Het ultieme spiekbriefje om een Pro Microsoft Teams-gebruiker te worden
Microsoft Teams behoeft op dit moment geen introductie. Als het 2019 was, zeker. Maar dit was het jaar van videoconferenties en Workstream Collaboration-apps. En Microsoft Teams heeft zich veilig gevestigd als een van de MVP's in het WSC-ecosysteem.
Dat komt omdat het niet alleen een app voor videoconferenties is. Er is zoveel meer bij Microsoft Teams. En precies om deze reden zijn scholen en kantoren dol op werken op afstand. Het is de app om op de meest efficiënte manier samen te werken met je teamgenoten. Maar het enorme aantal functies in Microsoft Teams kan soms ook overweldigend zijn. Als er maar iets was dat je zou kunnen helpen, zou je er snel door kunnen navigeren.
Of je nu een eeuwenoude of een relatief nieuwe Microsoft Teams-gebruiker bent, het maakt niet uit; iedereen houdt van een spiekbriefje om hun productiviteit te verhogen, over te komen als een professional en misschien zelfs om te pronken met hun vaardigheidsvaardigheden. Dat is precies wat u kunt doen met deze lijst met tips en trucs voor zo ongeveer alles wat u kunt doen in Microsoft Teams.
Tips om de productiviteit te verhogen
Meer werk verzetten in minder tijd, wie wil dat niet? Zeker niet jij of je werkgevers! Deze tips en trucs zullen je focus zeker verbeteren en je productiviteit naar een hoger niveau tillen.
Blijf uw taken voor
De Taken-app in Microsoft Teams was de meest verwachte app voor fanatici, maar dat betekent niet dat iedereen de memo heeft gekregen. Als je in het team zat dat het op de een of andere manier heeft gemist, moet je nu aan boord van deze trein stappen, want geloof ons, je mist het.
Tasks by Planner en To-Do combineert de functionaliteit van beide Microsoft-apps – Planner en To-Do – rechtstreeks in Microsoft Teams. U kunt dus uw voortgang volgen en uw taken beheren zonder te hoeven schakelen tussen meerdere apps. Dus niet meer kiezen tussen je gezond verstand of schema.
De Taken-app combineert uw persoonlijke taken uit To-Do en gedeelde taken uit de Planner-app rechtstreeks in Microsoft Teams. Je kunt het toevoegen als een persoonlijke app of zelfs als een tabblad om gezamenlijk teamtaken te beheren. De Taken-app is beschikbaar voor iedereen met een Microsoft 365-abonnement.
Beheers het gebruik van Tasks by Planner en To-Do in Microsoft Teams.
Behandel informatie als een tovenaar met lijsten
Als je de juiste apps in Microsoft Teams kent, kan niemand je stoppen. Microsoft Lists is zo'n app waarvan u moet profiteren. Met Lijsten kunt u alle informatie bijhouden, zowel persoonlijk als gezamenlijk. De app Lijsten kan handig zijn als uw team informatie heeft om bij te houden, te organiseren of workflows te beheren.
En om de zaken te versnellen, zijn er branche- en casusspecifieke sjablonen die het nog eenvoudiger maken om deze lijsten te maken. Deze evolutie van SharePoint-lijsten kan u helpen om zo ongeveer alles te volgen: problemen, activa, routines, gebeurtenissen, inventaris of contacten. Om het nog een tandje hoger te krijgen, kunt u zelfs voorwaardelijke opmaak gebruiken, zodat de objecten in uw lijsten automatisch verschijnen of verdwijnen wanneer aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Het gebruik van deze app zal uw productiviteit ongetwijfeld exponentieel verhogen.
👉Leer lijsten maken en gebruiken in Microsoft Teams als een professional.
Stuur e-mails rechtstreeks door naar uw kanalen
E-mail is een van de meest gebruikte vormen van communicatie in de bedrijfswereld. De hoeveelheid correspondentie die plaatsvindt via e-mails is enorm. Maar het betekent ook dat wanneer uw organisatie Microsoft Teams gebruikt, u soms gevangen zit tussen twee verschillende media. En het kan zo vermoeiend zijn om alle inhoud uit je e-mails te kopiëren om deze op een kanaal in Microsoft Teams te plaatsen.
Dat komt omdat je het verkeerd doet! Wist je dat elk kanaal in Microsoft Teams een uniek e-mailadres heeft waar je e-mails rechtstreeks naar kunt doorsturen? Ja, je hebt het goed gehoord. Alle e-mails die je naar dat adres stuurt, verschijnen als berichten rechtstreeks in het kanaal. Hoe efficiënt is dat!
Om het e-mailadres van een kanaal te krijgen, ga je naar het pictogram 'Meer opties' (menu met drie stippen). Klik vervolgens in het menu op 'E-mailadres ophalen'.
Het e-mailadres wordt gegenereerd. Kopieer het om het te gebruiken.
Gebruik de opdrachtbalk
Command Bar in Microsoft Teams moet de meest onderbenutte functie zijn. Maar het heeft de potentie om uw meest gebruikte functie te worden als u weet hoe u het op de juiste manier moet gebruiken. De Command Bar kan dingen enorm versnellen.
Wil je een oud bericht vinden, een chat of een oproep starten, naar een kanaal gaan, je bestanden bekijken? Gebruik de opdrachtbalk om dit alles en nog veel meer te doen. U hoeft niet eens alle opdrachten te onthouden om ze te gebruiken. Microsoft Teams biedt het je aan. Het enige dat u hoeft te onthouden, is of de taak die u moet uitvoeren een opdracht heeft, zodat u deze snel kunt doen.
Bekijk de gedetailleerde handleiding over het gebruik van Commando's in Microsoft Teams om uw productiviteit te verhogen en tijd te besparen.👆
Uitsplitsing van taalbarrières
Vandaag de dag zijn wereldwijde teams geen noviteit. In plaats daarvan zijn in dit tijdperk steeds meer teams over de hele wereld verspreid. En dat vraagt om elkaars taal te kunnen verstaan om effectief te kunnen communiceren. Met Microsoft Teams hoef je niet naar Google Translate te gaan en berichten te kopiëren/plakken. Microsoft Teams biedt voor dit exacte doel een inherente vertaler.
Klik op het pictogram 'Meer opties' (menu met drie stippen) op het bericht dat u wilt vertalen. Je ziet de optie 'Vertalen' in het menu; klik erop voor een snelle vertaling van het bericht in uw standaardtaal.
Bookmark Berichten
Dit lijkt op het eerste gezicht misschien een kleine functionaliteit, maar het kan u zoveel tijd besparen. In plaats van te proberen oude berichten te vinden met behulp van de zoekbalk, kunt u alle berichten opslaan en deze openen via het gedeelte 'Opgeslagen'.
Ga naar het bericht en klik op het pictogram 'Meer opties' (menu met drie stippen). Klik vervolgens op de optie 'Bericht opslaan'.
Om toegang te krijgen tot uw opgeslagen bericht, kunt u ofwel het commando /opgeslagen vanuit de opdrachtbalk of klik op uw profielfoto op de taakbalk en selecteer 'Opgeslagen' in het menu dat verschijnt.
Sneltoetsen gebruiken
Als u uw productiviteit wilt verhogen, schroom dan niet om sneltoetsen te gebruiken. Sneltoetsen kunnen u zoveel tijd besparen, en toch maken niet veel mensen er volledig gebruik van. Wees niet een van die mensen. Leer de sneltoetsen voor de taken die u het meest uitvoert en krijg dingen snel gedaan.
🤸♀️Kom hierheen om de lijst met alle sneltoetsen in Microsoft Teams voor Windows, Web en Mac te vinden.
Tips voor betere vergaderingen
Afgezien van het gebruik van Microsoft Teams om samen te werken met teamgenoten, is een ander ding dat mensen de app het meest gebruiken, om vergaderingen te houden. En daar wil je zeker een Pro in zijn.
Gebruik de modus Samen voor een meeslepende vergaderervaring
Wanneer het moeilijk voelt om deel te nemen aan een vergadering, zoals u vaak zult merken: online vergaderingen zijn immers niet hetzelfde als vergaderingen in de echte wereld. De Samen-modus van Microsoft doorbreekt barrières en virtuele muren, waardoor je het gevoel hebt dat je samen in een gedeelde ruimte bent.
Wanneer er 5 of meer mensen in de vergadering zijn, kunt u de Samen-modus inschakelen. Ga naar de vergaderwerkbalk en klik op het pictogram 'Meer opties' (menu met drie stippen). Selecteer vervolgens 'Samenmodus' in het menu om deze in te schakelen.
Momenteel kunt u de Samen-modus in de zaalweergave gebruiken, waardoor u het gevoel heeft dat u allemaal bij elkaar zit in een gedeelde zaal.
👉Meer informatie over de Samen-modus in Microsoft Teams en hoe u deze kunt inschakelen en gebruiken.
Groepsdiscussies houden met Breakout Rooms
Of je nu een klas lesgeeft of kantoorvergaderingen organiseert, groepsdiscussies vormen een groot deel van het proces. En met brainstormruimten in Microsoft Teams kun je deelnemers aan vergaderingen gemakkelijk in verschillende groepen verdelen.
En nu hoef je Breakout Rooms niet meer handmatig aan te maken in Microsoft Teams. Microsoft heeft inherente ondersteuning toegevoegd voor deze felbegeerde functie in vergaderingen. Vergaderhosts kunnen deelnemers willekeurig of handmatig in brainstormruimten (maximaal 50) verdelen. Breakout Room-functionaliteit is beschikbaar voor zowel betaalde als gratis gebruikers.
Om breakout rooms te maken, ga je naar de meeting toolbar bovenaan het scherm en klik je op het ‘Breakout Room’ icoon. Verdeel vervolgens de deelnemers in het aantal kamers dat u wilt.
Vergadernotities gebruiken
Dit is een zeer ondergewaardeerde functie die niet de aandacht en waardering krijgt die het verdient. Vergadernotities in Microsoft Teams kunnen uw vergaderingen naadloos maken. Of u nu alle belangrijke details wilt vastleggen die tijdens de vergadering zijn besproken of een agenda wilt maken voor de dingen die moeten worden besproken, vergadernotities moeten uw go-to-functie zijn.
En het belangrijkste is dat ze niet alleen tijdens de vergadering beschikbaar zijn, maar ook erna en ervoor (voor geplande vergaderingen). Vertrouw ons, je moet ze nu gaan gebruiken als je dat nog niet eerder hebt gedaan.
Spring eens binnen om kennis te maken met alle details over het gebruik van vergadernotities in Microsoft Teams.🏃♀️
Bewaar het decorum in een vergadering en steek in plaats daarvan de hand op
Het kan erg moeilijk zijn om het decorum in virtuele vergaderingen te behouden. En als gevolg daarvan is het bijna overal een vergaderetiquette geworden om je microfoon op mute te houden. Maar hoe zit het als je moet praten? Het dempen van uw microfoon zonder dat u daarom wordt gevraagd, verstoort nog steeds de vergadering.
In Microsoft Teams hoeft het niet zo onbeleefd te zijn. Gebruik in plaats daarvan de knop 'Hand opsteken' wanneer u iets moet zeggen. Het geeft de spreker aan dat je iets aan je hoofd hebt, en ze kunnen je dan vragen het dempen op te heffen en te spreken op een manier die geen onderbreking veroorzaakt. Het is beter dan je hand op te steken, want er is geen garantie dat de spreker toevallig naar je videofeed kijkt, maar er is een garantie dat ze naar de 'Opgestoken hand' in het deelnemerspaneel zullen kijken.
Ga naar de vergaderwerkbalk en klik op het pictogram 'Hand opsteken' om uw hand op te steken.
Uw vergaderingen transcriberen
Als je ooit een transcriptie van je hele vergadering wilde hebben, maar dacht dat het onmogelijk was, dan heb je het mis. Microsoft Teams heeft een vrij snelle manier om transcripties van vergaderingen te krijgen, maar het werkt alleen als uw standaardtaal Engels is en wanneer er Engels is gesproken tijdens de vergadering.
Het beleid van uw organisatie moet u ook toestaan om transcripties van vergaderingen te hebben. Er is ook nog een addertje onder het gras: transcriptie is alleen beschikbaar voor vergaderingen die u hebt opgenomen. U kunt deze transcripties zelfs bewerken voordat u ze deelt.
Ga voor een transcriptie naar Microsoft Stream om de opname te bekijken. Klik vervolgens op het menupictogram met drie stippen en selecteer 'Videogegevens bijwerken' uit de opties.
Selecteer een taal in het vervolgkeuzemenu 'Videotaal'.
Klik nu op het selectievakje voor 'Automatisch ondertiteling genereren' om het te selecteren en klik op de knop 'Toepassen' om een transcriptie te krijgen.
Houd ongeplande privévergaderingen
Ongeplande vergaderingen hoeven niet altijd in een kanaal te zijn. Of u hoeft niet altijd een vergadering te plannen als u deze privé wilt houden. U kunt geïmproviseerde vergaderingen houden die volledig privé zijn en niet voor iedereen in het kanaal toegankelijk zijn. En nee, we hebben het niet over 1:1-oproepen of groepsoproepen vanuit groepschats. Deze privévergaderingen zijn net als andere vergaderingen, waar u gasten van buiten uw organisatie kunt hebben, in tegenstelling tot 1:1 of groepsgesprekken.
Ga vanuit het navigatiemenu naar ‘Agenda’ (voor Microsoft 365-gebruikers) of ‘Vergaderingen’ (voor Microsoft Teams Free-gebruikers).
Klik vervolgens op de optie 'Nu vergaderen' in de rechterbovenhoek. Deze vergaderingen vinden niet plaats in een kanaal en uw teamleden kunnen niet weten dat er een vergadering gaande is, laat staan eraan deelnemen zonder een uitnodiging voor een vergadering.
Tips voor meer betrokkenheid
Microsoft Teams is een Workstream Collaboration-app. En om beter samen te werken met je teamgenoten, moet je hun aandacht trekken. Gebruik deze tips om uw berichten en andere interactie aantrekkelijker te maken, wat resulteert in een algehele verhoging van de productiviteit.
Houd peilingen om de betrokkenheid te vergroten
Peilingen zijn een bewezen manier om meer betrokkenheid te creëren, maar aangezien er geen directe functie is om polls te maken in Microsoft Teams, denken veel mensen dat dit niet mogelijk is. Welnu, de helft van de schoonheid van Microsoft Teams ligt in de honderden geïntegreerde apps die het biedt!
En twee van dergelijke geïntegreerde apps - Formulieren en Polly - kunnen u helpen bij het houden van peilingen in uw kanalen. Het enige nadeel dat u misschien tegenkomt, is dat u geen peilingen kunt houden tijdens een vergadering, maar als u eenmaal deze apps gaat gebruiken, zult u merken dat het er toch niet zoveel toe doet. U kunt zelfs gezamenlijke peilingen houden waarbij andere teamleden ook kunnen bijdragen aan de vragen van de peiling.
👉Hier is een complete gids voor het maken van polls in Microsoft Teams.
Maak uitgebreide berichten met behulp van de opmaakopties
Of het nu gaat om het deelnemen aan privéchats of kanaalcommunicatie, formatteer uw berichten om iedereen te behoeden voor het lezen van eenvoudige, saaie berichten. Daar zijn er al genoeg van in de wereld. Klik op het pictogram 'Opmaak' (A met een penseel) onder het berichtvenster om de opmaakopties te openen en uw berichten cursief, vet en onderstreept te maken en nog veel meer te doen.
Onderwerpen gebruiken in kanaalberichten
Berichten zijn een van de belangrijkste vormen van communicatie in Microsoft Teams. Er wordt tegenwoordig meer informatie gedeeld via berichten dan in gesprekken en vergaderingen. Het is dus belangrijk om tijd te investeren in de juiste berichten en ervoor te zorgen dat ze niet verdwalen in de zee van onbelangrijke berichten die er zijn.
Onderwerpregels zijn de snelste manier om ze een beetje pit te geven en ervoor te zorgen dat ze de aandacht trekken van de juiste persoon. Je kunt een onderwerp toevoegen via de opmaakopties voor berichten die je in een kanaal wilt plaatsen. Het is duidelijk dat persoonlijke chatberichten niet echt Onderwerpen nodig hebben, dus je kunt er geen toevoegen.
Tips voor een betere organisatie
Het kan soms een beetje ontmoedigend lijken om dingen georganiseerd te houden zonder je gezond verstand te verliezen. En we hebben allemaal gewild dat dingen gemakkelijker zouden zijn. Een betere organisatie leidt ook tot meer productiviteit. Met deze tips kun je je organisatorische vaardigheden naar een hoger niveau tillen, dingen beter onder de knie krijgen en indruk maken op iedereen terwijl je toch bezig bent.
Slepen en neerzetten van uw teams om opnieuw te ordenen
Aanvankelijk worden al uw teams willekeurig gerangschikt in de volgorde waarin ze zijn gemaakt. In een lange lijst met teams kan het overweldigend worden om bij de belangrijke teams te komen. Maar er is een weinig bekend feit in Microsoft Teams dat professionals gebruiken om hun teams op orde te krijgen en tijd te besparen.
U kunt uw teams slepen en neerzetten om ze in elke gewenste volgorde te rangschikken. U kunt dus uw belangrijkste teams bovenaan hebben, waardoor ze sneller toegankelijk zijn.
Kanalen vastzetten en teams verbergen
Soms is het niet genoeg om je teams samen te stellen. Je hebt misschien je belangrijke teams bovenaan gerangschikt, maar je wordt steeds toegevoegd aan nieuwe teams, en daar gaat je hele regeling naar de wolven. Nou, het hoeft niet zo te zijn. Er zijn nog meer manieren om uw teams te organiseren die u kopzorgen besparen.
Je kunt kanalen vastzetten zodat ze altijd bovenaan in een apart gedeelte verschijnen. Ga naar het pictogram 'Meer opties' (menu met drie stippen) rechts van het kanaal en klik erop. Selecteer vervolgens 'Pin' in het menu.
U kunt ook onnodige teams verbergen om uw Teams-menu op te ruimen. Klik op het pictogram 'Meer opties' rechts van de teamnaam en klik op de optie 'Verbergen' in het menu. Al uw verborgen teams zijn op elk moment toegankelijk via de onderkant van het navigatiemenu voor teams.
Tips voor een soepeler beheer
Of u nu het teamhoofd bent of alleen verantwoordelijk bent voor het hosten van een vergadering, management hoeft geen pijn in de nek te zijn. Maar meestal is het dat wel. Welnu, beschouw deze tips als een remedie.
Rollen toewijzen in een vergadering
Wanneer er meerdere deelnemers aan de vergadering zijn, wordt het van het grootste belang om te kunnen bepalen wat elke deelnemer kan doen. U wilt bijvoorbeeld niet altijd dat iedereen inhoud kan presenteren en delen in een vergadering. Er zijn ook momenten waarop je iemand anders een co-host wilt maken die alle dingen kan doen die je kunt doen, zoals mensen uit de lobby toelaten en andere deelnemers dempen, enz.
U kunt nu rollen toewijzen aan mensen in een Microsoft Teams-vergadering. Mensen kunnen presentatoren of aanwezigen zijn; presentatoren hebben volledige controle en deelnemers krijgen alleen beperkte toegang.
U kunt vergaderingsrollen toewijzen vóór een vergadering (voor geplande vergaderingen) of tijdens. Om rollen toe te wijzen tijdens een vergadering, gaat u naar het deelnemerspaneel en klikt u op het pictogram 'Meer opties' rechts van de naam van de deelnemer om toegang te krijgen tot het menu met drie stippen. Klik vervolgens op de optie 'Maak een presentator' of 'Maak een deelnemer'.
Bespaar tijd en voeg leden in bulk toe
Hoe vaak heb je tijdens het maken van je teams gewenst dat er een optie was om mensen in bulk toe te voegen? Degenen onder jullie die teams hebben moeten maken met meer dan 10 mensen zonder Office-groepen of eerdere teams om als uitgangspunt te gebruiken, weten wat een hoofdpijn het kan zijn.
Welnu, als u de Microsoft Teams-webapp gebruikt, kunt u deze pijn overslaan en bulksgewijs leden toevoegen. De enige vangst, het vereist het gebruik van een Chrome-extensie. Met deze extensie krijgt u ook de toegevoegde bonus dat u uw teams kunt bekijken op een display met 2 kolommen. U kunt dus meer teams bekijken en minder scrollen.
👉Meer informatie over het gebruik van de Chrome-extensie 'Verfijnde Microsoft Teams' om leden in bulk toe te voegen.
Tips voor een algehele betere ervaring
Deze paar tips kunnen categorisatie trotseren, maar je hebt ze in je leven nodig om je ervaring op Microsoft Teams oneindig veel beter te maken.
Negeer uw status niet
Status in Microsoft Teams kan een krachtig hulpmiddel zijn. Omdat uw status uw werkelijke beschikbaarheidsstatus weerspiegelt, kan veel miscommunicatie worden voorkomen die kan ontstaan als u niet in dezelfde fysieke ruimte werkt. Gebruik het dus altijd om andere leden van uw team te laten weten of u beschikbaar, afwezig, bezet of in gesprek bent, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten als ze contact met u opnemen.
U kunt zowel de status 'Gebruikersaanwezigheid' als 'Aangepast' gebruiken om het meeste uit deze tool te halen. Hoewel Microsoft Teams uw status meestal automatisch configureert op basis van uw status (waarvan bekend is dat dit voor velen problemen veroorzaakt), kunt u uw status ook zelf instellen.Ga naar je profielfoto op de taakbalk en selecteer vervolgens een status in het menu om deze in te stellen.
Hete tip: U kunt uw status zelfs instellen op 'Out of Office' voor aangepaste perioden, of u nu net gaat lunchen of op vakantie gaat. Leer hoe u deze nieuwe statusoptie instelt die anders niet beschikbaar is in Microsoft Teams.👆
Ontsnap aan de problemen die uw status kan veroorzaken
Microsoft Teams verandert uw status automatisch en over het algemeen is dat een goede zaak. Maar voor veel mensen die last hebben van micromanaging op het werk, wordt het vervelend als Teams binnen vijf minuten na inactiviteit automatisch hun status verandert in 'Afwezig' van 'Beschikbaar'.
Als je de situatie wilt vermijden waarin je leidinggevende denkt dat je bijna niet werkt in plaats van hard te werken, gebruik dan de Mouse Jiggler-app om je problemen weg te houden door je status het tegenovergestelde te houden.
Stuur dringende berichten
Wil je zeker weten dat de ontvanger je bericht ziet? Markeer het als dringend en ze krijgen twintig minuten lang elke twee minuten een melding. Dat zijn tien meldingen, en dat zullen ze niet missen. Nu, als dat een beetje te veel lijkt, maar het bericht is nog steeds belangrijk dan een standaard bericht, dan kun je het markeren als gewoon belangrijk. De ontvanger wordt niet zo voortdurend op de hoogte gesteld, maar hij weet nog steeds dat het bericht belangrijk is.
Klik op het 'uitroepteken' onder het berichtvenster in de persoonlijke chat en selecteer de prioriteit uit de opties voordat u het bericht verzendt.
Pas uw meldingen aan voor een meer persoonlijke ervaring
Standaard levert Microsoft Teams meldingen voor alle nieuwe berichten, reacties en vermeldingen. Maar Teams biedt uitgebreide aanpassingsmogelijkheden, dus je kunt alleen meldingen krijgen voor dingen waarvoor je op de hoogte wilt worden gesteld.
Open instellingen en ga naar 'Meldingen' in het navigatiemenu aan de linkerkant.
Hier kunt u uw meldingen voor zo ongeveer alles aanpassen aan uw behoeften: teams en kanalen, chats, vergaderingen, mensen en meer.
Gebruik de donkere modus bij het trekken van een All-Nighter
Of je nu deze keer een hele nacht door wilt werken, of dat je regelmatig tot laat in de nacht moet werken, laat het je ogen of slaappatroon niet beïnvloeden. Gebruik de donkere modus in Microsoft Teams om je ogen 's nachts te ontzien van het verblindende licht van je laptop.
Ga naar instellingen vanuit de Microsoft Teams desktop-app en wijzig het thema van ‘Standaard’ in ‘Donker’.
Microsoft Teams heeft veel dingen te ontdekken die soms overweldigend kunnen zijn. Deze tips kunnen u helpen om de zaken een voor een aan te pakken, waardoor u de zaken beter onder controle krijgt. Binnen de kortste keren ben je bedreven in de manieren van Microsoft Teams, zonder dat je verdwaalt in het labyrint.