Plan Webex-vergaderingen vanuit uw Outlook-agenda
Vergaderingen instellen in de Microsoft Outlook-agenda is een handige manier om vergaderingen te plannen op verschillende platforms voor videoconferenties, zoals Webex, Zoom en Microsoft Teams. U kunt veel tijd besparen door al uw vergaderingen in één specifieke agenda in te stellen en te plannen en Outlook is ontworpen om hetzelfde uit te voeren. Het verhoogt de functionaliteit zonder dat er tussen applicaties hoeft te worden geschakeld via de 'Add-ins' van derden voor Outlook.
Als u een Webex-vergadering in Outlook wilt opzetten, moet u de invoegtoepassing 'Cisco Webex Meeting Scheduler' uit de Microsoft AppSource-winkel halen.
De Cisco Webex Meeting Scheduler-invoegtoepassing downloaden
Als u een Webex-vergadering in Outlook wilt opzetten, gaat u naar outlook.live.com in een webbrowser op uw computer en klikt u op het agendapictogram in de linkerbenedenhoek van het scherm.
Selecteer in het zojuist uitgevouwen venster een datum voor het instellen van de Webex-vergadering. Er verschijnt een pop-upvenster op uw scherm. Klik op de knop 'Meer opties' in de linkerbenedenhoek van het venster. Dit opent een ander pop-upvenster voor het plannen met meer details en aanpassingsopties voor de vergadering.
Klik op het pictogram 'Meer' (ziet er zo uit '...') in het bovenste paneel van het nieuwe venster. U vindt de optie 'Invoegtoepassing ophalen' in het uitgevouwen menu. Klik erop om het venster 'Invoegtoepassingen voor Outlook' te openen.
Er verschijnt een ander venster op uw scherm met tal van invoegtoepassingen voor Outlook. Typ 'Webex' in het zoekvak in de rechterbovenhoek van het venster. In het resultatengedeelte vindt u de invoegtoepassing 'Cisco Webex Meeting Scheduler'. Klik gewoon op de knop 'Toevoegen' eronder om het in uw agenda te krijgen.
In het volgende pop-upvenster vraagt Cisco Webex Meetings Scheduler u om akkoord te gaan met de voorwaarden en het beleid door op 'Doorgaan' te klikken. Klik erop.
Nu hebt u de Webex-invoegtoepassing met succes toegevoegd aan uw Outlook-agenda. U krijgt op uw scherm een melding dat Cisco Webex Meeting Scheduler nu voor uw gemak is vastgezet als agenda- en e-mailitem in uw Outlook-account.
Een Webex-vergadering plannen in Outlook
Terwijl u een nieuwe vergadering plant in Outlook, ziet u nu het Webex-pictogram boven aan het gedetailleerde vergaderplannervenster in de Outlook-agenda. Het enige wat u hoeft te doen is op het Webex-pictogram te klikken en de optie 'Webex Meeting toevoegen' te selecteren.
Mogelijk krijgt u een pop-upvenster om uw Webex-account te verbinden met Outlook. Klik op de knop 'Aan de slag' in het venster.
U wordt gevraagd om uw Webex-site-URL op te geven. Aangezien Outlook-integratie alleen werkt met een Webex-account op een van de betaalde abonnementen van de service, moet u of uw organisatie een aangepaste Webex-aanmeldings-URL hebben. Geef die URL hier op en klik op de knop 'Volgende'.
Opmerking: Als u de standaard gebruikt meetingsapac.webex.com als de Webex-site-URL, krijgt u de fout 'Uw huidige Webex-site is niet ingeschakeld voor gebruik met Microsoft Office 365'. U moet een aangepaste Webex-aanmeldings-URL hebben om Outlook te kunnen integreren met uw Webex-account.
Meld u desgevraagd aan met het Microsoft-account dat u aan Webex wilt koppelen. En ga dan verder met het invullen van de vergaderingsdetails in de Outlook-agenda en klik op de knop 'Opslaan' om de vergadering te plannen.
Met de Cisco Webex Meeting Scheduler-invoegtoepassing voor Outlook kunt u met succes een Webex-vergadering opzetten via Outlook met uw Microsoft Office 365-account. Als u geen Microsoft Office 365-gebruiker bent, kunt u Webex eenvoudig toevoegen in de Outlook-bureaublad-app met behulp van de Cisco Webex-productiviteitstools-plug-in.