Plan belangrijke vergaderingen om op de hoogte te blijven van uw planning
Google Meet, voorheen bekend als Google Hangout Meet, is de videoconferentieservice die Google aanbiedt in de G-Suite. Het is de app bij uitstek geworden voor veel organisaties en onderwijsinstellingen, vooral in deze moeilijke tijden.
Met Google Meet kunt u op elk moment direct vergaderen. Maar niet iedereen kan vergaderingen in een oogwenk bijwonen zonder voorafgaande kennisgeving. De betere optie is om vergaderingen van tevoren te plannen, zodat iedereen op de hoogte is en hun planning dienovereenkomstig kan indelen.
Een Google Meet vooraf plannen
Om van tevoren een vergadering te plannen, opent u eerst meet.google.com en logt u in met uw Google-account. Klik vervolgens op de startpagina van Google Meet op de optie 'Een videovergadering plannen vanuit Google Agenda'.
Een Google Agenda-evenementpagina wordt geopend in een nieuw tabblad/venster in uw browser. Geef hier uw Google Meet een titel en klik vervolgens op het veld 'Gasten toevoegen' en typ de e-mail-ID's van mensen die u voor de vergadering wilt uitnodigen.
Als de agenda van de gasten die je wilt uitnodigen voor je beschikbaar is, kun je hun beschikbaarheid zien door op 'Beschikbaarheid gast' te klikken en vervolgens het vergaderschema dienovereenkomstig te wijzigen als je wilt.
Nadat u alle gegevens voor de bijeenkomst heeft ingevuld, klikt u op de knop 'Opslaan'.
Er verschijnt een dialoogvenster met de vraag of u e-mailuitnodigingen naar Google Agenda-gasten wilt verzenden. Klik op ‘Verzenden’.
Als u een G-Suite-account gebruikt dat door uw organisatie is verstrekt en u heeft een e-mailadres van iemand buiten de organisatie toegevoegd, dan verschijnt er een extra dialoogvenster met de melding 'De volgende gasten zijn van buiten uw organisatie'. Klik op ‘Externe gasten uitnodigen’ om de uitnodiging te bevestigen. Als je het per ongeluk hebt toegevoegd, klik dan op 'Doorgaan met bewerken' om de uitnodiging te bewerken en hun e-mail te verwijderen.
De vergadering wordt gepland in uw Google Meet en de gasten ontvangen een e-mail-id voor de uitnodiging. Ze kunnen reageren op het evenement en het toevoegen aan hun agenda. Voor Google-gebruikers zou de vergadering ook in hun Google Meet-account verschijnen als ze erop reageren.
Een Google Meet rechtstreeks plannen vanuit Google Agenda
Je kunt ook rechtstreeks vanuit de Google Agenda een Google Meet plannen. Om aan de slag te gaan, opent u calendar.google.com in uw browser en logt u in met uw Google-account. Klik vervolgens op de knop 'Maken' in de linkerbovenhoek van het scherm.
Een dialoogvenster 'Evenement maken' wordt geopend. Voeg de details over de vergadering toe, zoals de titel, de dag van de vergadering en de tijd. En klik daarna op de knop 'Google Meet-videoconferentie toevoegen'.
Het genereert een Google Meet-link. Ga vervolgens naar 'Gasten toevoegen' en typ de e-mail-ID's van mensen die u voor de vergadering wilt uitnodigen.
De rest van het proces blijft hetzelfde als hierboven uitgelegd. Als je klaar bent met configureren, klik je op de knop 'Opslaan' in de rechterbenedenhoek van het dialoogvenster 'Evenement toevoegen'.
Een vergadering plannen met Google Meet is heel eenvoudig. Voeg het gewoon toe aan uw Google-agenda om het in te plannen. U kunt gasten ook rechtstreeks uitnodigen voor de vergadering tijdens het plannen van de gebeurtenis, en de gasten kunnen de gebeurtenis toevoegen aan hun agenda en er ook op reageren, zodat u weet wie de vergadering zal bijwonen.