Gebruik statusinstellingen in Microsoft Teams om uw team te laten weten of u beschikbaar bent
Microsoft Teams is een van de populairste Workstream Collaboration-apps geworden. En voor organisaties die het gebruiken, is het nu de primaire manier van communicatie tussen teamleden die e-mail inhalen. En terecht. Microsoft Teams heeft veel tools om communicatie en samenwerking effectiever en productiever te maken dan traditionele middelen.
Zelfs als u vanuit huis werkt en niet in dezelfde fysieke ruimte aanwezig bent, zijn er veel hulpmiddelen om de kans op miscommunicatie te voorkomen en de productiviteit op peil te houden. Een van die tools die je misschien over het hoofd hebt gezien, maar waar je aandacht aan zou moeten besteden, zijn de verschillende statusinstellingen die beschikbaar zijn in Microsoft Teams en alle manieren waarop je ze kunt gebruiken.
Welke statusinstellingen zijn beschikbaar in Microsoft Teams
Er zijn twee soorten statusinstellingen tot uw beschikking in Teams: Gebruikersaanwezigheidsstatus en Aangepaste status.
Wat is een gebruikersaanwezigheidsstatus?
De aanwezigheidsstatus van de gebruiker is het deel van uw profiel in Microsoft Teams (en ook in heel Microsoft 365) waarmee andere gebruikers uw beschikbaarheidsstatus weten. Het verschijnt als de kleine stip in de kleur groen/rood/geel/grijs naast je profielfoto.
Eén blik op de status en andere leden in uw team weten of u online bent, in vergadering bent, niet gestoord wilt worden, enz. U begrijpt de essentie. Strikt genomen is het bedoeld om anderen de algemene status van uw beschikbaarheid te laten weten.
Wat is een aangepaste status?
Afgezien van de aanwezigheidsstatus van de gebruiker, is er ook een aangepaste status in Microsoft Teams die u kunt gebruiken om anderen de exacte omstandigheden van uw beschikbaarheid te laten weten. Waar de aanwezigheidsstatus van de gebruiker alleen iemand kan vertellen dat u niet aan het bureau zit, kan de aangepaste status de exacte gronden achter deze status vertellen, zoals iemand vertellen dat u weg bent tijdens de lunch en over een uur terug zult zijn.
Het is een klein aangepast bericht dat u voor een korte periode kunt weergeven. Andere gebruikers kunnen het zien wanneer ze de muisaanwijzer op uw profielfoto plaatsen. En het verschijnt ook wanneer iemand je een bericht stuurt via een persoonlijke chat of je @vermeldt als je dat wilt.
De statusinstellingen gebruiken in Microsoft Teams
Het instellen van uw status in Microsoft Teams om uw beschikbaarheid aan andere gebruikers aan te geven, is vrij eenvoudig.
Uw aanwezigheidsstatus instellen
Het is je misschien opgevallen dat, hoewel je je statusinstellingen nog nooit eerder hebt gewijzigd, er automatisch een wijziging in je aanwezigheidsstatus optreedt. Dat komt omdat Microsoft Teams automatisch uw status weergeeft, afhankelijk van verschillende omstandigheden.
U zult ook merken dat bepaalde statusopties niet voor u beschikbaar zijn om in te stellen als uw status, maar u kunt ze wel zien als de aanwezigheidsstatus van andere gebruikers. Zoals "In een vergadering", "Presenteren", "Focusing", enz. Deze opties zijn niet alleen "niet beschikbaar" voor u, ze zijn niet beschikbaar voor iedereen om zichzelf in te stellen. Deze statussen zijn app-geconfigureerd, d.w.z. Microsoft Teams wijzigt deze statussen. Het kan ze veranderen in "In een vergadering" wanneer u, nou ja, in een vergadering bent, of "Presenterend" wanneer u het scherm in de vergadering deelt, enzovoort.
Maar de mogelijkheden voor u zijn beperkt. Om een door de gebruiker geconfigureerde aanwezigheidsstatus in te stellen, klikt u op de profielknop op de titelbalk van de Teams-app.
Er verschijnt een contextmenu. Ga naar de optie Status (huidige status) in het menu.
Het submenu verschijnt met de volgende statusopties: Beschikbaar, Bezet, Niet storen, Ben zo terug en Afwezig. Klik op de status die u wilt weergeven. Er is ook een optie 'Status resetten' als u de aanwezigheid wilt terugzetten naar de door de app geconfigureerde status.
Wanneer u zelf een status instelt, heeft deze in de meeste gevallen voorrang op de door de app geconfigureerde status, omdat de prioriteit hoog is. Als u bijvoorbeeld de status instelt op 'Niet storen', zal Teams deze niet wijzigen in 'In vergadering' of 'In gesprek' zoals normaal het geval zou zijn geweest.
Niet alle door de gebruiker geconfigureerde standbeelden zijn echter overschrijfbestendig. Zelfs als u uw status instelt op 'Beschikbaar', zou Teams deze overschrijven op 'Afwezig' na het detecteren van inactiviteit gedurende meer dan vijf minuten meestal.
Ook wanneer je zelf een status instelt in Microsoft Teams, hebben alle staten een standaard verloopperiode. Dus zelfs als u vergeet uw status terug te zetten, blijft u niet voor altijd op Niet storen of bezet.
| Door gebruiker geconfigureerde staat | Standaard vervaldatum |
|---|---|
| Druk | 1 dag |
| Niet storen | 1 dag |
| anderen | 7 dagen |
Aangepaste status instellen
Om een aangepast statusbericht in te stellen, klikt u op de profielknop en gaat u vervolgens in het menu naar 'Statusbericht instellen'.
Het opstelvenster voor het statusbericht wordt geopend. Stel de status samen die u aan anderen wilt laten zien; de maximale lengte voor de aangepaste status is 280 tekens. U kunt ook iemand met uw status @vermelden.
Nadat je de status hebt opgesteld, vink je desgewenst de optie 'Toon wanneer mensen mij een bericht sturen' aan. Wanneer deze optie is ingeschakeld en wanneer iemand je een privébericht stuurt of je @vermeldt in het kanaal, geeft Teams je status weer boven hun opstelvak. Er is dus geen enkele kans dat ze je status mislopen en je later de schuld geven dat je niet reageert.
U kunt ook de vervaldatum instellen voor de status waarvan de voltooiing is voltooid, Teams zal uw status automatisch wissen. Standaard wordt 'Vandaag' weergegeven als de geselecteerde optie. Klik erop om het vervolgkeuzemenu uit te vouwen. Selecteer vervolgens een van de opties uit 'Nooit', '1 uur', '4 uur', 'Vandaag', 'Deze week'. U kunt ook 'Aangepast' selecteren om een datum en tijd op te geven.
Tik nu op 'Gereed' om de status op te slaan.
Uw aangepaste status wordt ingesteld en is zichtbaar voor anderen, samen met uw aanwezigheidsstatus.
Tip: Er is ook een Out of Office-status die u kunt instellen in Microsoft Teams die, grappig verhaal, niet echt kan worden ingesteld vanuit Microsoft Teams. Lees hoe u Out of Office in Microsoft Teams instelt in onze gedetailleerde blogpost hier.
Volg de status van andere gebruikers in Microsoft Teams
Naast het instellen van uw eigen status om anderen op de hoogte te houden, kunt u ook de status van andere gebruikers in uw organisatie volgen. Wanneer u de status van een persoon volgt, ontvangt u een melding telkens wanneer deze beschikbaar of offline wordt weergegeven. Je moet toegeven dat het beter is om meldingen te ontvangen dan obsessief te moeten stalken en te wachten tot ze online verschijnen als je een belangrijke zaak hebt.
Klik op de profielknop in Microsoft Teams en ga naar de optie 'Instellingen' in het menu.
Ga naar 'Meldingen' in het navigatiemenu aan de linkerkant.
Zoek de optie 'Mensen' en klik op de knop 'Bewerken' ernaast.
Voeg nu de persoon (personen) toe waarvan u de status wilt volgen en ontvang een melding.
U kunt deze meldingen op elk moment stoppen door op de knop 'Uitschakelen' naast de naam van de persoon te klikken.
Statusinstellingen in Microsoft Teams is een hulpmiddel van onschatbare waarde dat voor u beschikbaar is om ervoor te zorgen dat er geen ruimte is voor miscommunicatie. U kunt ook verschillende instellingen gebruiken, zoals Niet storen, of Gefocust, enz. om ervoor te zorgen dat u zich kunt concentreren op de taak die voor u ligt en dat niemand u kan storen. Je ontvangt nog steeds berichten van mensen, alleen niet de meldingen, dus je kunt in je zone blijven.