U kunt een vervolgkeuzelijst maken in Google Spreadsheets met behulp van de lijst met items in een celbereik of door de items handmatig in te voeren.
Een vervolgkeuzelijst (ook bekend als een vervolgkeuzemenu of een vervolgkeuzemenu) is een menu, vergelijkbaar met een keuzelijst, waarmee gebruikers een optie kunnen kiezen uit een lijst met vooraf gedefinieerde opties. De vervolgkeuzelijst zorgt ervoor dat gebruikers alleen de waarden invoeren die beschikbaar zijn in een bepaalde lijst in de cellen.
Wanneer u samenwerkt aan Google Spreadsheets, wilt u soms dat andere gebruikers herhaalde waarden in een kolom invoeren. Om onnauwkeurigheid en typefouten te voorkomen en om de gegevensinvoer te bevestigen, wilt u misschien een vervolgkeuzelijst toevoegen om ervoor te zorgen dat gebruikers alleen de opgegeven waarden invoeren.
U maakt bijvoorbeeld een lijst met taken die u door uw team wilt laten uitvoeren. En u wilt dat uw team de status van elke taak bijwerkt als Gereed, In behandeling, Prioriteit, Overgeslagen en Taak in uitvoering. Om dat te doen, kunt u een vervolgkeuzemenu maken met een lijst met taakstatussen waaruit de gebruiker kan kiezen in plaats van de gegevens handmatig in te voeren.
In deze zelfstudie behandelen we alles over het maken en beheren van een vervolgkeuzelijst in Google Spreadsheets.
Een vervolgkeuzelijst maken in Google Spreadsheets
Vervolgkeuzelijst is een gegevensvalidatiefunctie waarmee gebruikers kunnen bepalen wat er in het werkblad kan worden ingevoerd. U kunt snel een vervolgkeuzelijst maken met behulp van het dialoogvenster voor gegevensvalidatie in Google Spreadsheets.
Er zijn twee manieren waarop u een vervolgkeuzemenu in Google Spreadsheets kunt toevoegen. U kunt een vervolgkeuzelijst maken met de waarden in een celbereik of handmatig items voor de lijst specificeren.
Maak een vervolgkeuzemenu met behulp van een reeks cellen in Google Spreadsheets
U kunt een vervolgkeuzelijst maken in Google Spreadsheets door een lijst met items in een celbereik te gebruiken.
Open eerst het Google-spreadsheet en voer de lijst met items in een celbereik in die u in de vervolgkeuzelijst wilt opnemen. Hier, in dit voorbeeldspreadsheet, hebben we een lijst met stadsnamen als filialen.
Selecteer vervolgens de cel of het celbereik waar u de vervolgkeuzelijst wilt maken. Het kan op hetzelfde werkblad staan of op een apart werkblad.
Klik vervolgens op het menu 'Gegevens' bovenaan de spreadsheet en selecteer de optie 'Gegevensvalidatie' in de vervolgkeuzelijst.
Of klik met de rechtermuisknop nadat u de cel(len) hebt geselecteerd en selecteer 'Gegevensvalidatie' onderaan het contextmenu.
Het dialoogvenster voor gegevensvalidatie verschijnt. Hier kunt u uw vervolgkeuzelijst met verschillende instellingen definiëren en aanpassen.
celbereik
Het eerste veld, 'Cell range', specificeert de locatie waar de vervolgkeuzelijst wordt gemaakt. Aangezien we hiervoor al een bereik hebben geselecteerd, wordt deze automatisch gevuld.
U kunt dit ook wijzigen door op een 'tabelpictogram' in het veld Celbereik te klikken en het celbereik te selecteren waar u de vervolgkeuzelijst wilt invoegen.
criteria
Vervolgens heeft het gedeelte Criteria een lijst met opties in een vervolgkeuzelijst en hebt u alleen de eerste twee opties nodig. U kunt geen vervolgkeuzemenu maken met de andere opties.
Klik op de vervolgkeuzelijst en selecteer de optie 'Lijst uit een bereik' om een bereik als criterium toe te voegen.
Voer in het veld ernaast de celverwijzing/het celbereik in dat alle waarden bevat die u in de vervolgkeuzelijst wilt opnemen. In plaats van het bereik handmatig in te voeren, klikt u gewoon op het pictogram 'Gegevensbereik selecteren' (tabelpictogram).
Er verschijnt nog een pop-up met de naam Selecteer een gegevensbereik. Selecteer nu gewoon de cel/het bereik dat de lijst met items bevat en de locatie wordt automatisch toegevoegd aan het dialoogvenster 'Selecteer een gegevensbereik'. Klik vervolgens op ‘OK’. Wanneer u een bereik van een ander blad selecteert, wordt de bladnaam ook opgenomen op de locatie van de lijst.
In het bovenstaande voorbeeld wordt de lijst met items in A2:A13 van blad 3 en de vervolgkeuzelijst gemaakt in C2:C17 van blad 4.
Toon vervolgkeuzelijst in cel
Zorg ervoor dat het selectievakje 'Vervolgkeuzelijst in cel weergeven' is ingeschakeld. Als deze optie niet is aangevinkt, kunt u nog steeds de items uit de lijst invoeren door te dubbelklikken op de cel, maar u ziet het vervolgkeuzepictogram niet in de cel.
Op ongeldige gegevens
Je kunt ook kiezen wat er gebeurt als iemand iets invoert (ongeldige gegevens) dat niet op de lijst staat. U kunt het keuzerondje 'Waarschuwing weergeven' of 'Invoer weigeren' kiezen voor de instelling 'Bij ongeldige gegevens'. De optie 'Waarschuwing weergeven' accepteert de invoer van de gebruiker, maar met een waarschuwing, terwijl de optie 'Invoer weigeren' de invoer volledig afwijst.
Verschijning
Met de optie Uiterlijk kunt u de gebruiker een hint geven over het gebruik van de vervolgkeuzelijst of wat voor soort waarden in de cellen worden geaccepteerd.
Om deze optie te activeren, selecteert u het selectievakje 'Toon validatie helptekst' en er verschijnt een tekstvak eronder. Typ de instructies die u wilt weergeven in het tekstvak.
Als u klaar bent met configureren, klikt u op de knop 'Opslaan' om wijzigingen toe te passen.
Hoe de vervolgkeuzelijst werkt in Google Spreadsheets
Nu worden de vervolgkeuzelijsten gemaakt in cel C2:C17 en wanneer u op een vervolgkeuzepictogram klikt, wordt de lijst met items weergegeven.
Als een gebruiker nu een waarde invoert die niet in de lijst staat, wordt die cel gemarkeerd als ongeldige gegevens. U kunt de markering in de linkerbovenhoek van cel C6 zien. Dit komt omdat we de optie 'Waarschuwing weergeven' hebben gekozen in de instelling 'Bij ongeldige gegevens' in het dialoogvenster Gegevensvalidatie.
En wanneer u over de markering zweeft, ziet u het waarschuwingsbericht.
Zo maak je een dynamische vervolgkeuzelijst in Google Spreadsheets.
Maak een vervolgkeuzemenu door handmatig de items in Google Spreadsheets in te voeren
Als u een statische vervolgkeuzelijst wilt maken en u hebt de lijst met items niet in een celbereik in de spreadsheet, dan kunt u de items handmatig opgeven in het dialoogvenster voor gegevensvalidatie.
Deze methode kan handig zijn als u alleen een eenvoudige vervolgkeuzelijst wilt maken met items zoals Ja en Nee, Goedgekeurd en Afgekeurd, Op voorraad en uitverkocht, enz. Zo doet u dit:
Selecteer de cel of groep cellen waarvoor u een vervolgkeuzelijst wilt toevoegen.
Klik in het menu op het tabblad 'Data' en selecteer de optie 'Data Validation'.
Zorg ervoor dat in het pop-upvenster Gegevensvalidatie de juiste cel of het juiste bereik is geselecteerd in het veld 'Celbereik'.
In de vervolgkeuzelijst Criteria moet u deze keer 'Lijst met items' selecteren.
Typ in het veld ernaast handmatig de gewenste items in de vervolgkeuzelijst en zorg ervoor dat u elk item scheidt door een komma zonder spatie. Voor ons voorbeeld willen we geslachten weergeven, dus voeren we 'Man, Vrouw en Niet Gespecificeerd' in.
U kunt ruimte binnen de naam van het item toevoegen, maar niet tussen de items. De items kunnen teksten, datums, getallen, formules en selectievakjes zijn.
Zorg ervoor dat de optie 'Toon vervolgkeuzelijst in cel' is aangevinkt. Omdat dit een statische lijst is en we geen andere invoer in de cel willen, hebben we de optie 'Invoer weigeren' geselecteerd.
Nadat u de wijzigingen heeft aangebracht, klikt u op 'Opslaan' om toe te passen.
Nu wordt een statische vervolgkeuzelijst gemaakt in elke cel van het geselecteerde bereik. Klik op het vervolgkeuzepictogram of dubbelklik op de cel of druk op 'Enter' op de cel om een item te selecteren.
Als een gebruiker een waarde invoert die niet op de lijst staat, weigert de gegevensvalidatie de invoer en wordt er een foutmelding weergegeven. Dit komt omdat we de optie 'Invoer weigeren' hebben gekozen voor de 'Op ongeldige gegevens' in Gegevensvalidatie.
De fout informeert de gebruiker dat hij ongeldige gegevens in een bepaalde cel heeft ingevoerd en dat hij een van de opgegeven waarden moet invoeren.
Een vervolgkeuzelijst bewerken in Google Spreadsheets
Het kan voorkomen dat u nieuwe items wilt toevoegen, items wilt wijzigen of items wilt verwijderen uit een reeds gemaakte vervolgkeuzelijst. Het is ook mogelijk om een nieuwe lijst met items toe te voegen aan een reeds bestaande vervolgkeuzelijst.
Ga naar het cellenbereik of het blad met cel(len) dat de lijst met items bevat die u voor uw vervolgkeuzelijst hebt gebruikt. Breng de gewenste wijzigingen aan in de inhoud van deze cellen. U kunt nieuwe items toevoegen, de reeds bestaande items bewerken en items uit deze cellen verwijderen.
Dit is de originele lijst die we eerder hebben gebruikt om een vervolgkeuzelijst te maken:
Nu hebben we enkele wijzigingen in de lijst aangebracht. We hebben een nieuw item Stockholm toegevoegd, Wenen verwijderd en New York veranderd in New Jersey.
U kunt de handmatig ingevoerde items ook bewerken in het dialoogvenster Gegevensvalidatie.
Nadat we de lijst met items hebben bewerkt, wordt de vervolgkeuzelijst automatisch bijgewerkt. Maar sommige van de eerder ingevoerde items met behulp van de originele vervolgkeuzelijst zijn gemarkeerd als ongeldig. Aangezien deze waarden in de lijst worden bewerkt, worden ze als ongeldig gemarkeerd.
Als u nu op de vervolgkeuzelijst klikt, krijgt u een nieuw bijgewerkte vervolgkeuzelijst.
Opmerking: Als u items aan de lijst toevoegt of verwijdert, zorg er dan voor dat u de bereikselectie in de gegevensvalidatiecriteria wijzigt om alle items correct weer te geven in de vervolgkeuzelijst.
Kopieer een vervolgkeuzelijst in Google Spreadsheets
In plaats van dezelfde vervolgkeuzelijst in meerdere bladen te maken, kunt u snel een vervolgkeuzelijst van één cel naar meerdere cellen in één of meerdere bladen kopiëren.
U kunt de eenvoudige kopieer- en plakmethode gebruiken om de vervolgkeuzelijst snel te kopiëren.
Selecteer hiervoor de cel met een vervolgkeuzelijst, klik met de rechtermuisknop en selecteer 'Kopiëren' of druk op 'Ctrl + C'. Selecteer vervolgens de cel of het celbereik waar u de vervolgkeuzelijst wilt invoegen, klik met de rechtermuisknop en selecteer 'Plakken' of druk op 'Ctrl + V' om de vervolgkeuzelijst te plakken.
Maar deze methode kopieert ook de celopmaak (kleur, stijl, rand, enz.) en de invoer van de vervolgkeuzelijst.
Om dit te voorkomen, moet u de speciale functie plakken gebruiken. Hier is hoe je het doet.
Selecteer en kopieer eerst de cel (Ctrl + C) met de vervolgkeuzelijst. Selecteer vervolgens de cel/het bereik waarin u de vervolgkeuzelijst wilt kopiëren. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde cel(len), vouw de optie 'Plakken speciaal' uit en selecteer de optie 'Alleen gegevensvalidatie plakken'.
Hiermee wordt de vervolgkeuzelijst naar de gewenste locatie gekopieerd.
Een vervolgkeuzelijst verwijderen in Google Spreadsheets
Mocht u geen vervolgkeuzemenu meer nodig hebben en u wilt deze verwijderen, dan kan dat eenvoudig met een paar muisklikken.
Om een vervolgkeuzelijst te verwijderen, selecteert u de cel of cellen waarvan u de vervolgkeuzelijst wilt verwijderen. Klik vervolgens op het menu 'Gegevens' en selecteer 'Gegevensvalidatie'.
Klik nu op de knop 'Validatie verwijderen' onderaan het dialoogvenster Gegevensvalidatie en klik op 'Opslaan'.
Dat is het. Uw vervolgkeuzelijsten worden verwijderd. Maar ze laten u achter met de gegevens die we hebben ingevoerd met behulp van die vervolgkeuzelijsten.
