Werken vanuit huis? Gebruik Zoom Meetings om in contact te komen met uw collega's
Zoom is een van de meest populaire software voor het hosten van online vergaderingen. Hiermee kunt u een vergadering hosten met maximaal 100 deelnemers gratisen ondersteunt maximaal 1.000 deelnemers aan een vergadering over betaalde abonnementen.
Als u vanuit huis werkt en verbinding wilt maken met uw collega's voor een snelle groepsvergadering, of zelfs een '1 op 1'-sessie, kunt u eenvoudig een Zoom-vergadering opzetten vanaf uw desktop of mobiele apparaat, en iedereen die u uitnodigt kan deelnemen aan de vergadering.
Download en installeer Zoom Meeting Client
Zoom is beschikbaar op bijna alle platforms. De software heeft apps voor Windows, Mac, Linux, iOS, Android en ook een volledig functionele webinterface. Als u deelneemt aan een vergadering die door iemand anders wordt georganiseerd, hebt u de Zoom Meetings-client niet eens op uw computer nodig. De webinterface is goed genoeg om deel te nemen aan Zoom-vergaderingen.
Dat gezegd hebbende, laten we een duik nemen in het installeren van Zoom op uw computer, zodat u een Zoom-vergadering kunt hosten en uw collega's kunt uitnodigen om deel te nemen.
Ga eerst naar de Zoom Download Center-pagina op uw computer en klik op de knop 'Downloaden' onder het gedeelte 'Zoom Client for Meetings' om het installatiebestand te downloaden.
Uitvoeren/Dubbelklik op het gedownloade bestand ‘ZoomInstaller.exe’ uit de map Downloads op uw computer.
Het Zoom-installatieprogramma is met één klik te installeren. Direct nadat u het hebt uitgevoerd, begint het met de installatie zonder verdere invoer en opent automatisch het venster 'Zoom Cloud Meetings' op uw pc nadat de installatie is voltooid.
Als het Zoom Meetings-venster niet automatisch opent, zoek dan naar 'Zoom' in het menu Start en open vanaf daar de app 'Zoom starten'.
De Zoom meetings-app heeft een duidelijke interface. Het hoofdscherm van de app geeft twee opties: ‘Deelnemen aan een vergadering’ en ‘Aanmelden’.
Een van de beste dingen van Zoom is dat je geen Zoom-account nodig hebt om deel te nemen aan een Zoom-vergadering. Daarom heeft de software een directe link voor ‘Join a Meeting’ zonder eerst de stap ‘Aanmelden’.
Aangezien het betere doel van deze tutorial is om u te laten zien hoe u een Zoom-vergadering organiseert, 'aanmelden' we hoe dan ook. Klik op de knop 'Aanmelden' op het scherm.
Als je al een Zoom-account hebt, log dan in met je bestaande accountgegevens (e-mail-ID en wachtwoord). Of gebruik de 'Aanmelden met Google' of 'Aanmelden met Facebook' of de andere beschikbare aanmeldingsopties. U kunt ook de link 'Gratis aanmelden' rechtsonder gebruiken om een nieuw account aan te maken met behulp van de goede oude e-mail-ID en wachtwoordprocedure.
We zullen het proces snel doorlopen met behulp van de knop 'Aanmelden met Google' aan de rechterkant. Maar u kunt elke optie kiezen volgens uw voorkeur.
Na het inloggen zie je het Zoom dashboard scherm in de app met opties om een 'Nieuwe Vergadering', 'Deelnemen' of 'Plannen' een vergadering te starten, en zelfs een 'Scherm delen' optie om het scherm van je computer met iemand te delen .
Een Zoom-vergadering opzetten
Om een meeting te starten in Zoom, klik je op de optie ‘New Meeting’ in de Zoom app.
Een nieuw 'Zoom Meeting'-venster met uw meeting-ID vermeld in de vensternaam linksboven wordt geopend.
Klik op de knop 'Uitnodigen' onderaan het scherm van het vergadervenster om deelnemers aan de vergadering toe te voegen.
Als je contacten hebt toegevoegd aan je Zoom-account, kun je de naam van de contactpersoon selecteren en ze zullen een uitnodiging ontvangen. Maar aangezien u Zoom waarschijnlijk voor het eerst gebruikt, raden we u aan op het tabblad 'E-mail' te klikken.
Klik op de e-mailclient van uw voorkeur en u wordt doorgestuurd naar het scherm 'Opstellen' van de e-mailservice van uw voorkeur met de uitnodigingsdetails vooraf ingevuld in de hoofdtekst van de e-mail.
Typ in de adresbalk 'Aan' de e-mailadressen van de mensen aan wie u de uitnodiging wilt sturen om deel te nemen aan de vergadering. U kunt deze uitnodigingsmail in één keer naar één persoon of meerdere personen sturen.
Klik op de knop 'Verzenden' na het toevoegen van de e-mailadressen van de deelnemers aan de vergadering.
De ontvangende deelnemers kunnen deelnemen aan de vergadering op basis van de gegevens vermeld in de uitnodigingsmail.
Als u de Zoom Meeting-uitnodiging op een andere manier wilt verzenden, bijvoorbeeld een sms-bericht of via chatclients zoals Slack, WhatsApp, Telegram, Google Hangouts en dergelijke, kunt u ook 'URL kopiëren' van de uitnodiging of 'Uitnodiging kopiëren'-tekst (dezelfde die we via e-mail hebben verzonden) en delen met behulp van een communicatieservice van uw voorkeur.
Zowel 'URL kopiëren' als 'Uitnodiging kopiëren' kunnen worden geselecteerd in de linkerbenedenhoek van het venster 'Mensen uitnodigen'.
Sluit het uitnodigingsvenster wanneer u klaar bent met het verzenden van uitnodigingen voor de Zoom-vergadering.
Nu hoeft u alleen nog maar te wachten tot iedereen deelneemt, zodat u de vergadering kunt starten. Als uw collega's er langer over doen om deel te nemen, laat hen dan via uw normale communicatiemiddel weten dat u hen een uitnodiging hebt gestuurd via Zoom (contacten), of e-mail, of Slack, of welke manier u ook kiest om de uitnodiging te verzenden .
Als je meer dan 3 mensen hebt uitgenodigd voor de vergadering, weet dan dat het gratis abonnement van Zoom een limiet van 40 minuten heeft voor groepsvergaderingen met meer dan 3 deelnemers. Overweeg om te upgraden naar het Zoom Pro-abonnement om deze limiet te verhogen tot 24 uur.
Om de Zoom-vergadering te beëindigen of te verlaten, klik op de knop 'Vergadering beëindigen' in de rechterbenedenhoek van het Zoom-vergaderingsvenster.
U krijgt de optie om ofwel 'Vergadering voor iedereen te beëindigen', of de optie om gewoon 'Vergadering te verlaten' om het door te laten gaan terwijl anderen de discussie voortzetten.
Gevolgtrekking
Het opzetten van een Zoom-vergadering met je collega's is het gemakkelijkste van alles als je vanuit huis werkt. Het is ook volledig gratis voor de meeste dingen. Tenzij u een groot kantoor bent dat op afstand werkt, zou het gratis abonnement van Zoom aan uw behoeften moeten voldoen.