Heb je een e-mail gestuurd die je niet had moeten hebben? U hoeft zich geen zorgen te maken; Microsoft Outlook zal uw huid opslaan.
Heb je ooit de verkeerde e-mail naar iemand gestuurd en het gevoel gehad dat de wereld zou vergaan? Of niet eens een verkeerde, gewoon een onvolledige en nu denk je dat je er als een complete imbeciel gaat uitzien voor je collega's? Microsoft Outlook-gebruikers hoeven zich geen zorgen te maken over deze shenanigans.
Microsoft Outlook heeft een functie om uw e-mail op te halen of te vervangen en de andere persoon hoeft nooit iets te weten te komen over een ongeluk van uw kant. Natuurlijk zijn er een paar regels aan verbonden.
Wanneer kunt u zich een e-mail herinneren?
De functie terugroepen of vervangen werkt alleen als de andere persoon uw e-mail niet heeft geopend en gelezen. Het bekijken van de e-mail in het leesvenster telt niet. En je kunt het alleen gebruiken als zowel jij als de ontvanger een Microsoft 365- of Microsoft Exchange-e-mailaccount hebben in dezelfde organisatie. Terugroepen/vervangen is een Microsoft Exchange-functie en is niet beschikbaar voor MAPI- of POP-accounts.
Opmerking: De terugroepfunctie is niet beschikbaar als uw organisatie deze niet heeft ingeschakeld.
Hoe een e-mail terug te halen
Open de Outlook-app op uw bureaublad (deze werkt niet met Outlook online) en log in op uw Microsoft 365-account. Voordat u op jacht gaat naar die terugroepknop, kunt u erachter komen of uw account in aanmerking komt voor het gebruik van deze optie als u het niet zeker weet.
Ga naar de menuoptie 'Bestand' en klik erop.
Accountinformatie wordt geopend. Zorg ervoor dat het accounttype 'Microsoft Exchange' is en niet MAPI of POP.
Als het een Microsoft Exchange-account is en de ontvanger zich ook op hetzelfde e-mailsysteem bevindt, bent u klaar om te gaan. Klik op de terugknop om terug te keren naar het hoofdvenster en ga naar de map 'Verzonden items'.
Open de e-mail die u wilt terughalen. Dubbelklik erop om het te openen. Een enkele klik op de e-mail, zoals we meestal doen, opent deze in het leesvenster. U kunt de e-mail niet terughalen uit het leesvenster. De mail wordt geopend in een apart venster. Selecteer op het tabblad 'Bericht' de optie 'Acties' en selecteer vervolgens 'Dit bericht oproepen' in het vervolgkeuzemenu.
Als u de optie 'Acties' niet kunt vinden op het tabblad 'Bericht', maximaliseert u uw venster naar volledig scherm omdat sommige opties in een gedeeltelijk venster verdwijnen of schakelt u in plaats daarvan over naar het tabblad 'Bestand'.
Selecteer op het tabblad Bestand de optie 'Info' in het navigatiemenu aan de linkerkant.
Klik vervolgens op de optie 'Opnieuw verzenden of terugroepen' en selecteer 'Dit bericht opnieuw oproepen' in het vervolgkeuzemenu.
Zodra u op de optie Recall klikt (vanuit beide tabbladen), wordt een dialoogvenster geopend en kunt u kiezen of u de e-mail volledig wilt terughalen of wilt vervangen. Als u de e-mail oproept, wordt deze uit de inbox van de ontvanger verwijderd, terwijl de optie Vervangen de vorige e-mail verwijdert en vervangt door de nieuwe.
Laten we eens kijken naar het verschil tussen beide opties. Om de e-mail eenvoudig terug te halen, selecteert u de optie 'Ongelezen exemplaren van dit bericht verwijderen'.
Vink de optie 'Vertel me of het terughalen voor elke ontvanger slaagt of mislukt' aan voordat u de e-mail terughaalt. Op deze manier krijgt u een bericht dat u laat weten of de terugroepactie is geslaagd. Vink deze optie aan als u van plan bent de e-mail in te trekken of te vervangen om de status van de terugroepactie te weten.
Klik nu op OK. Dat is alles wat u hoeft te doen en het bericht wordt teruggeroepen als de ontvanger het niet heeft gelezen.
Om de e-mail te vervangen, selecteert u de optie 'Ongelezen exemplaren verwijderen en vervangen door een nieuw bericht' en klikt u op OK.
Outlook opent uw originele e-mail in het opstelvak. U kunt het bewerken om weer te geven wat u nu wilt verzenden en op de knop 'Verzenden' klikken. De nieuwe e-mail vervangt de vorige e-mail in de inbox van de ontvanger.
U krijgt een melding als het terughalen van het bericht is gelukt.
Wat gebeurt er aan de kant van de ontvanger?
Wanneer de terugroepactie is geslaagd: Als de ontvanger het oorspronkelijke bericht niet heeft gelezen wanneer u het bericht oproept/vervangt, wordt het oorspronkelijke bericht verwijderd en vervangen door het vervangende bericht (indien aanwezig). Ook wordt de ontvanger geïnformeerd dat u een bericht hebt teruggeroepen.
Wanneer de terugroepactie mislukt: Zowel het originele bericht als het terugroepbericht zijn beschikbaar in de map van de ontvanger. In het geval dat de ontvanger het originele bericht opent op het moment dat het terugroepverzoek wordt verwerkt, wordt de ontvanger geïnformeerd dat u het bericht probeerde terug te halen. Maar het originele bericht is nog steeds beschikbaar in hun map.
Of je nu een e-mail hebt gestuurd met verkeerde feiten of niet genoeg, Microsoft Outlook zal je redder zijn. Roep het bericht met een paar klikken terug en niemand zal wijzer zijn over uw verwarring. Maar onthoud dat u snel moet handelen, want zodra de ontvanger uw e-mail leest, heeft het geen zin.