Microsoft Teams heeft nu een geheel nieuwe manier om vergaderingen te hosten!
Microsoft Teams is misschien wel een van de meest populaire Workstream Collaboration-apps die momenteel beschikbaar zijn, maar het valt niet te ontkennen dat de gratis versie van Microsoft Teams altijd iets heel belangrijks heeft gemist: de mogelijkheid om privé ad-hocvergaderingen te houden.
Tot nu toe konden Microsoft Teams Free-gebruikers alleen vergaderen in teamkanalen. En elk lid van het team dat toegang had tot het kanaal, kon deelnemen aan de vergadering. Natuurlijk waren daar oplossingen voor: je kon nieuwe kanalen maken met beperkte toegang of Groepschats maken en daar afspreken. Maar dat neemt niet weg dat het een lange weg naar privacy was. Maar daar is nu eindelijk verandering in gekomen!
Microsoft Teams Free heeft nu een speciaal tabblad 'Vergadering' waar u op elk moment privévergaderingen kunt houden. Deze vergaderingen zijn alleen op uitnodiging, in tegenstelling tot de kanaalvergaderingen die nog wel beschikbaar zijn. Het nieuwe tabblad Vergadering heeft ook extra ondersteuning toegevoegd voor het hosten van geplande vergaderingen die tot nu toe niet beschikbaar was voor gebruikers van Microsoft Teams Free. Al met al een goede update!
Start een Teams-vergadering zonder een Teams-kanaal
Het is vrij eenvoudig te gebruiken. Open de Microsoft Teams desktop-app of ga naar teams.microsoft.com om de web-app te gebruiken. De functie is nog niet beschikbaar in de mobiele app.
Klik op de optie 'Vergaderingen' in het navigatiepaneel aan de linkerkant in de Teams-app.
Opmerking: Als de optie nog niet beschikbaar is in uw desktop-app, probeer dan de Teams-app bij te werken. Als het niet beschikbaar is, zelfs niet na het updaten naar de nieuwste versie, is wachten de enige optie, aangezien de functie pas is uitgerold en verschillende gebruikers in een ander tempo zal bereiken.
Het vergaderscherm van Microsoft Teams wordt geopend. Klik op 'Nu vergaderen' om een persoonlijke ad-hocvergadering te houden.
U kunt een paar instellingen aanpassen voordat u een vergadering start, zoals audio- en video-instellingen, een virtuele achtergrond, naam van de vergadering, enz. Als u klaar bent, klikt u op de knop 'Nu deelnemen'.
De vergadering begint en u kunt mensen uitnodigen om deel te nemen aan de vergadering door de vergaderingslink te kopiëren of via e-mail. U kunt zowel organisatieleden als buitenstaanders (gasten) uitnodigen om deel te nemen aan de vergadering.
Een vergadering plannen in Microsoft Teams
In het nieuwe Meeting-paneel in Microsoft Teams zie je ook de optie 'Plannen' waarmee je moeiteloos videovergaderingen kunt plannen met zowel teamleden als gasten.
Om een vergadering in Microsoft Teams te plannen, klikt u op de optie 'Vergaderingen' aan de linkerkant en selecteert u de optie 'Een vergadering plannen' in het scherm Vergaderingen.
Voeg in het pop-upvenster dat wordt weergegeven een titel/naam toe voor de vergadering en configureer de begin- en eindtijd. Wanneer u klaar bent met het instellen van de planningsopties, klikt u op de knop 'Planning' rechtsonder in het dialoogvenster.
Teams plant de vergadering en geeft u opties om de details van de uitnodiging voor de vergadering te kopiëren om te delen met de deelnemers die u wilt uitnodigen, of u kunt ook de optie 'Delen via Google Agenda' gebruiken om iedereen een uitnodiging te sturen en ook hun agenda's te markeren.
Vergaderingen werden een stuk beter in Microsoft Teams. U kunt nog steeds vergaderingen houden in kanalen wanneer u met uw hele team moet vergaderen. Maar voor vergaderingen die alleen voor bepaalde mensen toegankelijk zijn, hoeven er geen lange manoeuvres meer te worden gemaakt. Het tabblad Meeting is er voor jou!