Zodat iedereen zijn agenda van tevoren kan plannen
Zoom-vergaderingen zijn een redder in nood bij het thuiswerken. Hoewel het heel handig is om Zoom-vergaderingen ter plaatse te starten, biedt de service je ook de mogelijkheid om vergaderingen van tevoren te plannen, zodat je je werkagenda efficiënt kunt organiseren.
Geplande Zoom-vergaderingen zijn ook een ideale optie voor terugkerende vergaderingen of online lessen die volgens een bepaald schema plaatsvinden. Door de vergaderingen te plannen, krijgen de deelnemers ook een waarschuwing voor de vergadering.
Een Zoom-vergadering plannen
Open de Zoom-desktopclient op uw pc. Klik vervolgens op de optie 'Planning' op het startscherm van de Zoom-app.
Het plannervenster wordt geopend waarin u al uw vergaderinstellingen moet selecteren.
Geef de vergadering een naam in het gedeelte 'Onderwerp'.
Stel vervolgens de datum en tijd in voor de vergadering. De 'Tijdzone' wordt standaard geselecteerd met behulp van de tijdzone van uw computer. Klik op het vervolgkeuzemenu om een andere zone te selecteren. Als de vergadering terugkerend is, vinkt u het selectievakje 'Terugkerend' aan.
Wanneer u het 'Terugkerend selectievakje' selecteert, verdwijnen de datum- en tijdvakken en verschijnt er een bericht in de plaats waarin u wordt gevraagd om de herhaling of herhalingstijd te controleren met behulp van uw kalender.
Selecteer vervolgens een Meeting-ID. U kunt de optie 'Automatisch genereren' selecteren of uw 'Personal Meeting ID' gebruiken voor eenmalige vergaderingen.
Opmerking: Voor terugkerende vergaderingen kunt u uw 'Personal Meeting ID' niet gebruiken omdat deze is gereserveerd zodat u op elk gewenst moment een vergadering kunt starten of plannen.
De host kan ook andere dingen instellen, zoals een vergaderingswachtwoord, audio- en video-instellingen en met welke agenda de vergadering moet worden gepland. Gebruikers kunnen 'Outlook', 'Google Agenda' of 'Andere agenda's' als hun opties kiezen.
Klik op 'Geavanceerde opties' om meer opties uit te vouwen waar u kunt kiezen om een wachtkamer in te schakelen, of eerder deel te nemen aan de host, deelnemers te dempen bij binnenkomst of automatisch de vergadering op de lokale computer op te nemen. Schakel het selectievakje in voor de instelling die u wilt toepassen.
Klik vervolgens op ‘Plannen’ om de afspraak in te plannen.
Nadat u op de knop 'Plannen' heeft geklikt, wordt de door de gebruiker gekozen kalender geopend waar het evenement wordt toegevoegd. Als 'Andere agenda's' is gekozen, kunt u de vergaderinformatie naar uw agenda kopiëren.
Anderen uitnodigen voor een geplande vergadering
Wanneer je een vergadering plant met Zoom, kun je uitnodigingen voor de vergadering naar andere mensen sturen, zodat ze van tevoren kunnen worden voorbereid en in hun schema kunnen passen.
Klik in de Zoom-desktopclient op het tabblad 'Vergaderingen' bovenaan het scherm.
Daar worden de geplande bijeenkomsten vermeld. Selecteer de vergadering waarvoor u anderen wilt uitnodigen.
De informatie over de vergadering verschijnt aan de rechterkant van het scherm. Klik op 'Uitnodiging kopiëren' en de informatie over de vergadering wordt gekopieerd. Plak die informatie in een e-mail of op een andere manier waarvan u de uitnodiging wilt verzenden.
Met Zoom kun je niet alleen vergaderen met een groot aantal mensen, je kunt de vergaderingen ook plannen om je agenda beter te organiseren en altijd op de hoogte te blijven van alle evenementen. Zoom heeft ook de mogelijkheid om uitnodigingen voor een geplande vergadering naar andere mensen te sturen, zodat ook zij op de hoogte zijn van de vergadering en hun werkdagen beter kunnen organiseren.