Alle manieren waarop u een lijst kunt maken in Microsoft Teams om belangrijke informatie bij te houden
Microsoft Lists is een nieuwe Microsoft 365-app die het ongelooflijk eenvoudig maakt om alle informatie te beheren en bij te houden met behulp van samenwerkingslijsten. En de integratie met Microsoft Teams maakt het nog krachtiger. Je kunt het toevoegen als een tabblad in elk teamkanaal en samenwerken met je teamleden om efficiënt te werken.
Gebruikers kunnen rechtstreeks vanuit Microsoft Teams een nieuwe lijst maken nadat ze deze als een tabblad in het kanaal hebben toegevoegd. U kunt helemaal nieuwe lijsten maken, een van de sjablonen gebruiken of gegevens importeren uit een Excel-tabel of een bestaande lijst uit Microsoft Teams om de regels en structuur van de lijst te gebruiken.
Maar u kunt geen persoonlijke lijsten importeren vanuit uw Microsoft Lists-home. Je kunt ook geen lijsten toevoegen in Microsoft Teams als een persoonlijke app en persoonlijke lijsten maken. Om Microsoft Lists te gebruiken om een persoonlijke lijst te maken en overal op de hoogte te blijven, moet je de zelfstandige app gebruiken.
Een nieuwe lijst maken
Nadat je de Lijsten-app als tabblad in het kanaal hebt toegevoegd, kun je een nieuwe lijst maken. Klik op het tabblad 'Lijsten'. Het tabblad heeft twee opties: 'Een lijst maken' of 'Een bestaande lijst toevoegen'. Klik op de vorige.
Een lijst vanaf het begin maken
Als u een geheel nieuwe lijst wilt maken, selecteert u de optie 'Blanco List'. Wanneer u een blanco lijst selecteert, moet u alles in de lijst zelf aanmaken, ook het aantal en de namen van de kolommen.
Voer een naam in voor de lijst, eventueel een beschrijving, selecteer de kleur en het pictogram en klik op de knop 'Maken'. Het tabblad zal een lege lijst tonen waar u kolommen en lijstitems kunt toevoegen.
U kunt naar de modus 'Snel bewerken' gaan om informatie in de lijst in te voeren, zoals een tabel, of u kunt afzonderlijke items aan de lijst toevoegen door op de knop 'Nieuw item' te klikken.
U kunt ook rechtstreeks vanuit Microsoft Teams regels definiëren voor de kolommen in uw lijsten. Door regels te definiëren, kunt u de lijst voorwaardelijk opmaken, zodat de volledige kolommen of rijen in de lijst alleen verschijnen of verdwijnen als ze aan bepaalde voorwaarden voldoen.
Om een regel voor een kolom te definiëren, klikt u op de pijl naast de kolomnaam en gaat u vanuit het menu naar 'Kolominstellingen'. Selecteer vervolgens 'Deze kolom opmaken' in het submenu.
Klik vervolgens op 'Regels beheren' onder voorwaardelijke opmaak om regels voor de kolom te definiëren.
Een lijst maken met sjablonen
U kunt een sjabloon gebruiken om een lijst te maken in Teams. Er zijn 8 algemene en 3 branchespecifieke sjablonen. Er zijn algemene sjablonen voor het bijhouden van problemen, onboarding van medewerkers, reisschema voor evenementen, activabeheer, het volgen van werving, reisverzoeken, het bijhouden van werkvoortgang en inhoudsplanner. Vervolgens bevatten de 3 branchespecifieke sjablonen sjablonen voor Patiënten, Incidenten en Leningen.
Nadat u op de knop 'Een lijst maken' hebt geklikt, selecteert u de sjabloon die u wilt gebruiken. Het voorbeeld van alle elementen die het bevat, wordt geopend. Als u denkt dat dit de juiste keuze voor u is, klikt u op de knop 'Sjabloon gebruiken'.
Het gebruik van een sjabloon vermindert de tijd die u aan een lijst hoeft te besteden, omdat de basisstructuur die u mogelijk nodig heeft al aanwezig is. U kunt kolommen hernoemen of verwijderen die u niet gebruikt. Of u kunt gewoon beginnen met het invoeren van de items in de lijst in hun respectievelijke kolomtypes.
Een bestaande lijst toevoegen
Naast het maken van nieuwe lijsten en deze als tabbladen in je teamkanalen toevoegen, kun je ook bestaande lijsten toevoegen aan Microsoft Teams. Maar je kunt alleen lijsten van andere teams of kanalen toevoegen in Microsoft Teams, en niet je persoonlijke lijsten vanuit je Microsoft Lists-app-home.
Klik op de optie 'Een bestaande lijst toevoegen' nadat u Lijsten als tabblad hebt toegevoegd.
Al uw bestaande lijsten worden op het scherm weergegeven waaruit u kunt kiezen. Klik op de lijst die u wilt gebruiken om deze aan het kanaal toe te voegen. U kunt ook een bestaande lijst van uw SharePoint-site toevoegen door deze in het tekstvak te plakken om naar de site te linken.
Nadat u de lijst hebt geselecteerd, verschijnt de inhoud op het tabblad. En je kunt het bewerken zoals je wilt.
Microsoft-lijsten zijn een krachtige nieuwe tool in je Microsoft Teams-arsenaal. En met functies zoals voorwaardelijke opmaak, sjablonen, enz., zullen ze zeker een grote hit zijn bij iedereen.