Complete gids voor docenten en trainers om virtuele breakout-sessies te creëren en groepstaken toe te wijzen aan deelnemers aan een Zoom-vergadering
Veel organisaties, of het nu scholen, virtuele bijles en zelfs bedrijven zijn, schakelen over op Zoom-vergaderingen/-oproepen sinds de pandemie ons toesloeg. De efficiëntie van dit online videoconferentieplatform was behoorlijk opmerkelijk. De software vergemakkelijkt zelfs het creëren van virtuele breakout-sessies om docenten en trainers te helpen groepstaken toe te wijzen aan deelnemers aan een Zoom-vergadering.
Breakout Rooms zijn met name handig voor docenten die online lessen voor studenten geven. Stel dat een docent voor een groepsopdracht of -project bijvoorbeeld brainstormruimten kan maken in Zoom en studenten in groepen aan elke brainstormruimte kan toewijzen. De studenten kunnen in groep samenwerken aan de opdracht in de hen toegewezen breakoutroom en de docent kan de studenten in elke breakoutroom observeren. Net als een echt klaslokaal.
Breakoutruimten inschakelen
Alleen ‘Admin’-accounts kunnen Breakout Rooms in zoom aanmaken en gebruiken. Als je een leraar op een school bent, vraag dan de IT-beheerder van je school om de Breakout Rooms-functie in te schakelen die alle leraren kunnen gebruiken.
Als je beheerderstoegang hebt tot je Zoom-account, ga dan naar zoom.us/profile, klik op de optie 'Instellingen' onder het gedeelte 'Persoonlijk' aan de linkerkant en klik op 'In vergadering (geavanceerd) ' optie aan de rechterkant om verder te gaan.
De tweede optie onder de instelling Geavanceerde vergadering is degene die we zoeken. Schakel de optie 'Breakout Room' in door de schakelbalk ernaast naar blauw te schuiven.
Nu zou u de deelnemers van uw vergadering in afzonderlijke groepen kunnen verdelen, zodat ze in groepen kunnen samenwerken aan opdrachten.
Nadat je Breakout Rooms op je account hebt ingeschakeld, maak je een Zoom-vergadering aan en nodig je alle deelnemers daarvoor uit.
Breakout-ruimtes maken in een Zoom-vergadering
In het Zoom-vergaderingsvenster ziet u de optie 'Breakout Rooms' op de hostcontrolebalk. Klik erop om Breakout Rooms te configureren voor de lopende vergadering.
In het pop-upvenster van de breakoutruimte kunt u het aantal kamers kiezen waarin u de deelnemers wilt verdelen. Klik op het vakje naast de optie 'Deelnemers toewijzen aan' en voer het aantal brainstormruimten in dat u wilt maken.
Je zou de aanwezigen zelf kunnen verdelen door de optie ‘Handmatig’ te kiezen. Of u kunt de standaardoptie 'Automatisch' ingeschakeld laten om Zoom de deelnemers proportioneel in afzonderlijke groepen te laten verdelen op basis van het aantal brainstormruimten dat u hebt gemaakt. Het toont het aantal deelnemers dat aan elke kamer wordt toegevoegd onderaan het dialoogvenster.
Als u klaar bent met de details, klikt u op de knop 'Kamers maken' onder aan het dialoogvenster.
Zoom maakt de brainstormruimten en voegt willekeurig hetzelfde aantal deelnemers toe aan elke ruimte (zolang er een even aantal deelnemers aan de vergadering is) als je de optie ‘Automatisch’ hebt geselecteerd.
Standaard krijgen de Breakout Rooms de naam ‘Breakout Room 1’, ‘Breakout Room 2’, enzovoort. U kunt de brainstormruimten hernoemen door met de muiscursor over de naam van de ruimte te bewegen en de optie 'Naam wijzigen' te selecteren.
Verplaats of ruil deelnemers tussen breakoutruimtes
Als de automatische opstelling door Zoom je niet goed staat, kun je deelnemers verplaatsen of uitwisselen tussen de brainstormruimten door met de muis over de naam van de deelnemer te gaan en de opties 'Verplaatsen naar' of 'Uitwisselen' te selecteren.
Om een bepaalde deelnemer naar een andere kamer te verplaatsen, klik op de knop 'Verplaatsen naar' naast de naam van de persoon (na de muisaanwijzer) en selecteer de kamer die u voor hen wilt toewijzen.
Wissel op dezelfde manier een deelnemer uit met iemand uit een andere kamer door de optie 'Uitwisselen' naast zijn naam te selecteren.
Opties voor Breakout Rooms configureren
Om de brainstormruimten verder aan te passen voor uw vergadering, klikt u op de knop 'Opties' onder aan het dialoogvenster voor de brainstormruimten.
Op het scherm Opties kunt u de optie 'Alle deelnemers automatisch naar brainstormruimten verplaatsen' inschakelen om automatisch deelnemers toe te laten en deel te nemen aan de toegewezen brainstormruimten. Als u deze optie niet gebruikt, moeten de deelnemers handmatig deelnemen aan de brainstormruimten nadat u de ruimten hebt geopend voor toegang.
In de opties kunt u ook configureren dat de brainstormruimten automatisch sluiten na een bepaalde tijd door het aantal minuten in te voeren dat u wilt dat de breakout-sessies duren, en u kunt ook een 'Countdown Timer' inschakelen zodat uw deelnemers weten wanneer een breakout room staat op het punt te sluiten.
Start de Breakout Sessie
Start ten slotte de Breakout-sessie door alle brainstormruimten te openen zodat de deelnemers kunnen deelnemen en aan de groepsopdracht kunnen werken. Klik onderaan op de knop 'Alle kamers openen'.
Als u de optie om de deelnemers automatisch toe te voegen aan de brainstormruimten niet hebt ingeschakeld, zien de deelnemers het volgende dialoogvenster op hun Zoom-vergaderschermen om deel te nemen aan de brainstormruimte die voor hen is gemaakt.
Zend een bericht uit naar alle Breakout Rooms
Zodra uw brainstormruimten zijn geopend en alle deelnemers zich bij hun respectievelijke ruimten hebben aangesloten, kunt u een broadcastbericht naar hen allemaal sturen door op de knop 'Broadcast a message to all' in het Breakoutroom-venster te klikken.
Doe zelf mee aan een Breakout Room
Op dit punt kun je als gastheer er ook voor kiezen om deel te nemen aan een breakoutroom om te surveilleren of de deelnemers ergens mee te helpen. Klik in het configuratievenster van Breakout Rooms op de knop 'Deelnemen' naast de Room waaraan je wilt deelnemen.
Alle Breakout Rooms sluiten
Zodra de breakout-sessie is voltooid en u wilt dat alle deelnemers weer deelnemen aan de hoofdvergadering, klikt u op de rode knop 'Alle kamers sluiten' onderaan het dialoogvenster Breakout Room.
Dit brengt alle deelnemers terug naar de hoofdvergadering van Zoom.
Bonustip: wijs vooraf brainstormruimten toe in geplande vergaderingen
Omdat Breakout Rooms vooral handig is voor docenten die online lessen volgen, is de kans groot dat u uw vergaderingen met deelnemers vaak plant, zodat iedereen zijn agenda kan wissen en beschikbaar is om op het geplande tijdstip aan de vergadering deel te nemen.
Gelukkig kun je Breakout Rooms ook configureren voor geplande vergaderingen om deelnemers vooraf toe te wijzen aan Breakout Rooms, zodat je jezelf de tijd kunt besparen die je besteedt aan het configureren van breakout-sessies terwijl de vergadering aan de gang is.
Breakoutruimten vooraf kunnen toewijzen in geplande vergaderingen moet u de optie hiervoor inschakelen op de zoom.us/account/setting-pagina.
Klik op de optie onder de rij 'Breakout Room', die zegt 'Laat de host deelnemers toewijzen aan brainstormruimten tijdens het plannen'.
Als dat is gebeurd, bladert u helemaal naar boven en selecteert u de optie 'Vergaderingen' onder het gedeelte 'Persoonlijk'. Selecteer vervolgens een vergadering die u ook wilt toevoegen aan Breakout Rooms onder de lijst 'Aanstaande vergaderingen'.
Kies nu de optie 'Deze vergadering bewerken' onderaan de pagina van de gekozen vergadering.
Opmerking: Als u nog geen geplande vergadering heeft, klik dan op de knop 'Een nieuwe vergadering plannen' om een nieuwe vergadering aan te maken en deze als volgt te configureren.
Stream verder naar beneden op de pagina voor het bewerken/maken van vergaderingen om het gedeelte 'Vergaderopties' te vinden. Vink het vakje aan naast de optie 'Breakout Room Pre-assign'.
Klik vervolgens op de link 'Kamers maken' om brainstormruimten te maken en vooraf toe te wijzen aan deelnemers van de vergadering.
Klik op de knop '+' naast 'Rooms' in het pop-upvenster om een Breakout Room aan de geplande vergadering toe te voegen.
Nadat een ruimte is gemaakt, klikt u op het veld 'Deelnemers toevoegen' om namen van deelnemers in te voeren en deze vooraf toe te wijzen aan de brainstormruimte.
Herhaal dezelfde stap voor alle brainstormruimten die u wilt maken. Als u klaar bent, klikt u op de knop 'Opslaan' rechtsonder in het dialoogvenster.
Sla ten slotte de vergaderopties voor de geplande vergadering op door op de knop 'Opslaan' te klikken.
Het creëren van breakout rooms is misschien een ingewikkeld proces, maar het is zeker een efficiënt proces. Hierdoor kunt u uw teamgesprekken, virtuele klaslokalen of elk type trainingssessie beter beheren.