Maak geautomatiseerde notities in een vergadering met behulp van de functie Live transcripties in Microsoft Teams.
Microsoft Teams liep vroeger behoorlijk voorop in de horde Workstream Collaboration-apps. Maar de laatste tijd verlegt het zijn grenzen nog verder om relevant te blijven in de veranderende tijden. Dankzij de drastische verandering in de hele vergelijking rond de manier waarop we werken en moordende concurrentie, heeft Microsoft Teams consequent zijn A-game uitgebracht.
De nieuwste toevoeging aan het arsenaal aan functies die Teams biedt, zijn Live Meeting-transcripties. Live transcripties zijn beschikbaar tijdens een vergadering en u hoeft geen vergadering op te nemen om deze transcripties te genereren.
Transcripties kunnen uw vergaderervaring aanzienlijk verbeteren. Ze maken uw vergaderingen niet alleen productiever door vergadernotities voor u te automatiseren. Al is het niet handmatig hoeven maken van aantekeningen een groot pluspunt. Ze maken vergaderingen ook inclusiever voor deelnemers die doof of slechthorend zijn, zich op een lawaaierige plek bevinden of een ander taalniveau hebben.
Hoe verschilt transcriptie van live bijschriften?
Microsoft Teams heeft al geruime tijd een functie voor live ondertiteling. Wat is er zo speciaal aan vergadertranscripties? Het grootste verschil is de beschikbaarheid.
Transcripties zijn beschikbaar na een vergadering. En je kunt ze downloaden en met iedereen delen. Dat is precies waarom we ze "geautomatiseerde vergadernotities" noemden. Maar Teams slaat geen bijschriften op.
Wanneer u bijschriften inschakelt, zijn ze ook alleen voor u zichtbaar, maar de transcriptie is voor iedereen zichtbaar, hoewel gebruikers ervoor kunnen kiezen deze te verbergen.
Als de belangrijkste reden waarom u transcripties wilt inschakelen, is om de vergadering inclusiever en toegankelijker te maken, kunt u kiezen voor transcripties of bijschriften. Maar om een verslag van de hele vergadering te hebben, is transcriptie de beste keuze.
Vereisten voor het gebruik van transcriptie in Misrosoft Teams
Er zijn een paar regels verbonden aan het gebruik van transcripties in Microsoft Teams. Ten eerste is het alleen beschikbaar voor geplande vergaderingen en niet voor kanaal- of 'Nu vergaderen'-vergaderingen. Dus als je agenda inclusiviteit en een betere begrijpelijkheid in een geïmproviseerde of een kanaalvergadering is, kun je voor live ondertiteling gaan.
De functie is ook alleen beschikbaar als de gesproken taal Amerikaans Engels is. Bovendien kan het alleen worden gebruikt vanuit de desktop-app en is het alleen beschikbaar voor bepaalde licenties. Het betekent in wezen dat gratis gebruikers van Microsoft Teams en de uitgesloten licentietypen geen toegang hebben tot de functie.
Organisaties met de volgende licenties hebben toegang tot Transcripties in Teams: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU's.
GCC-, GCC-High- en DoD-gebruikers komen niet in aanmerking voor het gebruik van de functie.
Transcriptie moet ook worden ingeschakeld voor de organisatie door de IT-beheerder. Als u de optie voor de transcriptie niet kunt vinden, moet u contact opnemen met de beheerder.
Transcriptie inschakelen voor uw organisatie
Als u een IT-beheerder voor uw organisatie bent, gaat u naar het Teams-beheercentrum.
IT-beheerders van organisaties kunnen transcriptie voor iedereen inschakelen door het op te nemen in het algemene beleid of selectieve mensen door verschillende beleidsregels voor verschillende gebruikers te hebben.
Klik in het navigatiepaneel aan de linkerkant op de optie 'Vergaderingen'.
Er zijn maar weinig opties die eronder worden uitgebreid. Selecteer hier 'Vergaderbeleid'.
Om de optie voor de hele organisatie in te schakelen, klikt u op de optie of ‘Global (Org-wide default)’.
Scrol omlaag naar het gedeelte 'Audio en video'. Zorg er vervolgens voor dat de optie 'Transcriptie toestaan' is ingeschakeld.
Om het selectief in te schakelen, hebt u twee opties. U kunt het voor de hele organisatie inschakelen, vervolgens een aangepast beleid maken waarbij de optie voor transcriptie niet is ingeschakeld en het beleid toewijzen aan de gebruikers die u geen toegang wilt geven tot de functie. Of u kunt precies de tegenovergestelde richting uitgaan, waarbij de optie niet globaal is ingeschakeld, maar alleen in het aangepaste beleid en u kunt deze toewijzen aan de gebruikers die u toegang tot de functie wilt geven.
Om een nieuw vergaderbeleid aan te maken, gaat u naar de pagina 'Vergaderbeleid' en klikt u op de knop 'Toevoegen'.
Geef de naam aan het beleid en configureer het zoals u dat wilt. Klik op de knop ‘Opslaan’.
Om het beleid aan gebruikers toe te wijzen, selecteert u het en klikt u op de knop 'Gebruikers beheren'.
Rechts verschijnt een paneel. Zoek naar de gebruikers aan wie u het beleid wilt toewijzen en klik op de knop 'Toepassen'.
U kunt ook beleid toewijzen aan elke groep gebruikers in uw organisatie.
De transcriptiefunctie gebruiken in vergaderingen
Het gebruik van de functie in vergaderingen is een wandeling in het park. Maar onthoud dat u alleen geplande vergaderingen kunt transcriberen. Start of neem deel aan de geplande vergadering vanuit uw agenda-afspraak.
De organisator van de vergadering en mensen van dezelfde tenant kunnen transcripties starten. Gasten, mensen van een andere tenant en anonieme gebruikers (mensen die niet willen worden geïdentificeerd in transcripties) kunnen de transcriptie in een vergadering niet starten.
Om een transcriptie te starten, gaat u naar 'Meer acties' in de vergaderwerkbalk.
Selecteer vervolgens 'Transcriptie starten' uit de opties.
U ziet een melding dat de transcriptie is gestart en u moet iedereen laten weten dat ze worden getranscribeerd. Maar ook andere deelnemers zien het bericht dat de vergadering wordt uitgeschreven. Desalniettemin moet u iedereen informeren als service voor de deelnemers die zich telefonisch hebben aangemeld.
Het transcriptiepaneel verschijnt aan de rechterkant. Het transcript bevat ook de gebruikersnaam en het profielpictogram van de deelnemer, evenals de tijdstempel.
Alle deelnemers aan de vergadering kunnen het transcriptpaneel op elk moment weergeven of verbergen. Klik op de knop 'Sluiten' op het paneel om het te verbergen.
U kunt ook naar het menu Meer acties gaan en daar 'Transcript verbergen' selecteren.
Selecteer 'Toon transcript' in het menu Meer acties om het paneel weer te geven.
De organisator en presentatoren van de vergadering kunnen de transcriptie op elk moment tijdens de vergadering stoppen en opnieuw starten. Om de transcriptie te stoppen, navigeert u naar het menu Meer acties en selecteert u 'Transcriptie stoppen'.
Iedereen krijgt een melding dat u bent gestopt met transcriberen. De transcriptie stopt automatisch wanneer iedereen de vergadering verlaat.
Transcripties downloaden en delen
De transcripties van de vergadering kunnen na de vergadering automatisch worden gedownload in de agenda-afspraak. Ga naar 'Agenda' in het navigatiepaneel aan de linkerkant.
Open vervolgens het evenement voor de geplande vergadering.
De vergaderpagina heeft bovenaan een extra tabblad: 'Opnames en transcripties'.
Het volledige transcript zal daar beschikbaar zijn om te bekijken. Om het te downloaden, klikt u op de downloadknop.
U kunt het transcript downloaden als een .vtt-bestand (een populair formaat voor transcripties) of een .docx-bestand (Word-document).
Transcripties kunnen worden gedownload van de accounts van de deelnemer totdat de organisator van de vergadering ze verwijdert.
Mobiele deelnemers kunnen de transcriptie niet zien in de mobiele app. Om het toegankelijk te maken voor mobiele deelnemers, downloadt u het bestand en uploadt u het naar de chat. Ga naar de meetingchat en klik op de knop 'Bijvoegen' om het bestand te uploaden.
Mobiele deelnemers kunnen het bestand dan terugvinden in hun chat.
Uw identiteit verbergen in transcripties
Teams kunnen de sprekende persoon identificeren en transcripties van vergaderingen bevatten automatisch de gebruikersnaam en de naam van de persoon. Als u anoniem wilt blijven in transcripties, kunt u uw identiteit verbergen. Maar je moet dit wel voor een vergadering doen.
Klik op het pictogram 'Instellingen en meer' (menu met drie stippen) naast uw profielpictogram op de titelbalk. Selecteer vervolgens 'Instellingen' in het menu.
Instellingen worden geopend. Ga in het navigatiemenu aan de linkerkant naar 'Bijschriften en transcripties'.
Schakel vervolgens de schakelaar uit voor 'Identificeer mij automatisch in bijschriften en transcripties'.
Transcripties zijn een geweldige functie en Microsoft Teams maakt ze zeker gebruiksvriendelijk. Dus de volgende keer dat u vergadernotities wilt maken of de inhoud van de vergadering voor iedereen toegankelijk wilt maken, kunt u de hele vergadering uitschrijven.