Om belangrijke zaken bij te houden die in een Teams-vergadering zijn besproken
Met de pandemische crisis waarmee de wereld momenteel wordt geconfronteerd, hebben veel organisaties de overstap gemaakt naar apps voor workstream-samenwerking, en het kan moeilijk zijn om een soepele overgang te maken. Sommige mensen voelen zich niet eens op hun gemak bij de opzet van de virtuele vergadering, omdat ze vinden dat deze te beperkend is. Maar als je eenmaal kennis hebt gemaakt met alle functies van de app, realiseer je je dat goede samenwerkings-apps veel te bieden hebben en niet voor niets het toekomstige communicatiemedium op de werkplek worden beschouwd.
Microsoft Teams is een van de toonaangevende WSC-apps en zit boordevol functies om virtuele vergaderingen en samenwerking voor gebruikers zo naadloos mogelijk te maken. Vergaderingen hosten op Microsoft Teams is zo simpel als dat. De meeste gebruikers maken aantekeningen tijdens een vergadering en voor veel mensen betekent dit dat ze een andere app zoals Word of iets dergelijks moeten openen. Maar Teams-vergaderingen hebben een juweeltje waarvan niet alle mensen op de hoogte zijn. U kunt rechtstreeks vanuit de app aantekeningen maken in een Microsoft Teams-vergadering met behulp van de ingebouwde functie 'Vergadernotities' van de app.
Wat zijn vergadernotities in Microsoft Teams?
Vergadernotities in Teams is een geweldige manier om elk detail over uw vergaderingen op het platform vast te leggen. U kunt notities maken en openen voor, tijdens en na een vergadering in Teams. Maar er zijn een paar feiten over notities die u moet weten.
- Alleen de mensen die deel uitmaken van de organisatie kunnen Meeting Notes starten of openen. Dat betekent dat iedereen die zich als gast heeft aangemeld, geen toegang heeft tot notities.
- Vergadernotities zijn niet beschikbaar als een vergadering meer dan 20 personen heeft.
- U hebt alleen toegang tot notities als u voor de vergadering bent uitgenodigd voordat de notities zijn gemaakt.
Voor terugkerende vergaderingen gaan de notities door voor alle vergaderingen. Elke vergadering wordt een nieuwe sectie in Notes.
Aantekeningen maken voordat een vergadering begint
U kunt aantekeningen maken voor een vergadering voordat deze zelfs maar is begonnen. Ga naar ‘Agenda’ in de navigatiebalk aan de linkerkant.
Klik vervolgens op de vergadering waarvoor u aantekeningen wilt maken.
De pagina met vergaderingsdetails wordt geopend. Klik bovenaan op het tabblad 'Vergadernotities'.
Klik vervolgens op de knop 'Notities maken' om notities voor de vergadering te maken.
Nu kunt u de vergaderagenda of andere belangrijke punten voor de vergadering toevoegen. Gebruik de '@' in notities om andere mensen te vermelden om iets speciaals voor hen toe te voegen. U kunt ook de opmaakopties bovenaan gebruiken om de tekst in notities op te maken.
Er kunnen afzonderlijke secties in notities zijn. Klik op het ‘+’ icoon om een nieuwe sectie aan te maken.
Opmerking: Momenteel zijn de notities alleen vooraf toegankelijk voor die vergaderingen die niet in een kanaal plaatsvinden.
Aantekeningen maken tijdens een lopende vergadering
U kunt tijdens een vergadering notities toevoegen, zodat u niets belangrijks hoeft te missen. Klik op het pictogram 'Meer opties' (drie stippen) en selecteer vervolgens de optie 'Vergadernotities weergeven'.
De notities zouden aan de rechterkant van het scherm verschijnen. Als je nog niet eerder aantekeningen hebt gemaakt voor deze vergadering, verschijnt op het scherm 'Ga je gang en begin met het maken van aantekeningen!' Klik op de optie 'Aantekeningen maken' om aantekeningen te maken.
Anders zouden de notities gewoon openen en kunt u meteen beginnen met typen.
Aantekeningen maken nadat een vergadering is afgelopen
Ga voor een kanaalvergadering naar het kanaal waar de vergadering plaatsvond. Klik op Teams in de navigatiebalk aan de linkerkant en selecteer vervolgens het kanaal uit de lijst met teams.
Ga vervolgens naar het bericht over de bijeenkomst en klik op 'Toon notities in volledig scherm' om de notities te bekijken en te bewerken.
Ga voor een privévergadering naar Chats in de navigatiebalk aan de linkerkant en zoek de vergaderingchat in de lijst met chats.
Klik vervolgens op het tabblad 'Vergadernotities' boven aan het chatscherm om toegang te krijgen tot vergadernotities voor de privévergadering.
Met Microsoft Teams kunnen gebruikers aantekeningen maken voor vergaderingen. Vergadernotities zijn een geweldige functie die u kunt gebruiken om vergaderdoelstellingen, agenda's, belangrijke discussiepunten of andere acties vast te leggen. Een groot voordeel hiervan is dat ze voor, tijdens en zelfs na de vergadering toegankelijk zijn. Bewaar dus al uw aantekeningen op één plek en deel ze met uw collega's.