A1 selecteert, begint Excel alle cellen in de eerste rij te controleren (van links naar rechts), gaat dan naar de tweede rij en controleert alle cellen in de tweede rij (van links naar rechts) en gaat vervolgens naar de derde rij enzovoort.

Als u bijvoorbeeld A4 selecteert, gaat het gewoon door alle cellen van rij 4 (horizontaal) en vervolgens door de rijen eronder. Nadat u alle cellen na A4 hebt gecontroleerd, toont Excel u een promptvenster: "Wilt u doorgaan met controleren aan het begin van het blad?". Klik op 'Ja' om de spellingcontrole vanaf het begin voort te zetten, zoals hieronder weergegeven.

Spellingcontrole van meerdere bladen tegelijk

In Excel kunt u de spelling van meerdere werkbladen tegelijk controleren. Hier is hoe:

Om de spelling voor de meerdere werkbladen te controleren, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt en selecteert u de meerdere bladtabs die u wilt controleren. Start de spellingcontrole door op de knop 'Spelling' onder het tabblad 'Review' te klikken of door op F7 te drukken.

Hiermee wordt het spellingcontroleproces gestart en een voor een verschijnen alle fouten in het dialoogvenster.

Kies de juiste opties om alle fouten op te lossen en een dialoogvenster zal u vragen om een bevestigingsbericht.

Spellingcontrole van alle werkbladen in een werkmap tegelijk

Als je veel werkbladen in je werkmap hebt, kun je ze gemakkelijk allemaal in één keer controleren.

Om alle werkbladen in een werkmap op spelling te controleren, klikt u met de rechtermuisknop op het tabblad van een werkblad en selecteert u 'Alle bladen selecteren' in het contextmenu.

Hiermee worden alle werkbladen in uw werkmap geselecteerd. Druk vervolgens op F7 of klik op de knop 'Spelling' onder het tabblad Controleren op het lint. Wanneer alle werkbladen zijn geselecteerd, worden alle tabbladen weergegeven met een witte achtergrond, zoals hieronder weergegeven.

Nu controleert Excel alle werkbladen in de werkmap.

Spellingcontrole woorden in een formule

Als u een tekst probeert te controleren die deel uitmaakt van de formule, werkt dit niet en loopt de spellingcontrole terug naar het begin van het werkblad. U kunt in de bewerkingsmodus alleen een tekst controleren die zich in de schaal van de formule bevindt.

Als u de spelling van de woorden in een formule wilt controleren, dubbelklikt u op de cel met de formule of selecteert u de woorden binnen de formule in de formulebalk. Druk vervolgens op F7 of klik op de knop 'Spelling' onder het tabblad Controleren op het lint om de spellingcontrole uit te voeren.

Markeer spelfouten met behulp van een Excel VBA-macro

U kunt zelfs de Excel-macro gebruiken om de verkeerd gespelde woorden in het huidige werkblad te zoeken en te markeren. Hiervoor moet je een macro maken in de VBA-editor. Hier is hoe je dit doet:

Open eerst het werkblad waarin u de verkeerd gespelde woorden wilt markeren. Klik vervolgens op de knop 'Visual Basic' onder het tabblad 'Ontwikkelaar' of druk op de sneltoets Alt + F11 om de Excel VBA-editor te openen.

Klik in de Microsoft VBA-editor op het menu 'Invoegen' en selecteer de optie 'Module'.

Kopieer en plak vervolgens de volgende code in de module-editor:

Sub ColorMispelledCells() Voor elke cl In ActiveSheet.UsedRange Indien niet Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Dan _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Volgende cl End Sub

Nadat u de code hebt geplakt, klikt u op de knop 'Uitvoeren' in de werkbalk of drukt u op de 'F5'-toets om de macro uit te voeren.

Nadat u de macro hebt uitgevoerd, controleert u uw werkblad. En alle cellen met verkeerd gespelde woorden zouden zijn gemarkeerd zoals hieronder wordt weergegeven.

Dat is alles wat u moet weten over spellingcontrole in Excel.