Deze zelfstudie behandelt alles wat u moet weten over het configureren en gebruiken van de Power Automate Desktop-tool in Windows 11.
Microsoft Power Automate, voorheen Microsoft Flows genoemd, is een gratis automatiseringstool, opgenomen in Windows 11 als native app. Power Automate is een applicatie met weinig code waarmee gebruikers repetitieve en tijdrovende handmatige taken kunnen automatiseren met behulp van robotische procesautomatisering. Het werkt net als de macro's in Excel, maar het kan u helpen om alles in een Microsoft-omgeving te automatiseren.
U kunt bijvoorbeeld power automate desktop gebruiken om gegevens volgens een schema tussen systemen te verplaatsen of een e-mail te sturen naar een hogere autoriteit die is geactiveerd door een bepaalde gebeurtenis, of om complexe zakelijke workflows af te handelen, enz.
Power Automate is een cloudgebaseerde tool met 370 vooraf gebouwde acties (connectoren) waarmee u stromen over verschillende applicaties kunt bouwen, zodat u zich in plaats daarvan kunt concentreren op belangrijkere taken. Naast kant-en-klare connectoren kun je ook je eigen scripts of automatisering maken. Deze zelfstudie laat u zien hoe u de Power Automate-tool in Windows 11 configureert en gebruikt.
De Power Automate instellen in Windows 11
Power Automate kan worden gebruikt om taken op verschillende Microsoft-toepassingen en toepassingen van derden te automatiseren met behulp van vooraf gebouwde acties (sjablonen) of door een reeks stappen op te nemen die een specifieke actie of taak automatiseren en u die automatisering vervolgens opnieuw laat afspelen wanneer dat nodig is.
Om Power Automate uit te voeren, hebt u een geldige Windows 10 of 11-licentie, minimaal 2 GB RAM en 1 GB opslaghardware, .NET Framework 4.7.2 of hoger, een up-to-date webbrowser en een actieve internetverbinding nodig. Daarnaast heb je een ondersteunde taal en toetsenbordindeling nodig. Bekijk de lijsten met ondersteunde talen en toetsenbordindelingen die kunnen worden gebruikt in de Power Automate-tool op de officiële pagina.
Als u een Windows 10-gebruiker bent, moet deze app worden gedownload en geïnstalleerd vanaf flow.microsoft.com of Microsoft Store. Maar voor Windows 11-computers wordt het geleverd als een ingebouwde applicatie.
Om toegang te krijgen tot de Power Automate Desktop-toepassing, zoekt u naar 'Power Automate' in de Windows-zoekopdracht. Klik vervolgens op het resultaat om de app te openen.
Als u Power Automate voor de eerste keer opstart, controleert deze op updates en downloadt de nieuwste versie van het programma. Wacht dus tot het klaar is met updaten.
Zodra de app is bijgewerkt, verschijnt het Power Automate Desktop-venster en wordt u gevraagd u aan te melden met uw Microsoft-account. Om dit te doen, klikt u op de knop 'Aanmelden' om uw accountgegevens in te voeren.
Typ uw e-mailadres in het veld en klik op 'Aanmelden'.
Voer vervolgens uw wachtwoord in en klik opnieuw op 'Aanmelden'.
Kies vervolgens uw land/regio en klik op 'Aan de slag'.
Zodra u klaar bent met instellen, wordt een nieuw venster geopend, zoals hieronder weergegeven, waar u uw automatisering kunt maken.
Uw automatisering maken in Power Automate op Windows 11
Zodra u zich in het Power Automate Desktop (PAD)-venster bevindt, kunt u beginnen met het bouwen van uw automatiseringsprocessen en deze worden 'Flows' genoemd.
Om een nieuwe automatisering (Flow) aan te maken, klikt u op de knop ‘+ New Flow’ in de linkerbovenhoek om het bouwproces te starten.
Voer een naam in voor uw Flow en klik op 'Maken'
Dit opent twee vensters. Een daarvan is de pagina Mijn stromen waar u stromen kunt maken en beheren.
En het andere venster is de stroomeditor waar u workflows kunt opnemen/bewerken (zoals hieronder weergegeven). Als de stroomeditor niet automatisch wordt geopend, dubbelklikt u eenvoudig op de stroomnaam op de pagina Mijn stromen.
Het Flow-editorvenster is verdeeld in drie secties. Het linkerdeelvenster wordt het gedeelte 'Acties' genoemd, waar u alle 370 vooraf gebouwde acties kunt vinden. Het middelste gedeelte is het 'Hoofdgedeelte' waar u de workflow kunt bewerken. En het rechterdeelvenster is de 'Variabelen' waarin de invoer/uitvoer- en stroomvariabelen worden opgeslagen wanneer u een taak bouwt.
U zult ook de knoppen Opslaan, Uitvoeren, Stoppen, Uitvoeren per actie, Webrecorder en Desktoprecorder bovenaan het hoofdgedeelte opmerken.
U kunt op twee verschillende manieren stromen bouwen: ofwel door acties te slepen en neer te zetten uit de vooraf gemaakte acties die beschikbaar zijn in het linkerdeelvenster, of door de stappen van een taak vast te leggen. U kunt deze twee manieren ook combineren om een stroomdiagram te maken.
Bouw een workflow en automatiseer een taak met Desktop Recorder
U kunt Power Automate Desktop (PAD) in zoveel geavanceerde scenario's gebruiken om complexe taken te automatiseren dan degene die worden geboden in de vooraf gebouwde acties. Het kan worden gebruikt om allerlei complexe acties uit te voeren, waaronder het starten van programma's, het openen van dialoogvensters, het invoeren van gegevens en nog veel meer.
U kunt de Desktop-recorder gebruiken om elke stap op te nemen (zoals muisklikken, knopdrukken, toetsaanslagen, optieselectie, enz.) die u neemt om een taak uit te voeren en deze stappen opnieuw af te spelen wanneer dat nodig is.
Stel dat u uw dag bijvoorbeeld elke dag met bepaalde muziek wilt beginnen. U kunt dit proces automatiseren, in plaats van naar de bestanden te navigeren en het nummer elke keer handmatig af te spelen. Dit is hoe je dat doet.
Klik in de Power Automate Desktop (PAD) op ‘New Flow’ om een nieuwe workflow te maken.
Geef vervolgens een naam aan de stroom en klik op 'Maken'.
Klik in het Flow-editorvenster op de knop 'Desktoprecorder' bovenaan in het midden van het venster.
Klik in het venster Desktoprecorder op de knop 'Opnemen'.
Nu hoeft u alleen de stappen (een voor een) uit te voeren die u door dit stroomproces wilt laten uitvoeren. Terwijl u de stappen uitvoert, zal de Power Automate ze herkennen en die exacte stappen vastleggen.
Nadat u op de knop 'Opnemen' hebt geklikt, minimaliseert u de Desktop-recorder.
Begin vervolgens met het uitvoeren van de stappen die u wilt dat de Desktop-recorder opneemt.
Elke klik met de linkermuisknop, de rechtermuisknop, het scrollen, het indrukken van een knop en elke actie wordt exact geregistreerd. Voer de stappen dus zorgvuldig uit bij het opnemen.
De volgende schermafbeeldingen laten bijvoorbeeld zien hoe we naar het nummer navigeren op onze lokale schijf. Terwijl we de bestandsverkenner openen en door onze lokale schijf navigeren, markeert de PAD de items met de rode rechthoek. Wanneer u de cursor over een item beweegt of een item selecteert, zal de PAD dat item markeren en u laten weten wat voor soort item het is, zoals hieronder weergegeven.
Vervolgens dubbelklikken we op het nummer (bijvoorbeeld Feeling Good van Nina Simone) om de muziek af te spelen.
Vervolgens minimaliseren we de muziekspeler en sluiten we de bestandsverkenner.
Eindelijk, wanneer u klaar bent met het opnemen van uw acties, opent u de geminimaliseerde Desktop-recorder opnieuw en klikt u op 'Voltooien' om de opname te stoppen.
U ziet de lijst met de stappen die u hebt genomen om de taak uit te voeren onder het gedeelte 'Hoofd'. Klik nu op de'Opslaan' icoon om deze opname op te slaan.
Het duurt enkele seconden tot minuten om de opname op te slaan. Nadat het is opgeslagen, krijgt u een melding dat de stroom met succes is opgeslagen. Klik op 'OK' om de prompt te sluiten.
Nu kunt u op het pictogram 'Uitvoeren' klikken om de stroom af te spelen die u hebt opgenomen. Het voert de exacte stappen uit die u hebt opgenomen met de Desktop-recorder.
Nu kunt u met een enkele klik snel een lange repetitieve taak uitvoeren en tijd besparen.
Als u werd onderbroken tijdens het opnemen van het stroomproces, kunt u ook op 'Pauze' klikken om het opnameproces te stoppen en nogmaals op 'Opnemen' klikken om de opname te hervatten.
Of, als je een verkeerde stap hebt geregistreerd of iets hebt gemist, kun je altijd op het 'Reset'-pictogram klikken om het hele proces te resetten en helemaal opnieuw te beginnen.
Bouw een stroom met behulp van de webrecorder
U kunt de acties 'Web' en 'Webautomatisering' in de Flow-editor gebruiken om enkele eenvoudige webautomatiseringsprocessen te maken. Maar als u complexere webflow-processen wilt bouwen (zoals het invullen van een online formulier), kunt u de webrecorder gebruiken om een flow vast te leggen. Om dat te doen, moet u eerst de Web Recorder instellen.
Webrecorder configureren
Om een webflow-proces te maken, klikt u op het pictogram 'Webrecorder' in de flow-editor.
Kies in het volgende venster een webbrowser die u wilt gebruiken en klik vervolgens op 'Volgende'.
Hierdoor worden de Web Recorder en de geselecteerde browser geopend met de officiële site van Microsoft.
En Web Recorder zal u vragen om de 'Power Automate Desktop-extensie' in de gekozen browser te installeren. Om de browser te installeren, klikt u op de knop 'Extensie ophalen'.
Als je Microsoft Edge hebt gekozen, wordt de onderstaande pagina weergegeven, klik op de knop 'Get' om de extensie te installeren
Als u Google Chrome heeft geselecteerd, wordt deze add-on-website weergegeven, klik op de knop 'Toevoegen aan Chrome'.
Vervolgens verschijnt er een prompt in de rechterbovenhoek van de browser om u te vragen of u deze extensie wilt installeren of niet. Klik op de knop 'Extensie toevoegen' om de extensie te installeren.
Er verschijnt dan een bericht met de mededeling dat de extensie in de browser is geïnstalleerd. De Add-on website ziet er voor elke browser anders uit.
Vervolgens kunt u uw webopnameproces starten om een workflow te creëren.
Web Recorder gebruiken in Power Automate
Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je veel aanvraagformulieren voor een universiteit hebt om online in te vullen. Normaal gesproken moet u uw browser starten, de website openen en elk detail zelf invoeren. Dit vereist verschillende toetsaanslagen, muisklikken en scrollen. En het is een tijdrovend proces. Nu, met Power Automate, kunt u dit proces opnemen en dit hele proces nabootsen met een enkele klik. Hier is hoe je dit doet:
Open de Power Automate Desktop, klik op het pictogram 'Webrecorder'.
Geef vervolgens de browser op, kies een tabblad uit de browser waar u het proces wilt automatiseren. Deze webpagina moet vooraf in de browser zijn geladen. Alleen dan kunt u het selecteren via de optie 'Kies een tabblad'. We kiezen voor dit voorbeeld een tabblad Online aanvraagformulier.
Klik in het dialoogvenster Web Recorder op de knop 'Opnemen'.
Hierdoor wordt de browser met het geselecteerde tabblad gestart.
Als u vervolgens details invoert, opties selecteert of op knoppen klikt, markeert de webrecorder de items in een rood vak zoals hieronder weergegeven (dit betekent dat de webrecorder die actie opneemt).
Als u klaar bent met het invoeren van de gegevens, klikt u op 'Verzenden' of 'Volgende'.
Ga vervolgens terug naar de Web Recorder en u ziet de lijst met alle acties (tekstinvoer, muisklik, enz.) die u op die webpagina hebt uitgevoerd. Klik op ‘Voltooien’ om de opname te stoppen en af te ronden.
U keert terug naar de Flow-editor. Daar zie je de lijst met acties (Deze opname heeft in totaal 41 acties).
Klik op het pictogram 'Opslaan' om de opname op te slaan.
Vervolgens krijgt u het bericht dat uw opname is opgeslagen.
Onthoud dat de opname maar één pagina tegelijk zal werken. Als u naar de volgende pagina gaat of op een link klikt om een andere pagina te openen, stopt de opname. Als je veel acties hebt of als je nog een webpagina wilt toevoegen, kun je een substroom maken.
Klik op de vervolgkeuzeknop 'Substromen' naast het tabblad Hoofd en klik op de knop 'Nieuwe substroom'.
Geef een naam aan de substroom en klik op de knop 'Opslaan' in het dialoogvenster 'Een substroom toevoegen'.
Klik vervolgens op het substroomtabblad en voeg acties toe via opnames met behulp van de optie Webrecorder of met behulp van de vooraf gedefinieerde acties in het linkerdeelvenster.
Als u klaar bent met het toevoegen van alle acties, slaat u de stroom op. Nu kunt u op elk gewenst moment op het pictogram 'Uitvoeren' klikken om het hele proces opnieuw af te spelen / te automatiseren.
Wanneer u op de knop 'Uitvoeren' klikt, start de Power Automate de browser, navigeert hij naar de website en begint hij acties één voor één automatisch opnieuw af te spelen. Hier, in dit voorbeeld, vult PAD de details van het formulier één voor één in, net zoals we eerder hebben ingevoerd. Terwijl een opgenomen actie wordt afgespeeld, ziet u dat die actie geel wordt gemarkeerd, zoals hieronder wordt weergegeven.
En alle opgenomen acties worden exact nagespeeld.
De automatiseringsprocessen die we hier in dit artikel lieten zien, waren eenvoudig. Maar Power Automate Desktop kan bijna alles in de Windows-omgeving automatiseren. Het biedt een enorm scala aan tools voor het bouwen van complexere en gedetailleerdere workflows.
Dat is het, mensen.