Waar zijn professionals het meest bang voor? De meesten van jullie zouden het niet goed raden, het verliest hun e-mails. Over het algemeen ontvangen en bewaren mensen alle belangrijke bestanden en gegevens in hun e-mail. Dit houdt ze niet alleen op één plek, maar is ook altijd en overal ter wereld toegankelijk.
Als het op e-mail aankomt, is de eerste naam die bij ons opkomt 'Gmail'. De meeste gebruikers over de hele wereld geven de voorkeur aan Gmail boven elke andere e-mailservice op internet. Dit kan worden toegeschreven aan het feit dat het is ontwikkeld door Google, een eenvoudige en duidelijke interface en een overvloed aan gebruiksvriendelijke functies.
Waarom u een back-up van uw e-mails zou moeten maken
Dit is de eerste vraag die in je opkomt als je hoort van e-mailback-up en het is een volkomen terechte vraag, aangezien een groot percentage van de gebruikers er vanwege een gebrek aan bewustzijn tegen kiest. Maar u moet zich realiseren dat in de wereld van vandaag cyberaanvallen, accounts die worden gehackt, misbruik en gegevensverlies via internet veel voorkomen. Als je belangrijke documenten of bestanden in je e-mail hebt staan, moet je een back-up maken, zodat je ze gemakkelijk kunt terugvinden voor het geval je account wordt gehackt, de e-mails per ongeluk worden verwijderd of je gewoon de toegang tot het account verliest.
Wat kan ik anders doen? Een back-up maken van uw e-mails is een oplossing, maar uw focus moet liggen op het verbeteren van de beveiliging door een sterk wachtwoord te gebruiken. Een sterk wachtwoord is zeer effectief als het erom gaat te voorkomen dat anderen uw account hacken en dat uw gegevens worden gecompromitteerd. Het hebben van een back-up zou echter geen kwaad kunnen, het zou als een extra maatregel dienen.
E-mails afzonderlijk downloaden van Gmail
Een van de gemakkelijkste manieren om een back-up van uw e-mail te maken, is door ze naar uw computer te downloaden. Telkens wanneer u een e-mail ontvangt of naar iemand verzendt via Gmail, heeft u de mogelijkheid om deze te downloaden.
Als u niet al uw e-mails wilt back-uppen, maar een paar bepaalde, is de optie om de e-mails afzonderlijk van Gmail te downloaden een geweldige en effectieve optie. Als u echter e-mails in bulk wilt downloaden, raden we u aan de andere methoden op deze pagina te bekijken.
Wanneer je een mail opent, zie je rechtsboven drie puntjes om het menu te openen. In het contextmenu ziet u de optie om onder andere de e-mail te beantwoorden, door te sturen, de e-mail te melden, de afzender te blokkeren en de e-mail te downloaden.
Nadat u op de optie 'Bericht downloaden' hebt geklikt, wordt de e-mail gedownload naar de standaardmap 'Downloads' op uw systeem. Het is raadzaam om al uw gedownloade e-mails in één map te bewaren en ze te categoriseren met behulp van submappen.
Maak een back-up van alle e-mails in Gmail met Google Takeout
Met Google Takeout kunt u alle gegevens op uw Google-account downloaden, hetzij om een back-up te maken, hetzij om deze met een andere dienst te gebruiken. Het werkt met bijna alle diensten die door Google worden aangeboden. Wanneer u met Google Takeout werkt, wordt er een back-up gemaakt van alle e-mails in uw account.
Een back-up maken met Google Takeout
Als u Google Takeout wilt gebruiken voor het maken van een back-up van de e-mails in uw Gmail-account, opent u takeout.google.com in een webbrowser op uw computer.
Wanneer je Google Takeout opent, zijn standaard alle Google-services geselecteerd. Omdat we alleen geïnteresseerd zijn in het maken van een back-up van Gmail, klikt u op 'Alles deselecteren' om eerst alle services uit te schakelen.
Nadat je alles hebt gedeselecteerd, scrol je naar beneden en vink je het selectievakje naast 'Mail' aan.
Nu ziet u de optie om de gegevens te selecteren waarvan u een back-up wilt maken. Klik op 'Alle e-mailgegevens inbegrepen' om de verschillende gegevensopties te selecteren/deselecteren.
Als u een back-up van alle e-mails wilt maken, vink dan het selectievakje 'Alle berichten in Mail opnemen' aan. Als u een back-up van geselecteerde dingen wilt maken, schakelt u het eerste selectievakje uit en maakt u de benodigde selectie uit de lijst en klikt u vervolgens op 'OK' onderaan.
Als u klaar bent met alle selecties, scrolt u naar beneden en klikt u op 'Volgende stap'.
De volgende stap is het selecteren van de frequentie, het bestandstype en de grootte. Eerst moet u de frequentie van de twee selecteren, een keer of elke twee maanden gedurende een jaar. Vink het selectievakje aan achter de optie die u wilt selecteren.
Het volgende gedeelte is voor bestandstype en -grootte. Je hebt twee opties voor het bestandstype, ZIP of TGZ. Het voordeel van '.zip'-bestanden is dat ze op de meeste computers gemakkelijk kunnen worden geopend.
Selecteer ten slotte een gewenste bestandsgrootte uit de lijst. Als de back-up groter is dan de geselecteerde grootte, wordt het bestand in tweeën gesplitst. Klik ten slotte onderaan op 'Export maken'.
Het proces van het maken van een back-up duurt even, afhankelijk van de gegevens in uw e-mails en hoe groot een bestand is gemaakt. Kleinere bestanden worden relatief sneller gemaakt dan grote bestanden, wat zelfs dagen kan duren.
Gmail-back-up downloaden Gemaakt door google Takeout
Nadat u een back-up heeft aangevraagd, ontvangt u een e-mail van Google waarin dit wordt bevestigd. U ontvangt ook de downloadlink(s) voor de gemaakte back-up in een andere e-mail, wat een paar uur kan duren, afhankelijk van de bestandsgrootte. De downloadlink is geldig voor een periode van 7 dagen vanaf de dag dat het verzoek is gedaan.
Wanneer u de e-mail ontvangt, opent u deze en klikt u op de knoppen 'Downloaden'. Controleer ook hoeveel bestanden er zijn gemaakt en hoe groot ze zijn voor toekomstig gebruik.
Nadat u op de 'Download'-knoppen heeft geklikt, wordt u gevraagd uw identiteit te verifiëren door uw Google-wachtwoord in te voeren. Als je klaar bent, download je de bestanden naar je computer. De bestanden hebben de indeling '.zip' omdat dit de standaardinstelling is en we dit niet eerder hebben gewijzigd.
Download de bestanden ook nooit op openbare computers of systemen die u met anderen deelt, aangezien de gegevens kunnen worden misbruikt.
Stuur e-mails door waarvan u een back-up wilt maken in Gmail
Dit is een andere eenvoudige manier om een back-up te maken waarbij u het doorsturen van e-mail naar een ander adres inschakelt. Een van de grote nadelen is dat je doorsturen alleen kunt inschakelen voor inkomende e-mails en niet voor de e-mails die je verstuurt. Ook kunt u alleen een back-up maken van de e-mails die u ontvangt nadat u de doorstuurfunctie heeft ingesteld. Voeg nooit het e-mailadres van iemand anders toe als doorstuuradres, omdat de gegevens dan kunnen worden gecompromitteerd.
Een e-mail-ID toevoegen om de e-mails door te sturen
Om het doorsturen van e-mail in te schakelen, opent u Gmail en klikt u op 'Instellingen' in de rechterbovenhoek.
Wanneer u op 'Instellingen' klikt, wordt een vak 'Snelle instellingen' geopend met de basisinstellingen om de weergave en andere parameters aan te passen. Om de volledige Gmail-instellingen te openen, klikt u op 'Alle instellingen bekijken'.
Je ziet nu bovenaan verschillende tabbladen, ga naar ‘Doorsturen en POP/IMAP’.
In de 'Forwarding en POP/IMOP' vindt u veel opties om de forward-instellingen te configureren. Om doorsturen in te schakelen, klikt u op 'Een doorstuuradres toevoegen', de eerste optie bovenaan, naast het gedeelte 'Doorsturen'.
Je hebt nu een vakje om een e-mailadres in te vullen waarnaar je alle mails wilt doorsturen en klik vervolgens onderaan op ‘Volgende’.
Er wordt nu een nieuw venster geopend waarin u de e-mail-ID moet bevestigen door op 'Doorgaan' te klikken.
Klik vervolgens op 'OK' in het bevestigingsvenster dat verschijnt om de wijziging te bevestigen.
Het doorstuurverzoek bevestigen
Wanneer u een e-mail-ID toevoegt om de e-mails naar door te sturen, wordt er een bevestiging naar het doorstuuradres gestuurd. Om te bevestigen zijn er twee mogelijkheden, ofwel met de bevestigingscode ofwel door op de link in de mail te klikken.
Nadat u op de bevestigingslink heeft geklikt, wordt een nieuwe pagina geopend. Klik op 'Bevestigen' om het ontvangen van e-mails van uw primaire ID toe te staan.
Instellingen voor het doorsturen van e-mail wijzigen
Open het Gmail-account waarvan je een back-up wilde maken en ga zoals we eerder deden naar 'Doorsturen en POP/IMAP'. Vink nu het selectievakje achter 'Een kopie doorsturen ...' aan en selecteer de optie 'Kopie van Gmail in de inbox bewaren' zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding. Dit zorgt ervoor dat uw e-mails worden doorgestuurd en bewaard zoals ze zijn in de inbox van uw primaire account.
Nadat u de wijzigingen heeft aangebracht, scrolt u naar beneden en klikt u op 'Wijzigingen opslaan' om ze toe te passen.
Een back-up maken van e-mails in Gmail met apps van derden
We hebben al een aantal voorbeeldige methoden gezien om een back-up te maken van e-mails in Gmail, maar we hebben nog niet gesproken over de apps van derden die helpen. Nu e-mails de primaire manier van professionele communicatie en het delen van bestanden worden, is er meer dan ooit behoefte aan back-up.
Om dit segment aan te boren, zijn er veel apps gelanceerd die speciaal zijn bedoeld om e-mail en andere back-ups voor gebruikers te maken. Er zijn een aantal echt geweldige applicaties op het web met fascinerende functies die niet alleen een back-up maken, maar ook veel minder aandacht en betrokkenheid van uw kant vereisen.
Belangrijke notitie: Als u services van derden gebruikt, betekent dit dat u iemand anders toegang geeft tot uw e-mails terwijl ze helpen bij het maken van een back-up van uw gegevens. We raden ten zeerste af om een service van derden te gebruiken (hoe veilig ook), tenzij u deze absoluut nodig heeft en de omvang van de mogelijke risico's volledig begrijpt.
OmhoogVeilig
UpSafe helpt gebruikers een back-up te maken van hun Google-gegevens en e-mails. Het is een van de meest populaire apps in het segment, maar het ontbreekt aan de functie om een frequentie in te stellen, wat betekent dat je moet onthouden dat je elke keer een back-up moet maken.
SysTools Gmail-back-up
Dit is weer een geweldige app die veel meer aanpassingen biedt als het gaat om het type back-upbestand en waarmee je ook meerdere Gmail-accounts kunt toevoegen voor back-up.
Gmvault
Het is waarschijnlijk een van de meest vertrouwde applicaties, niet alleen vanwege de veelheid aan aanpassingen en functies, maar ook vanwege het kleine formaat en de eenvoudige interface. U kunt ook een frequentie instellen voor automatische back-ups en achterover leunen en ontspannen.
Nu we de meeste methoden voor e-mailback-up hebben besproken, voelt u zich vertrouwd en georiënteerd met het concept. Zoals eerder besproken, zou het maken van een back-up ook uw enige benadering moeten zijn. Een sterk wachtwoord verkleint de kans op hacking aanzienlijk.