Word een Pro Webex-gebruiker met deze tips tot uw beschikking
Cisco Webex is een geweldige app om te selecteren als uw go-to videoconferentie-app. Het is Cisco, dus u weet dat het veilig is en dat uw privégegevens veilig zijn. En het biedt momenteel zelfs een gratis account.
Maar Webex is niet alleen goed omdat het veilig of gebruiksvriendelijk is. Het heeft veel functies die de ervaring de moeite waard maken. Maar als je een nieuwe app gaat gebruiken, kan het veel tijd kosten om alles te ontdekken wat het te bieden heeft. En sommige functies zijn zo diep begraven dat veel mensen ze nooit ontdekken. Maar dat ga jij niet zijn. We hebben een lijst samengesteld met alle tips en trucs die een Webex-gebruiker moet weten om de app optimaal te gebruiken.
Virtuele achtergronden gebruiken
Verveel je je of schaam je je voor je echte achtergrond tijdens het bijwonen van videogesprekken vanuit huis? Webex ondersteunt nu virtuele achtergronden en achtergrondvervaging voor vergaderingen vanuit de desktop-app. U moet de Webex-versie 40.7 of hoger gebruiken om de functie beschikbaar te maken. Dus als je de oudere versie hebt gebruikt, heb je dit juweeltje van een functie gemist.
U kunt een virtuele achtergrond instellen vanuit het voorbeeldvenster voordat u deelneemt aan de vergadering of tijdens de vergadering zelf. Klik op de knop 'Achtergrond wijzigen' in het voorbeeldscherm en selecteer een achtergrond in het menu.
Om de achtergrond tijdens de vergadering te wijzigen, klikt u op het pictogram 'Meer opties' in uw zelfweergavevenster en selecteert u vervolgens 'Virtuele achtergrond wijzigen' in het menu.
Opiniepeilingen uitvoeren tijdens een vergadering
Tijdens een Webex-vergadering kunt u ook peilingen hosten en de reacties van andere deelnemers aan de vergadering in realtime verzamelen. Maar eerst moet het panel voor opiniepeilingen aan een vergadering worden toegevoegd. En daarom komen veel mensen er zelfs nooit achter dat deze functie in Webex bestaat.
Om polling aan een vergadering toe te voegen, gaat u naar de menubalk in het vergaderingsvenster en klikt u op de optie 'Bekijken'. Ga vervolgens in het menu naar 'Panels' en selecteer 'Panelen beheren' in het submenu.
Selecteer nu 'Polling' onder het gebied 'Beschikbare Panelen' en klik op de knop 'Toevoegen' om het naar de 'Huidige Panelen' te verplaatsen. Klik ten slotte op 'OK' om de wijzigingen op te slaan.
Het paneel voor peilingen verschijnt aan de rechterkant van het vergadervenster waar de panelen voor deelnemers, chats, enz. verschijnen. Van daaruit kunt u vragen toevoegen en peilingen houden met deelnemers aan de vergadering.
Vergaderverslagen bekijken
Webex heeft speciale vergaderrapporten waarmee u alles over uw vergaderingen kunt bijhouden, inclusief maar niet beperkt tot aanwezigheid, gebruik, duur, e-mailadressen van de deelnemers en nog veel meer. U kunt deze rapporten bekijken, exporteren en zelfs afdrukken.
Deze functie is vooral handig voor docenten die anders handmatig moeten controleren welke studenten aanwezig zijn in de vergadering. Met behulp van deze rapporten kunt u zelfs bijhouden wanneer iemand deelnam aan de vergadering en deze verliet. Maar omdat de optie alleen toegankelijk is via de webportal en niet via de desktop-app, wordt deze waarschijnlijk over het hoofd gezien.
Ga in uw browser naar webex.com en meld u aan bij uw vergaderruimte. Ga vervolgens naar uw naam in de rechterhoek van het scherm, klik op de pijl omlaag en selecteer 'Mijn rapporten' in het menu.
Klik vervolgens op 'Gebruiksrapporten'.
Voer de periode in waarvoor u de rapporten wilt bekijken en selecteer de vergadering om het rapport te openen.
Het rapport bevat de details van elke deelnemer afzonderlijk, van basisgegevens zoals hun naam, e-mailadres, of ze zijn uitgenodigd voor de vergadering, wanneer ze zich hebben aangemeld en de vergadering hebben verlaten, en nog veel meer.
Alternatieve hosts
U bent dus de gastheer van de vergadering, maar moet vertrekken vanwege een onvoorziene noodsituatie. Bezorgd over wat er met de vergadering zal gebeuren, aangezien de gastheer te allen tijde aanwezig moet zijn. De toekomst van de bijeenkomst begint er op zulke momenten behoorlijk somber uit te zien, nietwaar? Nou, dat hoeft niet. U kunt in één keer iemand anders de vergaderhost in Webex maken.
Open het paneel 'Deelnemers' en ga naar de deelnemer die je de nieuwe host wilt maken. Klik met de rechtermuisknop op hun naam en selecteer 'Rol wijzigen in' in het menu. Selecteer vervolgens 'Host' in het submenu om ze de host te maken.
Hand opsteken tijdens een vergadering
Er zijn momenten dat je twijfels hebt in de vergadering en iets wilt zeggen, maar je wilt niet onbeleefd zijn en de persoon die al aan het woord is, verstoren. In real-life situaties is het heel gemakkelijk om dat te doen. Je steekt gewoon je hand op en de spreker kan je laten spreken wanneer het hem uitkomt.
Maar in een virtuele vergadering is het niet de meest praktische oplossing om je hand op te steken en te hopen dat de spreker je video ziet. Godzijdank voor het virtueel opsteken van de handen in Webex! U kunt een hand opsteken en de spreker kan uw opgestoken hand naast uw naam op het deelnemerspaneel zien. Houd er echter rekening mee dat u deze functie alleen kunt gebruiken als u niet de host van de vergadering bent.
Open het deelnemerspaneel en ga naar uw naam. Klik vervolgens op de optie 'Hand opsteken' (een handpictogram) naast uw naam. Iedereen krijgt een waarschuwing en ze kunnen zien dat je je hand hebt opgestoken vanuit het deelnemerspaneel.
Weergaven voor opnamen wijzigen
U kunt al uw vergaderingen opnemen in Webex, dat weet iedereen. Maar wist je dat je ook de weergave van de vergaderopnames kunt wijzigen? Standaard bevatten de opnames de video's van deelnemers, en als het een deelsessie is, dan het gedeelde scherm en de videominiaturen van andere deelnemers. Kortom, de exacte replica van uw scherm.
Maar deze opnameweergaven kunnen worden gewijzigd. U kunt kiezen tussen weergave met actieve luidspreker en weergave met alleen inhoud als u geen videominiatuurweergave wilt. De weergave met actieve spreker bevat de video van alleen de actieve spreker en als het een schermdeelsessie is, dan de gedeelde inhoud en de video van de actieve spreker.
In de weergave met alleen inhoud bevat de opname alleen de inhoud van het gedeelde scherm. En als er geen sessie voor het delen van inhoud actief is, wordt alleen de audio zonder video opgenomen. U kunt de opnameweergaven alleen vanuit de webportal wijzigen, dus het is vatbaar voor ontsnapping aan de aandacht van mensen.
Open de webportal en ga naar 'Voorkeuren' in het navigatiemenu aan de linkerkant. Ga dan naar het tabblad 'Opnames'. Hier kunt u de gewenste opnameweergave voor uw opnamen selecteren.
Wijzig de host vóór de vergadering
U hebt een vergadering gepland, maar u kunt deze nu niet bijwonen. Hoe verloopt de vergadering zonder dat de gastheer aanwezig is? U kunt de hosts tijdens de vergadering wijzigen, maar daarvoor moet u minimaal één keer deelnemen aan de vergadering. Maar hoe zit het met de situaties waarin u gewoon niet kunt? Maak je geen zorgen. U kunt de host vóór de vergadering wijzigen.
Elke geplande vergadering heeft een hostsleutel die alleen zichtbaar is voor de host. Deel deze sleutel met de persoon die u de rol van gastheer wilt op zich nemen. En ze kunnen de rol van host claimen na het invoeren van deze sleutel.
Als u de sleutel wilt bekijken, meldt u zich aan bij de Webex-webportal en gaat u naar uw vergaderingen. Klik vervolgens op de geplande vergadering om meer details te bekijken.
Scroll naar beneden en onder vergaderingsinformatie vind je de Host-toets. Deel het met de ander.
Muziekmodus gebruiken in Webex
Heb je ooit muziek willen afspelen tijdens een Webex-vergadering, maar merkte je dat de andere deelnemers het niet duidelijk konden horen? Dat komt omdat Webex standaard het achtergrondgeluid onderdrukt om de audio te verbeteren. Deze achtergrondonderdrukking verstoort de muziek. Als u de muziekmodus inschakelt, blijft het originele geluid behouden en kunt u de muziek zonder enige interferentie afspelen. Om de muziekmodus te gebruiken, moet u de WBS 40.8 of hoger hebben.
Om de muziekmodus in te schakelen, klikt u op de optie 'Instellingen'.
Selecteer vervolgens 'Muziekmodus' in het menu.
Ondertiteling in vergaderingen
Als je een slechte verbinding hebt tijdens de vergadering, of als er een deelnemer met een gehoorbeperking aanwezig is in de vergadering, kun je ondertiteling gebruiken en de hele vergadering uitschrijven.
Als u een Webex Enterprise-account hebt, zal de Webex Meeting-assistent de vergadering automatisch transcriberen met behulp van de AI-mogelijkheden. Klik gewoon op de optie 'CC' in de linkerbenedenhoek van het vergadervenster.
Andere gebruikers kunnen een ondertitelaar in de vergadering hebben om ondertiteling voor de vergadering te leveren. Ga naar het deelnemerspaneel en klik met de rechtermuisknop op de naam van de persoon waarvan je de ondertitelaar wilt maken. Ga naar 'Rol wijzigen in' in het menu en selecteer 'Ondertitelaar' in het submenu.
U kunt hier naartoe gaan en volledige details vinden over het gebruik van ondertiteling in een Webex-vergadering.
Ziezo, mensen. Met deze set tips en trucs in je arsenaal wordt je in een mum van tijd een pro in het gebruik van Webex. Met deze informatie binnen handbereik, zal uw productiviteit in een mum van tijd toenemen.