Vanaf je computer en cloudopslagservices zoals Google Drive en Dropbox
Een van de geweldige eigenschappen van Microsoft Teams is het gemak waarmee je bestanden kunt delen in de applicatie. U kunt ervoor kiezen om in een handomdraai met alle leden van uw team te delen of privé met een willekeurig lid van een team om in perfecte harmonie te blijven werken. De bestanden kunnen worden gedeeld vanaf uw computer of vanaf een ondersteunde cloudservice op Microsoft Teams.
Een andere verbazingwekkende functie van Microsoft Teams is dat je hiermee ook alle eerder gedeelde bestanden met net zo veel gemak kunt ongedaan maken. De niet-gedeelde bestanden kunnen door niemand worden bekeken nadat ze zijn verwijderd.
Een bestand delen met een team
Open de Microsoft Teams-app op uw desktop of uw webbrowser door naar teams.microsoft.com te gaan. Standaard kunt u de bestanden op uw computer of uw Microsoft OneDrive-account delen.
Als u bestanden van andere cloudservices zoals Google Drive, Dropbox, Box, ShareFile wilt delen, moet u deze toevoegen aan uw Teams-account. Ga naar 'Bestanden' in de navigatiebalk aan de linkerkant.
Het toont alle bestanden die door al uw teams zijn gedeeld. Onder Cloud Storage is OneDrive al toegevoegd. Als u OneDrive gebruikt met het Microsoft-account dat momenteel voor Teams wordt gebruikt, is al uw inhoud van de Drive beschikbaar om te worden gedeeld in Teams. Om een andere cloudservice te gebruiken, klikt u op 'Cloudopslag toevoegen' in de linkerbenedenhoek van het scherm.
Er verschijnt een scherm met opties voor cloudservices om uit te kiezen. Klik op de dienst die u wilt gebruiken. Er wordt een inlogvenster geopend. Log in op jouw account. Als het inloggen is gelukt (het inloggen is alleen succesvol als hetzelfde e-mailaccount wordt gebruikt op zowel de cloudservice als Microsoft Teams), wordt de cloudservice toegevoegd en komen alle bestanden in de cloud beschikbaar om te delen.
Ga nu in de navigatiebalk aan de linkerkant naar 'Teams', selecteer het team waarmee je het bestand wilt delen en selecteer vervolgens het kanaal waarnaar je het bestand wilt verzenden.
Ga onderaan het scherm naar het opstelvak en klik op het icoon ‘Bijvoegen’ (de paperclip).
Er verschijnt een pop-upmenu op het scherm. Je hebt de mogelijkheid om een bestand van al gedeelde bestanden te delen met alle teams en kanalen, OneDrive of andere cloudopslagservices, of een bestand te uploaden vanaf je computer. Selecteer de optie van uw keuze en selecteer vervolgens het bestand dat u wilt delen.
Het bestand verschijnt in het berichtvenster. Wacht tot het is geüpload; het heeft een groene voortgangsbalk onderaan terwijl het nog aan het uploaden is. Zodra het bestand is geüpload, klikt u op de knop 'Verzenden' om het bestand te delen.
Een bestand verwijderen dat naar een team is verzonden
Je kunt het delen van een bestand dat je al met een team hebt gedeeld ook ongedaan maken. Open het kanaal waarmee u het bestand eerder hebt gedeeld. Om het kanaal te openen, ga je naar 'Teams' in de navigatiebalk aan de linkerkant en selecteer je het kanaal onder de teamnaam.
Open nu het tabblad 'Bestanden' in het kanaal. Tabs zijn de snelle links bovenaan de kanalen. Op het tabblad 'Bestanden' staan alle bestanden die op dat kanaal zijn gedeeld.
Zoek het bestand dat u wilt verwijderen uit de lijst met bestanden en plaats uw cursor erop. Naast de bestandsnaam verschijnt de optie 'Actie weergeven' (pictogram met drie stippen). Klik erop. Selecteer vervolgens in het contextmenu dat verschijnt de optie 'Verwijderen'.
Er verschijnt een dialoogvenster met een bevestigingsbericht op het scherm. Klik op ‘Ja’ om het bestand te verwijderen.
Het bestand wordt verwijderd uit het kanaal en uit de lijst met alle bestanden onder het gedeelte 'Bestanden' op de navigatiebalk aan de linkerkant. Niemand in het team zal er meer toegang toe hebben.
Hoe u bestanden privé kunt delen in Microsoft Teams
De bestanden die je op een kanaal deelt, worden gedeeld met alle leden van dat team. Als u niet wilt dat alle leden van het team toegang hebben tot het bestand, kunt u het in plaats daarvan privé delen met een persoon of een groep personen.
Klik in de navigatiebalk aan de linkerkant op 'Chatten'. Open de chat van de contactpersoon naar wie u het bestand wilt sturen, of klik op de knop 'Nieuwe chat' bovenaan om een chat met een nieuwe contactpersoon te starten of een nieuwe groep aan te maken. Klik vervolgens in het opstelvenster op het pictogram 'Bijvoegen' en selecteer het bestand dat u wilt delen. U kunt alleen bestanden verzenden vanaf OneDrive of uw computer in privéchats.
Wanneer het bestand wordt geüpload, wordt er een groene voortgangsbalk onder weergegeven. Zodra het bestand is geüpload in het berichtvenster, d.w.z. de groene balk verdwijnt, klikt u op de knop 'Verzenden' om het bestand te delen.
Een privé verzonden bestand verwijderen
De bestanden die privé zijn verzonden, kunnen vanuit de chat zelf worden ongedaan gemaakt. Ga naar het bericht met het bestand waarvan je het delen ongedaan wilt maken en plaats de cursor erop. Een reeks reactie-emoji's verschijnt bovenaan het bericht met aan het einde een pictogram 'Meer opties' (menu met drie stippen). Klik erop.
Er verschijnt een contextmenu op het scherm. Kies de optie ‘Verwijderen’. Het bericht met het bestand wordt aan beide kanten uit de chat verwijderd en de ontvanger heeft er geen toegang meer toe.
Opmerking: je kunt ook het bericht met het bestand verwijderen, zoals we hierboven hebben gedaan voor bestanden die op een kanaal zijn gedeeld, maar als je dit doet, wordt alleen het bericht verwijderd en niet het bestand. Het bestand is nog steeds beschikbaar onder het tabblad 'Bestanden' en alle bestanden in de navigatiebalk aan de linkerkant.
Gevolgtrekking
Het delen en ongedaan maken van het delen van bestanden met het hele team of slechts enkele leden van een team is moeiteloos in Microsoft Teams. En ondersteuning voor alle belangrijke cloudopslagservices zoals Dropbox en Google Drive maakt het nog handiger om bestanden te delen in Microsoft Teams.