In deze zelfstudie leert u hoe u tekst, tekst met opmaak, speciale tekens of vaste tekens in Word kunt zoeken en vervangen.
Laten we aannemen dat u paralegal bent en net klaar bent met het typen van een lang juridisch document of een contract voor uw klant, om vervolgens te ontdekken dat u de naam van uw klant of de naam van een verkeerd bedrijf meerdere keren in uw document verkeerd hebt gespeld. En heb geen tijd om elke instantie van de tekst handmatig te lokaliseren en te vervangen. Wat zou jij doen? Geen paniek - u kunt dat eenvoudig oplossen met de functie Zoeken en vervangen van MS Word.
Zoeken en vervangen is een van de handigste functies in Microsoft Word die kan worden gebruikt om een teken, woord of woordgroep in een document te zoeken en te vervangen. U kunt ook tekst in een specifiek tekstgedeelte of een heel document zoeken en vervangen.
U kunt niet alleen een bepaald woord vinden en het vervangen door een ander woord, maar u kunt ook tekst vinden op basis van de opmaak, met behulp van jokertekens en met een overeenkomend voor- of achtervoegsel. U kunt er ook tekst mee zoeken en vervangen door specifieke opmaak, niet-afdrukbare tekens of speciale tekens. In dit bericht leert u hoe u tekst in MS Word kunt vinden en vervangen.
Tekst zoeken in Microsoft Word
Laten we om te beginnen eens kijken hoe u tekst kunt zoeken in Excel met behulp van het navigatievenster of de tool Zoeken en vervangen. Vervolgens zullen we onderzoeken hoe u de tool Zoeken en vervangen kunt gebruiken om tekst te vervangen op basis van verschillende opties.
Vind tekst
U kunt het navigatievenster gebruiken om te zoeken naar een teken, een woord of een groep woorden. En u kunt dit navigatievenster openen via het lint of door op een sneltoets te drukken Ctrl + F.
Om toegang te krijgen tot het navigatiepaneel (zoekopdracht), opent u eerst het woord waarin u naar tekst wilt zoeken. Ga vervolgens naar het tabblad 'Start' en klik op de knop 'Zoeken' in de groep Bewerken in het lint. Of u kunt op de sneltoetsen drukken Ctrl + F op het toetsenbord.
Hierdoor wordt het navigatievenster aan de linkerkant van het venster geopend. Typ de tekst of zin die u zoekt in het tekstvak 'Document zoeken' in het navigatievenster en druk op 'Enter'. Terwijl u typt, toont de tool u alle gerelateerde overeenkomsten. In ons voorbeeld typen we 'Tate'.
De opdracht Zoeken zoekt naar alle overeenkomende tekst in het document en markeert deze in geel. Het navigatievenster toont alle instanties van het zoekwoord (Tate) als een voorbeeld van de resultaten
De tool markeert niet alleen de exacte woorden, het markeert zelfs de gedeeltelijk overeenkomende woorden.
U kunt de pijlen omhoog en omlaag naast het tekstvak gebruiken om naar het vorige of volgende zoekresultaat te gaan. Of u kunt op een van de resultaten onder het zoekveld klikken om er direct naar toe te gaan.
In plaats van door een heel document te zoeken naar een tekst of zin, kunt u ook een groot document doorzoeken op koppen. Om dat te doen, klikt u op het tabblad 'Koppen' en selecteert u een kop in het navigatievenster om op kop in het document te bladeren.
Om door pagina's in Word te zoeken, klikt u op het tabblad 'Pagina's' in het navigatievenster en selecteert u een van de miniatuurafbeeldingen van al uw pagina's die u wilt zien. Vervolgens kunt u op die pagina naar een specifieke tekst zoeken.
Als u klaar bent met het bewerken van het document, sluit u het navigatievenster en de markeringen verdwijnen.
Geavanceerd zoeken
Als u op zoek bent naar specifiekere woorden of woordgroepen, bijvoorbeeld woorden met een bepaald lettertype of bepaalde stijl, speciale tekens of alleen volledige woorden, dan kunt u de functie Geavanceerd zoeken gebruiken om ze op te sporen. Met deze tool kunt u uw zoekopdracht aanpassen met verschillende opties. Hier is hoe:
Ga naar het tabblad 'Home', klik op de pijl naar beneden naast het pictogram 'Zoeken' in de groep Bewerken en selecteer 'Geavanceerd zoeken'. Of druk op Ctrl + H sneltoetsen om de tool Zoeken en vervangen te openen.
Of u kunt zelfs het hulpprogramma Zoeken en vervangen starten vanuit het navigatievenster door op het vergrootglaspictogram in het tekstvak Document zoeken te klikken en de optie 'Geavanceerd zoeken' te selecteren.
Het dialoogvenster Zoeken en vervangen verschijnt. Hier kunt u een eenvoudige zoekopdracht uitvoeren, maar als u uw zoekopdracht wilt aanpassen met meer opties, klikt u op de Meer >> knop.
Wanneer u de knop Meer uitvouwt, vindt u meer opties waarmee u geavanceerder kunt zoeken.
Selecteer een of meer opties in het gedeelte Zoekopties en klik op 'Volgende zoeken' om het resultaat te bekijken.
- Match geval: Als het vakje Overeenkomen met hoofdletters is aangevinkt, zoekt het naar de tekst die exact overeenkomt met de hoofdletters en kleine letters die u typt in het veld 'Zoeken naar'.
- Vind alleen hele woorden: Met deze optie wordt tekst gevonden die niet gedeeltelijk of geen onderdeel is van een ander woord, maar alleen de hele woorden die exact overeenkomen.
- Gebruik jokertekens: Deze optie is het tegenovergestelde van de optie 'Alleen hele woorden zoeken'. De jokertekens die u kunt gebruiken, zijn jokertekens met één teken (?) en meerdere tekens (*). Als u bijvoorbeeld zoekt naar "Wall*", krijgt u Walls, Wallmart of Wallpaper, enz.
- Klinkt als: Met deze optie worden woorden of woordgroepen gevonden die fonetisch hetzelfde klinken, zoals 'ogen' bij het zoeken naar 'ijs' of 'mier' voor 'tante'.
- Vind alle woordvormen: Deze optie vindt alle varianten van woorden (alle werkwoordsvormen). Als u bijvoorbeeld naar zwemmen zoekt, krijgt u zwemmen, zwemmen en zwemmen.
- Overeenkomstvoorvoegsel: Hiermee wordt gezocht naar woorden met dezelfde voorvoegsels. Zoek bijvoorbeeld naar hype en u kunt hyperactief, overgevoelig, hyperkritisch worden.
- Match-achtervoegsel: Hiermee wordt gezocht naar woorden met dezelfde achtervoegsels. Zoek bijvoorbeeld naar minder en je kunt eindeloos, tijdloos, wetteloos en moeiteloos worden.
- Negeer leestekens: Met deze optie kunt u leestekens in een tekst negeren tijdens het zoeken. Als u bijvoorbeeld het woord 'Mrs. Jones' wanneer u zocht naar 'Mrs Jones'.
- Negeer witruimtetekens: Met deze optie kunt u tussenliggende witruimten negeren. Bijvoorbeeld het woord 'Days are good' vinden wanneer u zocht op 'Daysaregood'.
We zullen enkele van deze opties toepassen en zien hoe het werkt met een voorbeeld.
Match Case
Laten we bijvoorbeeld zeggen dat we het woord 'MAGAZINE' in hoofdletters zoeken zonder dat de optie voor het zoeken naar hoofdletters is ingeschakeld. Typ het woord in het veld 'Zoeken naar' en klik op de knop 'Volgende zoeken'.
In de vervolgkeuzelijst 'Zoeken' onder Zoekopties kiest u 'Omlaag' om van boven naar beneden in het document te zoeken, kiest u 'omlaag' om van onder naar boven in het document te zoeken, of 'Alle' om doorzoek het hele document.
Wanneer u op 'Volgende zoeken' klikt, wordt de eerste instantie van het woord grijs gemarkeerd. Wanneer u nogmaals op 'Volgende zoeken' klikt, wordt de volgende instantie van het woord geselecteerd. Als u elke keer op Volgende zoeken klikt, wordt het overeenkomende woord één voor één gemarkeerd.
Als u alle instanties van het woord tegelijk wilt markeren, klikt u op de knop 'Leesmarkering' en selecteert u 'Alles markeren'.
U krijgt verschillende overeenkomsten waarbij het woord allemaal geel is gemarkeerd.
Maar als we hetzelfde woord (met hoofdletters) zouden doorzoeken met matchcase ingeschakeld, zouden we geen resultaten krijgen. Omdat de tool alleen zoekt naar het woord dat exact overeenkomt met de hoofdletters die we eerder hebben getypt.
Vind alle woordvormen
In een ander voorbeeld, als we naar het woord 'schrijven' zouden zoeken met de instelling 'Zoek alle woordvormen (Engels)' ingeschakeld, zouden we alle varianten van het woord krijgen.
Word vindt alle werkwoordsvormen van het woord zoals hieronder weergegeven.
Geavanceerd zoeken met opmaak
U kunt ook zoeken naar een bepaald woord of een bepaalde woordgroep waarop een specifieke opmaak is toegepast.
Om woorden met opmaak te vinden, typt u eerst het woord in het vak 'Zoeken naar' en klikt u op de vervolgkeuzeknop 'Opmaak' onder aan het dialoogvenster Zoeken en vervangen. Kies vervolgens het formaat waarin u het woord wilt zoeken.
U kunt zelfs woorden vinden met een specifieke lettertype-indeling, alinea's met een specifieke uitlijning en opmaak, tabbladen, woorden in een bepaalde taal, tekstkader, stijl en markering.
We gaan zoeken naar het woord met een bepaald lettertype-formaat, dus we kiezen voor 'Lettertype'. Geef in het venster Lettertype zoeken het formaat op zoals hieronder weergegeven en klik op 'OK'.
Het gekozen formaat 'Lettertype: (Standaard) STXingkai, cursief' verschijnt onder het tekstvak 'Zoeken naar' in het dialoogvenster Zoeken en vervangen. Klik nu op 'Alles markeren' om de overeenkomende woorden met dat formaat te vinden.
Zoals u kunt zien, markeert de tool alleen de woorden met dat specifieke lettertype-formaat, terwijl het niet hetzelfde overeenkomende woord in een ander lettertype-formaat markeert.
Om de opmaak voor de zoekopdracht te wissen, klikt u op de knop 'Geen opmaak' onder aan het dialoogvenster Zoeken en vervangen.
Zoek tekst met alleen opmaak
U kunt zelfs teksten vinden met alleen opmaak. U hoeft niet eens een woord of zin te typen, u kunt gewoon het enige formaat van de tekst opgeven.
En de tool vindt u alle woorden of zinnen met het bijpassende formaat.
Met het hulpmiddel Zoeken en vervangen kunt u ook vaste tekens/speciale tekens of woorden met speciale tekens vinden door de tekens te kiezen in de vervolgkeuzeknop 'Speciaal' onder aan het dialoogvenster Zoeken en vervangen.
Tekst zoeken en vervangen in MS Word
Tot nu toe hebt u geleerd hoe u tekst kunt vinden en hoe u tekst kunt vinden met geavanceerde opties. Laten we nu eens kijken hoe u de gevonden tekst kunt vervangen.
Met de functie Vervangen kunt u een woord of een groep woorden zoeken en door iets anders vervangen of een woord zoeken op basis van tekstopmaak en dit vervangen door andere tekst, of een specifiek woord zoeken en de opmaak ervan vervangen, of tekens zoeken en vervangen met andere speciale tekens of woorden.
Tekst zoeken en vervangen
Om een bepaald woord of zinsdeel te zoeken en te vervangen door een ander, navigeert u naar de groep Bewerken op het tabblad 'Home' en klikt u op de opdracht 'Vervangen'. U kunt ook op de sneltoets drukken Ctrl + H.
Hiermee wordt het dialoogvenster Zoeken en vervangen geopend. Vul in het dialoogvenster Zoeken en vervangen de twee velden in:
- Typ de tekst waarnaar u wilt zoeken in het veld 'Zoeken naar:'.
- Typ de tekst waarmee u deze wilt vervangen in het veld 'Vervangen door:'.
Nadat u de benodigde teksten hebt ingevoerd, kunt u op de knop 'Vervangen' klikken om de tekst één voor één te vervangen of op 'Alles vervangen' om alle instanties van het woord in één keer te vervangen.
Als u alle tekst samen vervangt, kan dit fouten in uw document veroorzaken als u niet voorzichtig bent. Als u bijvoorbeeld alle 'Hij'-woorden vervangt door 'Zij', kan het ook de woorden Head vervangen door Shead, help met Shelp, heat met Sheat, enzovoort. Dus soms is het beter om ze een voor een te vervangen.
Klik op 'Volgende zoeken' om het eerste exemplaar van de grijs gemarkeerde tekst te vinden en klik nogmaals op 'Volgende zoeken' om naar het volgende exemplaar te gaan.Bekijk elke instantie en klik op 'Vervangen' om de momenteel gemarkeerde tekst uit te wisselen.
U kunt op de titelbalk van het dialoogvenster Zoeken en vervangen klikken en deze naar buiten slepen om de resultaten erachter te zien.
Als u klaar bent, klikt u op de knop 'Sluiten' om het dialoogvenster te sluiten.
Opmerking: Als u het veld 'Vervangen door' leeg laat, wordt de zoektekst in het veld 'Zoeken naar' uit het document verwijderd.
Geavanceerd tekst zoeken en vervangen
Als u specifiekere woorden wilt vervangen, zoals woorden met interpunctie, hoofdletters, een bepaald lettertype of bepaalde stijl, of zelfs speciale tekens, kunt u de geavanceerde zoekopties van de tool Zoeken en vervangen gebruiken.
Om toegang te krijgen tot de geavanceerde opties van Zoeken en vervangen, klikt u op de knop 'Meer >>' onder aan het dialoogvenster.
Hier heb je verschillende zoek- en vervangopties die je kunt gebruiken om je zoekopdracht te verfijnen.
Zoals we eerder in het gedeelte Geavanceerd zoeken hebben besproken, weet u al waarvoor elke optie onder de zoekopties wordt gebruikt.
Selecteer een of meer opties onder de zoekopties en klik op 'Volgende zoeken' om de overeenkomende woorden te vinden of klik op 'Vervangen' om één exemplaar tegelijk te vervangen of klik op 'Alles vervangen' om elk exemplaar in één keer te verwisselen.
Voorbeeld:
Zoals we eerder vermeldden, vindt deze tool de combinaties van karakters van het gegeven woord, zelfs als onderdeel van andere woorden.
Als we bijvoorbeeld naar het woord 'Tate' in het document zoeken, vindt het die combinatie van tekens zelfs als onderdeel van andere woorden zoals 'Verenigde Staten'.
En dit is niet ideaal als we deze woorden vervangen. Ook als je honderden overeenkomsten hebt, zou het een eeuwigheid duren om woorden één voor één te vervangen.
Om dit op te lossen, vink je de optie 'Alleen hele woorden zoeken' aan. Hier hebben we ook de optie 'Match case' aangevinkt om er zeker van te zijn dat deze ook overeenkomt met de exacte hoofdletters en kleine letters. Klik vervolgens op 'Vervangen' of 'Alles vervangen' om de woorden te vervangen.
U kunt de rest van de bovenstaande opties op dezelfde manier gebruiken om uw zoekopdracht aan te passen om specifieke woorden te vinden.
Tekst zoeken en opmaak vervangen
U kunt ook een bepaald woord zoeken en het vervangen door hetzelfde woord maar met een specifieke opmaak of vervangen door een ander woord met opmaak.
We willen bijvoorbeeld het hele woord 'Lytle' zoeken en vervangen door een specifiek lettertype-formaat. Om de opmaak te vervangen, typt u het woord dat u wilt vinden in het veld 'Zoeken naar' en selecteert u de optie 'Alleen hele woorden zoeken' om alleen naar dat hele woord te zoeken. Klik vervolgens op de knop 'Formaat' onder aan het dialoogvenster en kies 'Lettertype'.
U kunt woorden vervangen door andere opmaakopties zoals Stijl, Alinea, Kader, enzovoort.
Kies in het dialoogvenster Lettertype vervangen de gewenste opmaakstijl, zoals lettertype, letterstijl, letterkleur, enz. In ons geval kiezen we voor het lettertype 'Olifant' en de stijl 'Cursief'. Klik vervolgens op 'OK' om te solliciteren.
Terug in het dialoogvenster 'Zoeken en vervangen' kunt u zien dat de gekozen opmaak is ingesteld voor 'Vervangen door:'. Aangezien we alleen de opmaak van het woord vervangen, laat u het veld 'Vervangen door:' leeg. Klik vervolgens op de knop 'Vervangen' of 'Alles vervangen' om de opmaak te vervangen.
Zodra u op de knop 'Alles vervangen' klikt, verschijnt er een berichtvenster met de melding hoeveel vervangingen zijn uitgevoerd (in ons geval 222).
Zoals u kunt zien, zijn alle instanties van het woord 'Lytle' vervangen door gespecificeerde opmaak.
Zoek tekst met een specifieke opmaak en vervang
Als u een tekst met een bepaalde opmaakstijl wilt vinden en deze wilt vervangen door een andere tekst, zonder de opmaak of met een andere opmaak te wijzigen, kunt u dat doen door die opmaak toe te passen op het woord Zoeken. Hier’ hoe je dit doet:
We willen bijvoorbeeld de tekst 'Leatherman', die een bepaalde opmaak heeft (Lettertype: Old English Text MT, Style: Italic, Color: Blue, Accent 5), zoeken en vervangen door de tekst 'Lincoln' (zonder de opmaak te wijzigen ).
Typ eerst de tekst waarnaar u wilt zoeken (in ons geval Leatherman) in het veld 'Zoeken naar'. Klik vervolgens op de knop 'Formaat' en kies de gewenste opties (Lettertype).
Selecteer in het dialoogvenster Lettertype zoeken de vereiste opmaak waarmee we tekst gaan zoeken. In ons voorbeeld staat de tekst 'Leatherman' in de opmaak 'Font: Old English Text MT, Style: Italic, and Color: Blue, Accent 5'. Zodra de opties zijn geselecteerd, klikt u op 'OK'.
Nu zouden de geselecteerde opmaakopties moeten verschijnen onder het tekstveld 'Zoeken naar' in Zoeken en vervangen.
Typ vervolgens de tekst waarmee u deze wilt vervangen (Lincon) in het veld 'Vervangen door:' en klik op 'Alles vervangen'. U kunt desgewenst ook opmaak aan de vervangende tekst toevoegen.
Zodra u op 'Alles vervangen' klikt, worden alle exemplaren vervangen en wordt u gevraagd hoeveel vervangingen er zijn uitgevoerd.
Zoals je kunt zien, worden alle exemplaren van de 'Leatherman' met opmaak vervangen door de 'Lincoln' zonder de opmaak te wijzigen.
Speciale tekens/niet-afdrukbare tekens zoeken en vervangen
De zoek- en vervangfunctie kan u ook helpen bij het vinden van speciale tekens en deze te vervangen door andere speciale tekens zoals ®, é, ä of een ander teken dat in het dialoogvenster Symbool wordt vermeld. U kunt ook niet-afdrukbare tekens zoeken en vervangen, zoals handmatige regeleinden, tabtekens, alineamarkeringen, enz. U kunt zelfs speciale tekens vervangen door tekst en vice versa.
Als u bijvoorbeeld het woord 'protége' wilt zoeken en vervangen door 'protégé', typt u 'protége' in het vak Zoeken naar en typt u 'protégé' in het vak 'Vervangen door'. Klik vervolgens op 'Vervangen' of 'Alles vervangen' om ze te vervangen.
Zoals je kunt zien zijn de gevonden teksten vervangen door vervangende tekst met speciale tekens.
Soms wilt u handmatige regeleinden (niet-afdrukbare tekens) vervangen door alineamarkeringen. In dergelijke gevallen moet u de respectieve tekencode invoegen in de vakken 'vinden wat' en 'vervangen door'.
We willen bijvoorbeeld alle handmatige regeleinden in de documenten vervangen door alineamarkeringen. De tekencode voor een handmatig regeleinde en alineamarkering is respectievelijk '^l' en '^p'. U kunt de code typen of als u de code niet weet, gebruik de 'Special'-knop om de code in te voeren.
Om vaste tekens in te voegen, selecteert u eerst het tekstvak waarin u wilt invoegen. Klik vervolgens op de knop 'Speciaal' onder aan het dialoogvenster Zoeken en vervangen en selecteer een item in de lijst.En de tool voegt automatisch de respectieve tekencode in het tekstvak in.
In het voorbeeld kiezen we voor het veld 'Zoeken naar' 'Handmatige regelonderbreking'.
En 'Paragraafteken' voor de 'Vervangen door'.
Klik vervolgens op 'Volgende zoeken' om te zien waar de regeleinden zich bevinden. Klik nu op 'Alles vervangen' om alle handmatige regeleinden in de documenten te vervangen.
Zoals u hieronder kunt zien, zijn de handmatige regeleinden vervangen door alineamarkeringen.
Op dezelfde manier kunt u ook vaste tekens/speciale tekens vervangen door tekst en vice versa.
Dat is alles wat u moet weten over het zoeken en vervangen van tekst in Microsoft Word.