Annuleer vergaderingen van tevoren om te voorkomen dat u er als een eikel uitziet.
Het is de basisetiquette op de virtuele werkplek om vergaderingen van tevoren te plannen. Het geeft de deelnemers aan de vergadering een idee en ze kunnen hun agenda open houden voor de vergadering. Maar hoe belangrijk het plannen van een vergadering ook is, het is net zo belangrijk om ze te laten weten als een vergadering wordt geannuleerd.
Microsoft Teams maakt het griezelig eenvoudig om vergaderingen die je in de app hebt gepland te annuleren. U kunt een vergadering alleen annuleren als u de organisator van de vergadering bent. Als u bent uitgenodigd voor een vergadering, kunt u deze alleen uit uw agenda verwijderen en niet annuleren.
Er zijn nu twee soorten geplande vergaderingen: zelfstandige vergaderingen en terugkerende vergaderingen. Laten we eens kijken hoe u elk type vergadering in Microsoft Teams kunt annuleren.
Opmerking: Als een geplande vergadering geen deelnemers heeft, is er geen optie om de vergadering te annuleren. Maar aangezien er geen deelnemers zijn, hoeft u niemand echt op de hoogte te stellen van de annulering. Het heeft dus geen zin om de vergadering te annuleren.
Een zelfstandige vergadering annuleren
Open Microsoft Teams en ga naar het tabblad 'Agenda' in het navigatiemenu aan de linkerkant.
Ga vervolgens naar de vergadering die u wilt annuleren en klik erop.
Er verschijnt een kort optiemenu. Klik op de knop 'Bewerken'.
Het scherm met vergaderdetails wordt geopend. Klik op de knop 'Vergadering annuleren' in de linkerbovenhoek.
Er verschijnt een bevestigingsvraag. U kunt een annuleringsnotitie toevoegen voor de deelnemers aan de vergadering, maar dit is volledig optioneel. Klik op de knop 'Vergadering annuleren'.
Hiermee wordt de vergadering uit uw agenda verwijderd en Microsoft Teams stelt de deelnemers aan de vergadering ook op de hoogte van deze ontwikkeling.
Opmerking: Een vergadering annuleren vanuit Microsoft Teams werkt alleen voor Microsoft 365-gebruikers. Voor gratis gebruikers van Microsoft Teams moet u de mensen naar wie u de vergaderingslink hebt gestuurd handmatig op de hoogte stellen van de annulering. Verwijder ook de afspraak zodat niemand kan deelnemen aan de vergadering voor het geval ze de memo niet ontvangen. Ga naar het tabblad Vergaderingen. Klik vervolgens op de knop 'Meer opties' (menu met drie stippen) en selecteer 'Verwijderen' uit de opties.
Een terugkerende vergadering annuleren
U kunt ook geplande vergaderingen hebben die op tijd terugkeren. Als het gaat om het annuleren van deze vergaderingen, zijn er twee dingen waar u rekening mee moet houden: Of u nu een enkele vergadering wilt annuleren of de hele reeks.
Een enkele vergadering annuleren
Als u een enkele gebeurtenis wilt annuleren, gaat u naar het tabblad Agenda en klikt u op die gebeurtenis van de vergadering die u wilt annuleren.
Klik vervolgens op de knop 'Bewerken'. Een vervolgkeuzemenu wordt uitgevouwen. Selecteer 'Voorbeeld bewerken' uit de opties.
De details van de vergadering worden geopend. Klik vervolgens op de knop 'Vergadering annuleren' in de linkerbovenhoek.
Nogmaals, een paar opties zullen worden uitgebreid. Klik in de opties op 'Cursus annuleren'. Als je in dit stadium van gedachten verandert, kun je ook de hele serie annuleren door op de optie 'Serie annuleren' te klikken.
Er verschijnt een bevestigingsvraag. Voeg eventueel een opzegbrief toe. Klik vervolgens op de knop 'Voorval annuleren' om alleen deze enkele vergadering te annuleren en Microsoft Teams zal de betrokken deelnemers op de hoogte stellen.
De hele vergaderreeks annuleren
Als u in plaats daarvan de hele reeks vergaderingen wilt annuleren, gaat u naar het tabblad Agenda en klikt u op een vergadering uit de reeks in de agenda.
Klik op de knop 'Bewerken' en selecteer 'Serie bewerken' in de vervolgkeuzelijst.
De details van de vergadering worden geopend. Klik op de optie 'Vergadering annuleren'. Bij het bewerken van de serie is er geen optie om te vragen of je de gebeurtenis of serie wilt annuleren. Het annuleert de serie met een enkele klik.
Er verschijnt een bevestigingsvraag. Voeg een annuleringsnotitie toe voor de deelnemers aan de vergadering als u een persoonlijk bericht over de annulering wilt toevoegen. Klik vervolgens op de knop 'Serie annuleren'.
De hele reeks vergaderingen wordt geannuleerd en deelnemers aan de vergadering worden op de hoogte gebracht van deze update.
Een vergadering annuleren, zodat u geen tijd van andere deelnemers verspilt, is net zo cruciaal als het plannen van vergaderingen. Gelukkig maakt Microsoft Teams het heel eenvoudig om elk type vergadering te annuleren en stelt het ook de aanwezigen op de hoogte.