Alles wat je moet weten over het hosten van evenementen op het nieuwste platform van Zoom
De pandemie heeft de manier waarop we dingen doen volledig veranderd. We hebben niet meer alleen online vergaderingen of lessen voor school. Het is alles nu - concerten bijwonen, komische oplichters, yogalessen, kooklessen, trainingssessies - je snapt de essentie. Alles wat u moet doen, kunt u online doen. En Zoom was een van de voorlopers in deze categorie.
Maar het huidige Zoom-vergaderplatform is ontworpen voor het hosten van vergaderingen, niet voor online evenementen. En ook al hebben we het gedaan, het is niet hetzelfde. Dat gaat nu allemaal veranderen.
Zoom kondigde dit jaar OnZoom aan op Zoomtopia, de jaarlijkse Zoom User Conference die ook dit jaar online plaatsvond. OnZoom is een uitbreiding van het Unified Communications-platform van Zoom. Met OnZoom kunnen gelicentieerde gebruikers online evenementen creëren, hosten en zelfs geld verdienen met hetzelfde platform als Zoom Meetings. Bezoekers kunnen met elk type account deelnemen aan evenementen.
Wat is OnZoom?
OnZoom is een platform voor evenementenbetrokkenheid dat uitsluitend is bedoeld voor het hosten van online evenementen. De bètaversie voor OnZoom is nu zonder extra kosten beschikbaar voor gebruik in de VS voor alle gelicentieerde Zoom-gebruikers. Of u nu een bedrijfseigenaar, een muzikant, dans- of keramiekleraar bent, u kunt het OnZoom-platform gebruiken om evenementen/lessen te organiseren.
Gebruikers kunnen evenementen organiseren voor 100 tot maximaal 1000 deelnemers (afhankelijk van hun Zoom-account) en er zelfs gemakkelijk geld mee verdienen. De toegang tot het evenement kan gratis zijn, met een betaald ticket of een combinatie van beide. En het betalingssysteem is volledig veilig en vereenvoudigd. Bezoekers kunnen tickets betalen met PayPal en bekende creditcards en betaalpassen.
Gastheren kunnen alleen geld accepteren voor tickets met een PayPal Business-account. Als u er geen heeft, maakt u deze vanaf de website van PayPal. Het duurt meestal een paar dagen voordat uw PayPal Business-account operationeel is.
Als u meer deelnemers aan het evenement wilt toevoegen dan de toegewezen limiet, kunt u er ook een livestreamsessie van maken.
Deelnemers kunnen naar on.zoom.us gaan en de evenementen of lessen die hen interesseren ontdekken en volgen. De volledige lijst met aankomende openbare evenementen zal binnen handbereik zijn om te ontdekken en door te bladeren.
OnZoom Host-toegang krijgen
Alleen eigenaren of beheerders van een betaald Zoom-account kunnen OnZoom gebruiken. Maar voordat u OnZoom beta kunt gaan gebruiken, moet u zich aanmelden om host te worden. Klik hier om naar de applicatie voor OnZoom beta te gaan.
Het invullen van de applicatie garandeert geen hosttoegang. Het team van OnZoom zal uw aanvraag beoordelen en beslissen of u hosttoegang krijgt. OnZoom-bèta is momenteel alleen beschikbaar in de Verenigde Staten, dus alleen gebruikers met een Pro-, Business-, Enterprise- of Education Zoom-account in de VS kunnen momenteel evenementen organiseren.
Vul de vragenlijst in voor het aanvraagformulier met basisgegevens over uw account, zoals uw naam, e-mailadres, Zoom-accountnummer, of uw organisatie belastingvrij is, enz.
Dan komt de vraag waarom je OnZoom wilt gebruiken. Maak het gedeelte over waarom je OnZoom wilt gebruiken zo duidelijk mogelijk, want de goedkeuring van je aanvraag hangt ervan af. Dien uw aanvraag in nadat u deze hebt ingevuld.
Het team van Zoom zal reageren met een e-mail om u te laten weten of uw aanvraag is goedgekeurd of toegevoegd aan een wachtlijst voor toekomstige herevaluatie.
U kunt ook worden gevraagd om uw aanvraag opnieuw in te dienen zonder dat deze wordt afgewezen, op de wachtlijst staat of wordt geaccepteerd. Houd uw e-mails in de gaten en dien uw aanvraag opnieuw in als dat gebeurt. Anders zou uw aanvraagstatus niet vooruitgaan.
Als je aanvraag wordt geaccepteerd, moet je eerst een verplichte trainingssessie met het OnZoom-team volgen. Je ontvangt een e-mail met een paar aankomende sessies die je kunt bijwonen. Klik op de link voor degene die bij je past en schrijf je in. Deze links werken alleen voor jou en je kunt ze met niemand anders delen. De trainingssessie zal ook een FAQ bevatten waar u of andere aanwezige aanwezigen vragen kunnen stellen over de OnZoom-hostervaring.
Zodra u de verplichte trainingssessie bijwoont, krijgt u hosttoegang. Na de trainingssessie kan het enkele dagen duren voordat u de goedkeuringsmail ontvangt, maar het zal gebeuren.
Evenementen maken en hosten op OnZoom
Zodra je hosttoegang hebt, kun je evenementen gaan hosten op OnZoom. Ga naar on.zoom.us en log in met je hostaccount.
Vóór de hosttoegang is uw OnZoom-startpagina alleen een plaats waar u gepubliceerde evenementen kunt ontdekken en u ervoor kunt registreren. Maar nadat je toegang hebt, verschijnen er een paar opties in de rechterbovenhoek van het scherm, naast je profielpictogram.
Uw hostaccount instellen
Klik op de knop 'Maken' om een evenement aan te maken.
De eerste keer dat je een evenement gaat maken, kom je op de pagina met communityrichtlijnen. Blader door de pagina en lees ze, vink vervolgens het vakje aan voor 'Ik heb de communitynormen gelezen en accepteer' en klik op de knop 'Accepteren' om verder te gaan.
Voordat je een evenement kunt maken, moet je de eerste configuratie voor je account voltooien. De eerste stap omvat uw hostprofiel. Uw Host-profiel is de informatie over u die u openbaar wilt maken voor potentiële bezoekers. Het is zichtbaar bij elk evenement en speelt een rol om bezoekers te laten beslissen of ze je evenement willen bijwonen. Het omvat het plaatsen van een profielfoto en een korte beschrijving van jezelf. U kunt deze later bewerken.
Koppel op de volgende pagina uw PayPal Business-account. Deze stap is optioneel en u kunt deze overslaan als u alleen gratis evenementen wilt organiseren. Maar om betaalde evenementen te organiseren, moet je deze stap voltooien. Momenteel is een PayPal Business-account de enige manier waarop u tickets in rekening kunt brengen.
Als u wilt dat bezoekers tickets kunnen betalen met creditcards en betaalpassen, schakelt u ook de optie 'Accepteer uw creditcardbetalingen met PayPal' in. Als u dit nu overslaat en het later wilt inschakelen, moet u uw PayPal-account ontkoppelen en vervolgens opnieuw koppelen om deze optie-instelling te wijzigen.
Voer vervolgens op de volgende pagina uw factuuradres in. Dit is, nogmaals, optioneel en je kunt het overslaan als je alleen gratis evenementen wilt organiseren. Maar om betaalde evenementen te organiseren, is dit een noodzaak. U kunt hier ook uw belastingvrijstellingsgegevens opgeven als uw organisatie in aanmerking komt voor belastingvrijstelling.
Klik ten slotte op 'Opslaan'. De eerste installatie voor uw hostaccount is nu voltooid.
Je eerste evenement maken
Nadat je je account hebt ingesteld, kom je op de pagina waar je het evenement kunt maken. Het maken van een evenement bestaat uit drie stappen: Evenementkaart, Evenementprofiel en Tickets.
De eerste stap is de Event Card. U moet een naam en een korte beschrijving van het evenement in minder dan 140 tekens opgeven.
Selecteer vervolgens de categorie van het evenement en u kunt ook tags toevoegen om aanvullende informatie te verstrekken om ze te volgen. U kunt maximaal 8 tags toevoegen.
Het volgende deel is het instellen van de datum en tijd voor het evenement. Het evenement kan eenmalig zijn, of het kan een serie zijn. Voor een eenmalig evenement moet u de starttijd en de duur opgeven.
Klik op de optie ‘Series’ om over te schakelen naar een gebeurtenis van het type serie. Voor een serie-achtig evenement moet je, naast de starttijd en duur, ook de frequentie van herhaling vermelden, en het aantal evenementen waarna je de serie wilt beëindigen, of de datum waarop deze moet eindigen. De tijd en duur van alle evenementen in de serie blijven hetzelfde.
Naast gratis of betaalde evenementen zal OnZoom ook de functionaliteit toevoegen om van het evenement een inzamelingsactie te maken. De functie is begonnen met uitrollen en wanneer deze uw account bereikt, kunt u de schakelaar voor 'Fundraiser' inschakelen en een non-profitorganisatie toevoegen waarvoor u geld wilt inzamelen.
Dan zijn er 'Eventopties'. U kunt de deelname-instellingen, gebeurtenisbeveiliging en opties voor cloudopnamen en livestreaming configureren. Klik erop om verdere opties uit te vouwen.
Onder 'Deelname-instellingen' kun je beslissen of je het evenement wilt betreden met de video aan, of er een wachtkamer is voor het evenement en of bezoekers 5 minuten van tevoren kunnen deelnemen.
Een van de interessante opties hier is of u uw evenement in de Zoom-directory wilt vermelden. Standaard is de schakelaar voor deze optie ingeschakeld. Als het binnen is, is je evenement openbaar vindbaar op OnZoom. Het is belangrijk dat je deze schakelaar hebt ingeschakeld om de bereikbaarheid van je evenement te maximaliseren. Maar als je een privé-evenement wilt hebben, dat je alleen met een link kunt delen, zet het dan uit.
De tweede aanpasbare optie is voor evenementbeveiliging. Wanneer u erop klikt, worden de volgende opties uitgevouwen: 'Bezoekers kunnen 1:1-chatberichten verzenden', 'Bezoekers kunnen schermnamen wijzigen' en 'Aanwezigen kunnen hun scherm delen'. Standaard zijn al deze opties uitgeschakeld om de beveiliging te maximaliseren. Je kunt ze aanzetten, maar OnZoom raadt aan om voorzichtig te werk te gaan en ze alleen in te schakelen als je de aanwezigen kunt vertrouwen en weet dat ze het evenement niet zullen verstoren.
De laatste optie is voor Live Streaming en Cloud Recording. Opnemen voor gebeurtenissen is standaard uitgeschakeld.
Als je Cloud Recording inschakelt, krijg je een disclaimer waarin staat dat "voor het inschakelen van deze functie [cloud recording] deelnemers akkoord moeten gaan met opname en dat dit van invloed kan zijn op de kaartverkoop". U moet bevestigen dat u het wilt inschakelen door op de knop 'Inschakelen' te klikken. Als u cloudopname inschakelt, bestaat uw evenementinformatiepagina en de aankoopstroom voor tickets uit een extra bericht voor potentiële bezoekers dat "het evenement mag worden opgenomen".
Nadat u alle instellingen heeft geconfigureerd, klikt u op de knop 'Opslaan en doorgaan' om door te gaan naar de volgende stap.
De volgende stap is het Evenementenprofiel. Het omvat het instellen van foto's voor het evenement, het toevoegen van een YouTube-link en meer informatie over het evenement dat bezoekers moeten weten. Je evenement moet minimaal één omslagfoto hebben, maar je kunt maximaal drie evenementfoto's toevoegen.
Je kunt ook een YouTube-link toevoegen met informatie over het evenement. De YouTube-video verschijnt als een extra miniatuur naast de evenementafbeeldingen.
De laatste optie op deze pagina is de contactgegevens. Je kunt het e-mailadres voor contact niet wijzigen, omdat deelnemers alleen contact kunnen opnemen met het account met hosttoegang. Maar u kunt de naam van de contactpersoon wijzigen.
Klik op ‘Opslaan & doorgaan’ om door te gaan naar de laatste stap.
De laatste stap bij het maken van uw evenement is 'Tickets'. Ongetwijfeld ook het belangrijkste onderdeel van het evenement dat je aan het maken bent. U kunt gratis of betaalde tickets hebben voor uw evenement of een combinatie van beide. Maar als je de betaalmethode niet hebt ingesteld, kun je alleen gratis tickets hebben.
Het eerste dat je op de Ticket-pagina ziet terwijl je je evenement aanmaakt, is de evenementcapaciteit. Het aantal deelnemers hangt af van uw accounttype en u kunt uw account desgewenst eenvoudig vanaf deze pagina upgraden.
Selecteer vervolgens uw tickettype door 'Gratis' of 'Betaald' te selecteren in de opties.
Je kunt verschillende soorten tickets kopen voor één evenement. Dus wil je bijvoorbeeld goedkopere tickets voor vroege vogels, duurdere tickets voor Algemene toegang, of gratis tickets voor mensen uit een bepaald domein, dan kun je hiervoor verschillende tickettypes aanmaken.
Om een ticket aan te maken, voert u het aantal in voor dat type ticket dat u wilt verkopen. Het totaal aantal tickets voor je evenement is afhankelijk van je account. Dus als je een account hebt dat maximaal 1000 bezoekers ondersteunt, kun je in totaal 999 tickets hebben.
Voer vervolgens de naam van het ticket in. bijv. Vroege vogel.
Als het een gratis evenement is, is het ticket gratis. Voor een betaald evenement kan het ticket variëren van $ 1 tot wat je maar wilt. Er is een bovengrens voor de ticketprijs, maar OnZoom zegt dat deze vrij hoog is, en het is vrij onwaarschijnlijk dat u uw ticket tegen die waarde probeert te prijzen. U hoeft zich dus geen zorgen te maken over de maximale prijs die u op het ticket kunt bepalen.
Voer vervolgens de datum en tijdsperiode in waarin het ticket te koop zal zijn. Als je wilt dat bezoekers zelfs tijdens het evenement tickets kunnen kopen, kun je de ticketverkoop dienovereenkomstig timen.
Als je het ticket alleen beschikbaar wilt maken voor bepaalde mensen, bijvoorbeeld degenen die zich bij een bepaald domein registreren, zet je de schakelaar voor 'Beheren wie zich voor dit ticket kan registreren' aan. Binnenkort kun je het ook alleen beschikbaar stellen aan mensen die per e-mail zijn uitgenodigd. Schakel vervolgens het selectievakje voor 'Gebruikers van opgegeven domeinen' in en voer de domeinnaam in.
Klik ten slotte op 'Opslaan'.
Om een ander tickettype toe te voegen, klik je op 'Ticket toevoegen' en herhaal je het proces en voeg je meerdere tickets toe voor het evenement.
Voor een serie-evenement zijn momenteel slechts twee soorten tickets toegestaan. De ene is voor de hele evenementenreeks en de andere is een inloopticket dat voor één evenement in de serie kan worden gekocht.
Voordat je op de knop 'Publiceren' klikt, adviseert OnZoom je evenementgegevens nogmaals door te nemen. Als je het zeker weet, klik je op de knop 'Publiceren' en je evenement wordt gemaakt. Als u het niet meteen wilt publiceren, klikt u op de knop 'Opslaan' en kunt u het concept op elk moment opnieuw bekijken.
Alleen mensen met een ticket kunnen het evenement bijwonen. Zelfs als ze de ontvangen link met anderen delen, kunnen ze het evenement niet bijwonen, tenzij ze zich ervoor registreren en een kaartje kopen. Als een deelnemer problemen veroorzaakt, kun je deze ook uit het evenement verwijderen.
Het annuleringsbeleid voor uw evenementen wordt door u bepaald. Als u besluit een annuleringsbeleid te hanteren, moet u een klein verlies lijden omdat de transactiekosten van PayPal niet worden terugbetaald. Maar OnZoom stelt voor om een annuleringsbeleid te hanteren, omdat dit van invloed kan zijn op uw hostclassificatie. En een goede beoordeling is belangrijk op OnZoom.
OnZoom is een geweldige plek om evenementen voor je bedrijf te houden, maar voordat je een evenement organiseert, is het belangrijk om jezelf vertrouwd te maken met het platform en zijn best practices. Dit is een van de redenen waarom OnZoom verplichte trainingssessies organiseert voordat hosttoegang wordt verleend. Omdat het geen ontmoeting is met mensen die je kent, is het van het grootste belang om de veiligheid te handhaven. Daarvoor moet je de werking van het platform op een ingewikkelde manier kennen. Maar als je het platform eenmaal wat beter kent, kun je alle evenementen organiseren die je wilt.