Je vergaderingen verlopen nog naadlooser met deze nieuwe Google Meet-functie
Hoewel virtuele vergaderingen of lessen in de meeste situaties misschien niet gunstig zijn voor hun echte tegenhangers, is er één functie waarbij ze zwaarder wegen dan de laatste. In de meeste vergaderingen of lessen zijn er veel mensen die vragen en twijfels hebben, maar te verlegen zijn om ze te stellen.
De Q&A-functie die exclusief is voor een virtuele omgeving, maakt virtuele vergaderingen duidelijk tot een winnaar in deze categorie. Met een speciale Q&A-functie kunnen deelnemers vragen stellen in een geschreven medium. En natuurlijk is dat voor veel mensen een stuk beter dan mondeling vragen stellen.
Ook Google Meet heeft een Q&A-functie op hun platform geïntroduceerd voor gebruikers van Google Workspace-accounts. Mensen die verlegen waren om vragen voor de camera te stellen, hoeven nu niet meer last te hebben van angst (wanneer ze ervoor kiezen om iets te zeggen) of werkverlies (als ze stil blijven).
Welke gebruikers hebben toegang tot de Q&A-functie?
Q&A in Google Meet is momenteel beschikbaar voor gebruikers met een G Suite Business-, Essentials-, Business Standard-, Business Plus-, Enterprise Essentials-, Enterprise Standard- of Enterprise plus-account. De functie is met één verschil ook beschikbaar voor docenten en studenten met een G Suite Enterprise for Education-licentie.
Waar het voor alle andere gebruikers automatisch beschikbaar is, moet het handmatig worden ingeschakeld door de moderator van de vergadering voor G Suite Education-gebruikers in elke vergadering.
Ook kunnen alleen gebruikers die de vergadering bijwonen via de Google Meet-webapp op hun computer de Q&A-functie gebruiken. Dat geldt voor zowel moderatoren als deelnemers. Deelnemers hebben misschien geen Workspace-account nodig, maar als ze deelnemen aan de vergadering vanuit de mobiele app, kunnen ze geen vragen zien of stellen met Q&A.
Hoe werkt Q&A in Google Meet
Gebruikers van Fir Education-accounts, moderators van vergaderingen, d.w.z. docenten, moeten eerst Q&A voor deelnemers inschakelen. Klik op het pictogram 'Activiteiten' op de werkbalk in de rechterbovenhoek van het scherm. Klik op de optie Vragen. Schakel vervolgens Q&A in.
Vragen stellen als moderator
Moderators kunnen het Q&A-panel gebruiken om vragen te stellen aan andere deelnemers en het panel te modereren voor andere deelnemers. Of het nu gaat om het verwijderen van ongepaste vragen, het markeren van vragen als beantwoord of het verbergen van vragen, moderators kunnen het allemaal.
Om een vraag te stellen, klik je op het icoon ‘Activiteiten’.
Klik vervolgens op de optie Q&A.
Klik in het Q&A-paneel op de knop 'Een vraag stellen' onder aan het paneel.
Typ de vraag en klik op de knop 'Posten'. Uw vragen mogen niet langer zijn dan 300 tekens.
Deelnemers krijgen een melding wanneer je een nieuwe vraag plaatst. Alle vragen in het paneel tonen de naam van de persoon die ze heeft gepost. Ze kunnen het mondeling of via de chat van de vergadering beantwoorden, maar niet via het Q&A-paneel. Je kunt daar alleen vragen stellen en niet beantwoorden.
Het Q&A-paneel modereren
Er zijn ook een paar opties beschikbaar voor de moderator om de vragen voor de hele vergadering te beheren. De moderator kan vragen in de vergadering verwijderen of verbergen of ze als beantwoord markeren.
Klik op de knop 'Markeren als beantwoord' (vinkje) bij de vraag. Als u een vraag als beantwoord markeert, wordt deze niet verborgen. Het laat de deelnemers alleen weten dat een vraag is beantwoord. Het is raadzaam om vragen als beantwoord te markeren om iedereen op de hoogte te houden.
Klik op de knop 'Markeren als verborgen' (oogpictogram) om de vraag voor alle deelnemers te verbergen. Dit is de oplossing voor de vragen die u tijdelijk wilt verwijderen, omdat u een vraag na het verbergen weer zichtbaar kunt maken.
Om een vraag definitief te verwijderen, klikt u op de knop 'Vraag verwijderen'. Moderators kunnen alle vragen in de vergadering verwijderen, zelfs van andere deelnemers. Hiermee wordt de vraag overal verwijderd, inclusief uw eigen paneel. Maar je kunt het later zien in het gedetailleerde Q&A-rapport dat Google Meet na elke vergadering naar de moderator stuurt.
Ook als er vragen waren die u tijdens de vergadering niet kon beantwoorden, zorgt het gedetailleerde rapport ervoor dat u een record hebt waarmee u ze later kunt beantwoorden.
Er is ook een upvote-knop voor elke vraag. U kunt een belangrijke vraag upvoten om deze meer op te laten vallen, bijvoorbeeld wanneer u dezelfde vraag heeft die een andere deelnemer heeft gepost. Moderators zouden andere deelnemers moeten adviseren om de vragen die zij belangrijk vinden te upvoten.
Om uw kijk op de vragen te beheren, zijn er een paar opties beschikbaar voor u als moderator die verschillen van andere deelnemers. Deze helpen u het paneel effectiever te modereren. Klik op de optie 'Alle vragen' om het vervolgkeuzemenu uit te vouwen.
Vervolgens kunt u de vragen filteren om alleen 'Onbeantwoorde', 'Beantwoorde' of 'Verborgen' vragen weer te geven.
U kunt de vragen ook chronologisch of op populariteit sorteren. Klik op de optie 'Oudste eerst' om het vervolgkeuzemenu uit te vouwen. Selecteer vervolgens 'Nieuwste eerst' of 'Populair' om de volgorde te wijzigen. Wanneer je 'Populair' selecteert, sorteert Meet de vragen op basis van het aantal upvotes dat een vraag heeft. Op die manier kunt u op de hoogte blijven van de vragen die het belangrijkst zijn voor deelnemers aan de vergadering.
Q&A gebruiken als deelnemer
Elke deelnemer kan een vraag stellen in de vergadering, zelfs gasten. Ga naar het tabblad Activiteiten in de vergadering en klik op de optie Q&A. In dit panel kunt u de vragen bekijken die andere deelnemers hebben gesteld. Vragen worden mondeling of in de meetingchat beantwoord.
Om een vraag te stellen, klikt u op de knop 'Stel een vraag' onderaan het paneel.
Typ vervolgens de vraag en klik op de knop 'Posten'.
Je kunt je vraag ook verwijderen nadat je deze hebt gepost. Klik op de knop ‘Verwijderen’ om een vraag te verwijderen. U kunt alleen uw vragen verwijderen en niet de vragen die door andere deelnemers zijn geplaatst. Maar onthoud dat zelfs als u een vraag verwijdert, de moderator van de vergadering deze in het Q&A-rapport kan zien.
Om op de hoogte te blijven van alle vragen die in de vergadering worden gesteld, ontvangt iedereen een melding wanneer er een nieuwe vraag wordt geplaatst.
Deelnemers kunnen een vraag niet verbergen of markeren als beantwoord. Ze kunnen een vraag upvoten door op de 'upvote'-knop (duim omhoog-pictogram) te klikken. Moderators kunnen vragen ook als beantwoord markeren. Wanneer een vraag is beantwoord, ziet u er een groen vinkje naast.
Je kunt ook filteren welke vragen op het paneel moeten worden weergegeven, maar in tegenstelling tot de moderator zijn de opties beperkt. U kunt alle vragen bekijken of alleen uw vragen. Klik op de knop 'Alle opties' om het vervolgkeuzemenu uit te vouwen en een andere optie te selecteren.
Q&A in Google Meet is misschien een vrij eenvoudige en vrij gemakkelijk te gebruiken functie. Maar het zal de efficiëntie van uw vergaderingen behoorlijk drastisch verhogen. Het is niet alleen een zegen voor introverte mensen, maar het helpt ook om onderbrekingen in de vergadering te verminderen.