Overweldigd door het enorme aantal functies dat beschikbaar is in Google Chat Spaces? Een snelle en gemakkelijke gids nodig? Nou, je bent zojuist bediend!
Sinds deze pandemie is uitgebroken, is effectieve communicatie een grote uitdaging geweest voor bijna elke organisatie. Hoewel we het niet graag toegeven, maken we ons allemaal op een of andere manier schuldig aan slechte communicatie. Ofwel door te veel communicatie wordt het werk niet gedaan, ofwel door te weinig communicatie wordt het verkeerde werk afgeleverd.
Welnu, Spaces is het antwoord van Google op dit communicatieprobleem. Ruimtes zijn altijd een plek geweest waar teams een centrale ruimte nodig hadden waar mensen bestanden kunnen delen, taken kunnen toewijzen en verbonden kunnen blijven voor langetermijnprojecten.
Met Gmail met een bereik van 1,8 miljard mensen, komt geen enkel ander samenwerkingsplatform in de buurt van de concurrentie. Dit is handig wanneer u wilt samenwerken met een externe bron om samen te werken aan een project, en niemand een andere toepassing hoeft te downloaden, speciaal om dat ene project bij te houden.
Deze gigantische platformpopulatie zou ook de reden kunnen zijn waarom Google besloot de limiet van leden in een 'Space' te houden om maar liefst 8.000 mensen te zijn.
Of je nu net lid wordt van dit steeds groter wordende platform of je wilt een snelle opfriscursus over de functies ervan, deze gids is er voor iedereen.
Een ruimte maken in Google Chat Spaces
Ga eerst naar chat.google.com en log in op uw account. Om een Space aan te maken, tikt u op het pictogram '+' op het tabblad 'Spaces'. Klik vervolgens op de optie 'Ruimte maken'.
Geef nu een toepasselijke naam voor de ruimte. U kunt ook een pictogram/emoji kiezen als u dat wilt. Typ vervolgens de naam of e-mailadressen van mensen die u aan deze specifieke ruimte wilt toevoegen.
Als je klaar bent met het toevoegen van mensen, tik je op de knop 'Maken' om de ruimte te maken.
Deelnemen aan een Space in Google Chat Spaces
De kans is groot dat je, meer dan het creëren van een Space, je er bij aansluit. Het is dus belangrijk om te weten waar je moet zoeken naar een uitnodiging.
Om lid te worden van een Space, ga je naar het '+'-pictogram op het tabblad Spaces in de zijbalk. Klik vervolgens op de optie 'Bladeren door ruimtes' in de lijst.
Nu ziet u alle groepen waarvan u bent verzocht lid te worden. Klik op het '+'-pictogram op het specifieke tabblad Ruimte om deel te nemen. Je kunt ook naar een bepaalde uitnodiging zoeken door de ruimtenaam in het veld 'Ruimtenaam' te typen.
Een voorbeeld van een ruimte bekijken voordat u lid wordt
Er kunnen Space-uitnodigingen zijn die u niet herkent of die u gewoon naar de deelnemers en de berichten wilt kijken voordat u een beslissing neemt.
Om een voorbeeld van een Space te bekijken voordat je lid wordt, ga je naar de optie 'Browse Space' door het '+'-pictogram in de zijbalk te selecteren.
Als u nu over de naam van de ruimte zweeft, ziet u de optie 'Voorbeeld'. Klik op de optie 'Preview' om een snelle blik op de Space te krijgen.
U kunt de ruimte 'Deelnemen' of 'Blokkeren' uit de beschikbare opties in de rechterbenedenhoek van het voorbeeldvenster.
Om de volledige lijst van leden in de Space te zien. Klik op het pictogram met omgekeerde karaat dat zich direct naast de groepsnaam bevindt. Kies vervolgens de optie 'Leden bekijken' in de vervolgkeuzelijst.
U kunt de lijst met huidige leden zien, evenals de leden die worden verzocht om lid te worden.
Spam-uitnodigingen controleren
Net als e-mail kunnen sommige legitieme Space-uitnodigingen op de spamlijst terechtkomen. Zorg ervoor dat u het controleert wanneer u een uitnodiging die u verwacht niet kunt vinden.
Kies net als bij eerdere stappen de optie 'Bladeren door ruimtes' in de lijst in de zijbalk.
Klik nu op het kebabmenu (drie verticale stippen). Klik vervolgens op de optie 'Spamuitnodigingen' om alle uitnodigingen te zien die als spam zijn beland.
Iemand noemen in een Google-chatruimte
Bijna altijd zal uw Google Chat Space heel veel mensen hebben en u kunt niet zomaar een bericht verzenden zonder de betrokken persoon te noemen. Om het pandemonium onder controle te krijgen, kunt u uw bericht dus richten op een specifieke persoon.
Om een specifieke persoon te noemen, typt u '@' en vervolgens de naam ervan. U kunt de betrokken persoon ook uit een pop-uplijst kiezen door op te drukken Binnenkomen of door op de optie te klikken.
Bestanden delen in Google Chat Spaces
Het delen van bestanden in Space is erg handig en een cruciale functie omdat het in tal van situaties van pas komt.
Upload een lokaal bestand
Ga eerst naar de 'ruimte' waar je het bestand wilt uploaden. Klik vervolgens op het pictogram 'pijl omhoog' in het onderste gedeelte van het scherm.
Blader nu door het bestand van uw schijf dat u wilt delen. Dubbelklik op een bestand om het te kiezen.
Eenmaal gekozen, kunt u wat tekstuele informatie toevoegen om context voor het bestand te bieden of op de verzendknop drukken om het bestand met iedereen te delen.
Een bestand toevoegen vanuit Drive
Ga eerst naar de 'ruimte' waar je het bestand wilt uploaden. Klik daarna op het pictogram 'Drive' in de rechterbenedenhoek van het scherm.
Blader nu door het bestand van uw schijf dat u wilt delen. Dubbelklik op een bestand om het te kiezen.
Eenmaal gekozen, kunt u wat tekstuele informatie toevoegen om context voor het bestand te bieden of op de verzendknop drukken om het bestand met iedereen te delen. Google Chat Spaces werkt automatisch de voorkeuren van het bestand bij, zodat iedereen het kan bekijken.
Nieuw document maken
U kunt rechtstreeks vanuit het chatvenster van de Space een nieuw document maken. Het wordt opgeslagen in je Drive en wordt onmiddellijk gedeeld met de huidige leden van die specifieke Space.
Om een nieuw document voor de Space te maken. Klik op het pictogram 'Nieuw document maken' rechtsonder in het chatvenster.
U kunt het type document kiezen dat u wilt maken. De opties omvatten Google Spreadsheets, Documenten en Presentaties. Klik op uw voorkeursoptie.
Voer vervolgens de naam van het gedeelde document in en klik op de knop 'Delen' om het document te delen.
Daarna wordt het document geopend in een zij-aan-zij-weergave met chat om een maximale samenwerkingservaring te bieden.
Een bestand zoeken in Chat
U wilt vaak snel een bestand lokaliseren en moet de berichten zien die ermee zijn gedeeld. Welnu, Google laat je niet door honderden berichten scrollen.
Ga vanuit het chatvenster van een bepaalde ruimte naar het tabblad 'Bestanden' in het bovenste gedeelte van het scherm.
U kunt de lijst zien met alle bestanden die in de Space zijn gedeeld. Klik nu op de optie 'Bekijken in chat' aan de rechterkant van een bepaald bestand.
Taken toevoegen en toewijzen in Google Chat Spaces
Het toevoegen en toewijzen van taken is een geweldige functie van Google Chat Spaces. Laat het in detail onderzoeken.
Om een taak aan te maken, gaat u naar het tabblad 'Taken' in het bovenste gedeelte van het scherm.
Klik nu op de optie 'Ruimtetaak toevoegen' om een taak toe te voegen. U kunt ook op drukken Binnenkomen om ook een taak te maken.
Opmerking: Het gedeelte Taken ondersteunt sneltoetsen voor de meeste acties. Om de lijst met ondersteunde sneltoetsen weer te geven, drukt u op Ctrl+/.
Geef de taak vervolgens een toepasselijke titel en voeg eventueel wat details toe. U kunt op drukken Binnenkomen om een nieuwe regel in het detailgedeelte in te voegen.
Druk nu op Tab of klik op de optie 'Datum/tijd toevoegen' om een deadline voor uw taak in te stellen.
Selecteer daarna de datum en tijd van de dag waarop de taak moet worden voltooid en klik vervolgens op 'OK' om te bevestigen.
Opmerking: Druk op . om een actie ongedaan te maken Ctrl+Z
Druk nu op Tab of klik op 'Toewijzen' om een toegewezen persoon voor de taak toe te wijzen.
Voer nu de naam of het e-mailadres in van de persoon aan wie u de taak wilt toewijzen.
Druk daarna op Tab dan Binnenkomen. Klik anders op de knop 'Toevoegen' om de taak toe te voegen.
Een taak verwijderen
Om een taak te verwijderen, drukt u op het pictogram 'Prullenbak' helemaal rechts van een taakitem in de lijst.
Klik nu op verwijderen om het verwijderen van de geselecteerde taak te bevestigen.
Sorteertaken
Taken kunnen ook worden gesorteerd om een betere zichtbaarheid te hebben en relatief meer traceerbaarheid te bieden.
Om taken te sorteren, ga je naar het tabblad ‘Taken’ en klik je op het kebabmenu (drie verticale stippen). Kies vervolgens Datum, Toegewezene of Ruimtevolgorde om taken in die specifieke volgorde te bekijken.
Een agenda-afspraak toevoegen in Google Chat Spaces
Agenda-evenementen kunnen vele doelen dienen. Of het nu voor een algemene vergadering van het team is, of een deadline die eraan komt, of de oprichtingsdag van de organisatie. De kalendergebeurtenisfunctie zal je nooit in de steek laten.
Om een kalendergebeurtenis toe te voegen. Klik op het pictogram 'Agenda' in het onderste gedeelte van het chatvenster van Spaces.
Tik nu op het karaatpictogram om alle configureerbare voor de kalendergebeurtenis te openen.
Om de datum en tijd voor de kalendergebeurtenis in te stellen, klikt u respectievelijk op de datum of tijd om elk onderdeel afzonderlijk in te stellen.
Als de gebeurtenis die u toevoegt een terugkerende gebeurtenis is, klikt u op de optie 'Niet herhalen' om een herhaling van de gebeurtenis in de vervolgkeuzelijst in te stellen.
Om meer Spaces of mensen voor het evenement toe te voegen, klik je op de optie 'Gasten toevoegen' en typ je de naam van de Space of het e-mailadres van de persoon die je wilt toevoegen.
Om het machtigingsniveau voor uw gasten in te stellen, tikt u op de optie 'Gastrechten' om de gegeven machtigingen te zien. Vink de juiste items van de lijst aan of verwijder de vinkjes om de gasten toegang te verlenen of te weigeren.
Nu, als het een buitenvergadering is op een specifieke locatie. U kunt de locatie ook kiezen via de optie 'locatie toevoegen'.
Als u een link voor een Google Meet wilt opnemen, aangezien de meeste delen van de wereld op slot zijn of niet veilig naar buiten kunnen. Klik op de optie 'Google Meet-videoconferentie toevoegen' en er wordt een link voor de meet bijgevoegd bij de uitnodiging die naar alle gasten wordt verzonden.
Als je daarna wat informatie over de meeting wilt toevoegen, zoals iedereen vragen om hun laptop mee te nemen voor een outdoor meeting of gewoon een overzicht van de onderwerpen van de meeting. Dat doe je door te klikken en details in te voeren bij de optie 'Beschrijving toevoegen'.
Vervolgens, als u niet wilt dat andere mensen deze vergadering in uw agenda zien of de deelnemers wilt verbergen vanwege het vertrouwelijke karakter van de vergadering. U kunt dat doen door op de optie 'Zichtbaarheid' te klikken en deze te wijzigen in 'Privé' om de vergadering en de deelnemers te verbergen.
Ten slotte kunt u ook de tijd instellen om een herinnering voor de vergadering naar alle gasten te sturen. Kies uw voorkeursoptie in de vervolgkeuzelijst.
Klik nu op 'Opslaan en delen' in de rechterbenedenhoek van het paneel.
Om vervolgens een uitnodigingsmail naar deelnemers te sturen, klikt u op de optie ‘Verzenden’. Wil je geen uitnodigingen versturen, klik dan op de optie ‘Niet verzenden’ of wil je iets wijzigen, klik dan op de optie ‘Terug naar bewerken’.
Google Meet-vergaderingen maken/deelnemen vanuit Google Chat Spaces
Meet van Google is zeer betrouwbaar en zeker in tijden als deze een van de beste alternatieven om een face-to-face gesprek te hebben zonder collega's. Sinds de Google Chat-update is Meet prachtig geïntegreerd met Spaces om de productiviteit te verhogen en het wisselen tussen apps te verminderen.
Er zijn twee manieren waarop u een Google Meet in uw Space kunt opnemen. Laten we ze allebei eens bekijken.
Ontmoet vanuit Chat in één klik
Er zijn situaties waarin u niet kunt wachten tot de avond of de volgende dag om een recente ontwikkeling van het project te bespreken. Of het nu feedback is van de klant over een bepaalde module of je hebt net een grote bug ontdekt. Het oproepen van Meet is zo eenvoudig als maar kan.
Ga voor een geïmproviseerde Meet naar het chatvenster van de specifieke ruimte. Voeg vervolgens wat tekstuele context toe zodat mensen zich mentaal kunnen voorbereiden om die hele nacht door te trekken.
Klik nu op het camcorderpictogram in de rechterbenedenhoek van het venster. Druk daarna op verzenden om de link te verzenden om deel te nemen aan de Meet.
Meet toevoegen aan een bestaand evenement
We weten wat je gaat zeggen, we hebben je zojuist een manier laten zien om Google Meet op te nemen bij het maken van een nieuwe agenda-afspraak. Maar wat als je al een evenement hebt gemaakt en nu een Meet-link wilt invoegen? Nou, lees mee.
Een Google Meet-link toevoegen aan een bestaand evenement. Klik op het pictogram 'Agenda' in het uiterst rechtse gedeelte van het scherm, net onder uw accountpictogram.
Klik nu op het bestaande evenement waaraan je de Google Meet-link wilt toevoegen.
Klik vervolgens op het pictogram 'Evenement bewerken' om evenementconfiguraties te openen.
Klik daarna op de optie 'Google Meet-conferentie toevoegen' om de Meet-link toe te voegen.
Klik nu op 'Opslaan' om uw wijzigingen te bevestigen.
Daarna kunt u ervoor kiezen om de uitnodiging met de bijgewerkte informatie naar alle gasten te sturen. Klik hiervoor op de optie ‘Verzenden’. Je kunt ook wat context toevoegen voor het toevoegen van de Meet-link, zodat deelnemers weten waarom ze de uitnodiging opnieuw hebben ontvangen.
Snelle tips voor Google Chat Spaces
Hier zijn enkele snelle tips voor Google Chat Spaces. Deze tips helpen je om Spaces efficiënter dan ooit te gebruiken, aangezien je alle hoeken en gaten ervan kent.
Ruimtenaam en Emoji . wijzigen
Tik eerst op de naam van de Spaces in het bovenste gedeelte van het scherm. Klik vervolgens op de optie 'Naam en emoji bewerken'.
Ruimtemeldingen beheren
Het komt vaak voor dat een Space bijzonder spraakzaam is of dat honderden berichten binnenstromen en uw productiviteit belemmeren.
Minder melden
Om alleen notificaties te ontvangen als je genoemd wordt. Klik op het kebabmenu (drie verticale stippen) naast de ruimtenaam in de zijbalk. Klik vervolgens op de optie 'Meldingen' in de lijst.
Klik nu op de optie 'Minder informeren' om alleen meldingen te ontvangen wanneer u wordt genoemd. Klik vervolgens op opslaan om uw wijzigingen te bevestigen.
Schakel meldingen uit
Je kunt meldingen voor een bepaalde Space ook volledig uitschakelen. Google stuurt u echter e-mail voor ongelezen vermeldingen.
Klik eerst op het kebabmenu (drie verticale stippen) naast de ruimtenaam in de zijbalk. Klik daarna op de optie 'Meldingen' in de lijst.
Klik vervolgens op de optie 'Meldingen uit' en klik op Opslaan om uw wijzigingen te bevestigen.
Bekijk huidige online leden
Mocht er ooit een behoefte ontstaan om te zien welke leden van de Space momenteel online zijn. Google heeft er een voorziening voor toegevoegd.
Klik in het chatvenster van de ruimte op de naam van de ruimte. Klik vervolgens op de optie leden bekijken in de lijst.
Let nu op de groene stip naast hun naam in de lijst om leden die momenteel online zijn te identificeren.
Open een gedeeld bestand in Side-by-Side weergave in Chat
Er kunnen momenten zijn dat u een gedeeld bestand in de Google Chat Space wilt zien en het chatvenster wilt openen om snel een beslissing te nemen in dezelfde lijn.
Als u een bestand naast elkaar wilt openen, zoekt u het bestand in de chat en klikt u op het pictogram 'Openen in chat' om het document te openen en het chatvenster aan de zijkant vast te zetten.
Minimaliseer het Google Chat Space-venster
Het chatvenster van Google Space wordt standaard gemaximaliseerd geopend. Het kan wat ongemak veroorzaken wanneer u meer dan één gesprek probeert te voeren. U kunt het formaat echter naar wens minimaliseren en vergroten of verkleinen.
Om het chatvenster van een bepaalde ruimte te minimaliseren, klikt u op het naar binnen wijzende pijlpictogram.
De Space-chat wordt nu geminimaliseerd en bevindt zich in het onderste gedeelte van uw scherm.
Het formaat van een chatvenster wijzigen
Het formaat van een venster kan handig zijn, wanneer de berichten die in de Space binnenkomen wat lang zijn en dus een beetje omslachtig worden om in een kleiner venster te lezen.
Formaat verticaal wijzigen
Beweeg uw muis over de bovenrand van het venster op een geminimaliseerd tabblad van een bepaalde ruimte. Zodra u een pictogram met een opwaartse pijl ziet, houdt u uw muisknop ingedrukt en sleept u omhoog om het formaat van het venster te wijzigen.
Formaat horizontaal wijzigen
Beweeg uw muis op een geminimaliseerd tabblad van een bepaalde ruimte aan weerszijden van het venster. Zodra u een zijwaarts pijlpictogram ziet, houdt u uw muisknop ingedrukt en sleept u zijwaarts om het formaat van het venster te wijzigen.
Diagonaal wijzigen
Beweeg uw muis over de hoekrand van het venster op een geminimaliseerd tabblad van een bepaalde ruimte. Zodra u een diagonaal pijlpictogram ziet, houdt u uw muisknop ingedrukt en sleept u diagonaal om het formaat van het venster te wijzigen.
Een spatie vastzetten
Je kunt een Space altijd bovenaan vastzetten in het Space-gedeelte om altijd op te verschijnen, ongeacht ongelezen berichten uit je pool van Spaces.
Om een spatie vast te pinnen, klikt u op het kebab-menu (drie verticale stippen) dat zich direct naast de naam van de ruimte bevindt en klikt u op de optie 'Pin' in de lijst.
Dat is alles wat er te weten valt over Google Chat Spaces. Word nu een efficiënte communicator en even effectieve medewerker.