Houd peilingen in Microsoft Teams met deze geïntegreerde apps
Microsoft Teams is zonder enige twijfel een geweldig platform om samen te werken voor organisaties. Het elimineert de beperkingen van het niet in dezelfde fysieke ruimte zijn en fungeert als een kantoor buiten het kantoor voor talloze organisaties, waardoor teamleden in perfecte harmonie kunnen werken.
Het is op zich een redelijk goede app, maar er is nog een verborgen tool die je zou kunnen toevoegen aan je arsenaal in Microsoft Teams en die de manier waarop je met je teamgenoten omgaat, zal opfleuren. Waar we het over hebben zijn peilingen in Microsoft Teams. Peilingen zijn een geweldige manier om de aandacht van uw team te trekken en hoewel er geen directe functie is om peilingen te maken in Microsoft Teams, kunt u ze maken met behulp van geïntegreerde apps in Microsoft Teams.
Een peiling maken met Microsoft Forms
Microsoft Forms is beschikbaar als een geïntegreerde app in Microsoft Teams en het moet de gemakkelijkste en handigste manier zijn om peilingen te maken in Teams.
Opmerking: Microsoft Forms is alleen beschikbaar voor gebruikers van Microsoft Teams met een Microsoft 365 Business-abonnement. Gebruikers van Teams Free hebben er geen toegang toe.
Om direct een realtime poll te maken, open je het kanaal of de chat waarin je de poll wilt hebben en ga je naar het tekstvak 'Nieuw bericht'. Klik vervolgens op de optie 'Messaging Extensions' (drie stippen).
Selecteer nu 'Formulieren' in het venster dat wordt geopend. Zoek ernaar als het niet beschikbaar is in suggesties.
Het venster ‘Formulier’ wordt geopend. Voeg uw vraag en opties toe. In eerste instantie heeft de vraag twee opties om toe te voegen. Klik op 'Optie toevoegen' om meer keuzes voor de poll toe te voegen. Om mensen meerdere antwoorden te laten selecteren, zet je de schakelaar voor 'Meerkeuze' aan. Klik na het aanmaken van de poll op ‘Volgende’.
Het toont een voorbeeld van hoe de peiling eruit zal zien. Als u niet tevreden bent, klikt u op 'Bewerken', anders klikt u op de knop 'Verzenden' om de poll op het kanaal of de chat te plaatsen.
Het bericht voor de peiling zal uit twee delen bestaan. Het eerste deel bevat de vraag met de opties van waaruit de teamleden hun antwoorden kunnen indienen. Het tweede deel toont het resultaatpercentage in realtime aan alle teamleden.
De peilingen die zijn gemaakt met Microsoft Forms, tonen de namen van mensen in de resultaten niet in realtime aan andere gebruikers. Maar de persoon die de peiling heeft gemaakt, kan de gedetailleerde resultaten bekijken door naar de Microsoft Forms-website te gaan.
Reacties op naam bekijken
Om reacties op naam en andere details te bekijken, gaat u naar formulieren.microsoft.com, meldt u zich aan met uw Microsoft-account en selecteert u vervolgens de peiling die u in Microsoft Teams hebt gemaakt onder het gedeelte 'Mijn formulieren'.
Klik na het openen van de poll op het tabblad 'Reacties' om een gedetailleerd overzicht van de reacties te zien.
Klik op de knop 'Antwoorden bekijken', 'Resultaten bekijken' op het tabblad 'Reacties' om een verdere uitsplitsing te maken en de reacties van individuele personen te bekijken.
U kunt de antwoorden op de peiling zelfs exporteren naar Microsoft Excel door op de optie 'Openen in Excel' te klikken.
Een gezamenlijke peiling maken met Microsoft Forms
Met Microsoft Forms kunt u ook peilingen maken met uw hele team. Collaboratieve peilingen zijn handig wanneer u niet alleen teamleden wilt peilen, maar alle organisatieleden of buitenstaanders (zoals klanten), en het hele team moet de vragen voor de peiling kunnen bijdragen.
Om een gezamenlijke peiling te maken, gaat u naar het kanaal waarmee u aan de peiling wilt samenwerken. Klik op de optie ‘Tabblad toevoegen’ (+ icoon) naast de bestaande tabbladen.
Voeg vervolgens 'Formulieren' toe vanuit het venster 'Een tabblad toevoegen'.
U kunt ofwel 'Een nieuw formulier maken' of 'Een bestaand formulier toevoegen' dat iedereen kan bewerken.
Geef uw formulier een naam als u een nieuw formulier aanmaakt en klik vervolgens op 'Opslaan'.
Of om samen te werken aan een bestaand formulier, selecteer het formulier in het vervolgkeuzemenu na het selecteren van het keuzerondje voor 'Een bestaand formulier toevoegen'. Selecteer vervolgens 'Samenwerken' in het vervolgkeuzemenu en klik op 'Opslaan'. Als u 'Reacties verzamelen' of 'Resultaten weergeven' selecteert, kan de peiling niet worden bewerkt en alleen worden gebruikt om informatie te verzamelen.
Elke keer dat je wilt samenwerken aan een nieuw formulier, kan het als een tabblad in het kanaal worden toegevoegd.
Nadat u het formulier heeft toegevoegd, klikt u op 'Nieuwe toevoegen' om vragen aan het formulier toe te voegen onder het gedeelte 'Vragen'. Het slaat de vragen automatisch op als u wijzigingen aanbrengt.
Nadat je alle vragen hebt toegevoegd, klik je op de knop 'Delen' om de poll te delen en reacties te verzamelen.
Klik op het vervolgkeuzemenu om te selecteren wie kan stemmen in de peiling. Er zijn twee opties: 'Alleen mensen in mijn organisatie kunnen reageren' of 'Iedereen met de link kan reageren'. Deel de link voor de Poll zodat mensen kunnen stemmen.
De resultaten voor de peiling zijn beschikbaar in het gedeelte 'Reactie' op het tabblad Enquête en iedereen in het kanaal kan ze zien.
Maak een peiling met de Polly-app
Microsoft Forms is alleen beschikbaar in accounts met een Microsoft Business-abonnement, dus gebruikers van Microsoft Teams Free kunnen het niet gebruiken om peilingen te maken in Teams. Maar maak je geen zorgen, er is nog een andere geïntegreerde app in Microsoft Teams die zowel door Microsoft Teams Free- als abonnementsgebruikers kan worden gebruikt. Polly is een leuk alternatief voor Microsoft Forms voor het maken van Polls.
Het kan worden gebruikt door ofwel een tabblad toe te voegen aan het kanaal of rechtstreeks vanuit de 'Nieuwe post'. Door het als een tabblad toe te voegen, kan het hele team het gebruiken en hun peilingen op één plek beheren. Het maakt niet uit hoe u ervoor kiest om de peiling te maken, na het eerste toevoegingsproces blijft het proces om de peiling te maken hetzelfde.
Opmerking: Polly werkt niet samen, dus als je het als een tabblad toevoegt, kunnen alle kanaalleden de app gebruiken. Maar je kunt niet samenwerken aan peilingen met andere leden in een kanaal.
Ga naar het kanaal waar je de poll wilt hebben. Klik vervolgens op de optie 'Messaging Extensions' (drie stippen) onder het tekstvak Post.
Zoek naar Polly en klik op de knop 'Toevoegen'. Als u dit doet, wordt de app voor u toegevoegd aan alle kanalen in uw Teams-account. Het wordt alleen voor u geïnstalleerd, niet voor alle teamleden.
Om het toegankelijk te maken voor alle teamleden, kun je het als een tabblad toevoegen aan een specifiek kanaal. Ga naar het kanaal waaraan je het tabblad wilt toevoegen en klik op het '+'-pictogram naast de bestaande tabbladen.
Het venster voor het toevoegen van een tabblad wordt geopend. Zoek naar 'Polly' in het zoekvak en klik op de knop 'Toevoegen'. Door op de knop 'Toevoegen' te klikken, wordt de app geïnstalleerd. Om het succesvol als tabblad toe te voegen, klikt u in het volgende venster op 'Opslaan'.
Nadat je Polly hebt toegevoegd, of het nu een tabblad of een app is, moet je je aanmelden met je Microsoft-account in Polly en het de benodigde machtigingen geven. Als u de eigenaar van de organisatie bent, kunt u ook namens uw organisatie toestemming geven en hoeven andere gebruikers de machtigingen niet te controleren.
Als u het nu als een tabblad hebt toegevoegd, gaat u naar het tabblad en klikt u op de knop 'Maken' om een nieuwe peiling te maken.
Als je het als app hebt toegevoegd, wordt het pictogram voor Polly samen met de andere apps toegevoegd aan het gedeelte Nieuwe post. Klik erop.
Het venster voor het maken van een peiling wordt geopend en het zal in beide gevallen exact hetzelfde zijn. Voer de vraag in en minimaal twee keuzes voor antwoorden. U kunt meer keuzes toevoegen door op de knop 'Keuze toevoegen' te klikken.
U kunt ook de instellingen voor resultaten wijzigen en kiezen uit de drie beschikbare opties: 'Resultaten beschikbaar nadat de poll is gesloten', 'Resultaten in realtime weergeven' en 'Resultaat niet delen met publiek'. Kies op dezelfde manier of de peiling 'Anoniem' of 'Niet-anoniem' zal zijn. Klik vervolgens op de knop 'Voorbeeld'.
Er verschijnt een voorbeeld van hoe de peilingkaart eruit zal zien zodra u deze hebt verzonden. Klik op 'Bewerken' als het moet worden gewijzigd, klik anders op de knop 'Verzenden'.
De peiling zal beschikbaar zijn in het kanaal. En op basis van of u het hebt geconfigureerd om resultaten weer te geven tijdens het maken van de peiling, kunnen uw teamleden de resultaten ook in realtime zien.
Hoewel Microsoft Teams niet de functie heeft om rechtstreeks peilingen te maken, kunt u ze gebruiken met de geïntegreerde apps voor Microsoft Forms of Polly. Met Microsoft Forms kunt u zowel individuele als gezamenlijke peilingen in Teams houden en dit moet de handigste methode zijn om peilingen in Microsoft Teams te houden. Maar Polly is ook een goed alternatief, vooral voor Microsoft Teams Free-gebruikers, aangezien Forms alleen beschikbaar is voor Microsoft 365 Business-abonnees.