Alles wat u moet weten over het uitnodigen van iemand voor een Microsoft Teams-vergadering
Microsoft Teams is een van de toonaangevende Workstream Collaboration-apps die beschikbaar zijn voor de massa. WSC-apps zijn de afgelopen maanden van optie naar noodzaak geworden. Organisaties over de hele wereld hebben zich vastgeklampt aan apps zoals Microsoft Teams om hun bedrijf draaiende te houden zoals Rose deed aan die deur (RIP Jack).
Of u nu videovergaderingen wilt houden of bestanden wilt delen en eraan wilt samenwerken met uw teamleden, de organisatiestructuur van Microsoft Teams maakt het steeds eenvoudiger om dit te doen. Met Microsoft Teams kunt u niet alleen videovergaderingen houden met uw organisatieleden, maar ook met buitenstaanders, ongeacht of ze een Microsoft Teams-account hebben.
Mensen uitnodigen tijdens een vergadering
Of het nu een ad-hocvergadering is die alleen in een teamkanaal kan plaatsvinden, of een geplande vergadering die plaatsvindt in een kanaal, alle teamleden die toegang hebben tot het kanaal kunnen vanaf daar deelnemen aan de vergadering. Maar het is niet de enige manier voor mensen om deel te nemen aan uw vergadering. U kunt tijdens het gesprek iedereen, zowel leden van de organisatie als gasten, uitnodigen voor een vergadering in Microsoft Teams.
Klik op het icoon 'Toon deelnemers' op de belwerkbalk in de vergadering. De deelnemerslijst wordt geopend aan de rechterkant van het scherm.
Als u nu iemand wilt uitnodigen die tot dezelfde organisatie als u behoort, zowel teamleden als niet-teamleden, klikt u op het tekstvak 'Iemand uitnodigen' en begint u hun naam te typen.
Suggesties voor organisatieleden verschijnen onder het tekstvak. Selecteer de persoon die je wilt uitnodigen.
Zodra je op hun naam klikt, begint Microsoft Teams ze te bellen. Ze kunnen de oproep om deel te nemen aan de vergadering accepteren.
Om iemand van buiten uw organisatie uit te nodigen, klikt u op de knop 'Deelnamegegevens kopiëren' naast het tekstvak voor de uitnodiging.
De informatie over de vergadering wordt naar uw klembord gekopieerd. Wanneer u de deelname-informatie plakt, heeft deze de vorm van een link 'Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering'. Stuur het via een e-mail, bericht of op een andere manier naar de mensen die je wilt uitnodigen.
Ze kunnen dan als gasten deelnemen aan de vergadering via de link in het bericht. Het maakt niet uit of de persoon een Microsoft Teams-account heeft. Iedereen kan deelnemen aan de vergadering via de uitnodigingslink.
Opmerking: Gasten moeten worden toegelaten tot de vergadering door iemand die al in de vergadering is nadat ze zijn toegetreden.
Mensen uitnodigen voor een vergadering
Microsoft Teams Office 365 Business-abonnees hebben ook een extra functionaliteit dan de Microsoft Teams Free-gebruikers. Naast het hosten van ad-hocvergaderingen, kunnen ze ook ruim van tevoren vergaderingen plannen. En het plannen van de vergaderingen is niet alleen in uw voordeel. U kunt ook mensen uitnodigen terwijl u de vergadering plant, zodat ze op de hoogte zijn en hun planningen kunnen beheren om de vergadering mogelijk te maken.
Klik in het plannerscherm op 'Vereiste deelnemers toevoegen' om mensen uit te nodigen. Voor organisatieleden, begin met het invoeren van hun namen en klik op de naam van de persoon wanneer deze onder het tekstvak verschijnt.
Voor mensen buiten uw organisatie: voer hun e-mail-ID's in het tekstvak in.
Nadat u op de knop 'Verzenden' in de vergaderplanner heeft geklikt, wordt er automatisch een uitnodigingsmail naar iedereen verzonden met de vergaderlink en de datum en tijd van de vergadering.
De ontvangers kunnen dan op het moment van de vergadering deelnemen via hun uitnodigingslink.
Het is vrij eenvoudig om iedereen uit te nodigen voor een Microsoft Teams-vergadering, of ze nu wel of niet in dezelfde organisatie zitten als jij. Bovendien kunt u niet alleen mensen uitnodigen tijdens een vergadering, maar ook vooraf voor geplande vergaderingen.