Groepsdiscussies en opdrachten zijn een stuk eenvoudiger geworden in Google Meet
Videoconferentiesystemen bestonden al lang voor de pandemie. Maar om te werken als een volledig functionerende vervanging van het echte model, moest er veel worden verbeterd. Veel functies zijn de standaardvereiste geworden en alle apps klauteren om het naar hun platform te brengen.
Breakout Rooms is zo'n functie die vooral onmisbaar is geworden in een virtuele leeromgeving. Breakout Rooms worden gebruikt om de deelnemers aan de vergadering op te delen in kleinere subvergaderingen. Deze zijn met name handig wanneer docenten studenten nodig hebben om tijdens de les aan een groepsopdracht te werken.
Google Meet is een van de apps geworden die eindelijk inherente ondersteuning heeft voor Breakout Rooms. Je hebt nu dus geen extensies of een uitgebreide oplossing nodig om Breakout Rooms op Google Meet te maken als je een account hebt dat hiervoor in aanmerking komt.
Wie kan brainstormruimten gebruiken in Google Meet?
Breakoutruimten in Google Meet zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met een G Suite Business-, Workspace Essentials-, Business Standard-, Business Plus-, Enterprise Essentials-, Enterprise Standard- en Enterprise Plus-account.
Het zal ook beschikbaar zijn met een G Suite Enterprise for Education-licentie, maar alleen voor gebruikers met toestemming om een vergadering te maken. Dit zorgt er dus in wezen voor dat studenten in uw klassen geen Breakout Rooms kunnen maken, omdat ze over het algemeen geen toestemming hebben om vergaderingen te maken. Maar als ze dat wel doen, kunnen organisatiebeheerders dit eenvoudig wijzigen. Er is geen woord over of het beschikbaar zal zijn voor gebruikers met een gratis Google-account.
Houd er rekening mee dat dit geschiktheidscriterium geldt voor het maken van een brainstormruimte en niet voor deelname aan een brainstormruimte. Om deel te nemen aan een brainstormruimte, hoeft u alleen maar in te loggen op uw Google-account.
Breakoutruimten gebruiken in Google Meet
Alleen moderators kunnen brainstormruimten maken in een vergadering. Iedereen die een vergadering plant of start, is de moderator van de vergadering in Google Meet. Als u een vergadering overzet naar de agenda van iemand anders of deze op die manier plant, kan die persoon de moderator van de vergadering worden.
Er kan maar één moderator zijn in een Google Meet-vergadering, d.w.z. in tegenstelling tot sommige andere apps is er geen concept van een co-moderator of een co-host die deze rechten kan delen.
Breakoutruimtes maken
Als u breakoutruimten wilt maken, gaat u vanaf uw computer naar meet.google.com en start u een vergadering. De functie Breakout Room-creatie is momenteel beschikbaar in de mobiele app. Ga naar de werkbalk in de rechterbovenhoek van het scherm en klik op het pictogram 'Activiteiten'.
Het venster met vergaderdetails wordt aan de rechterkant geopend. Klik op de optie ‘Breakout Rooms’.
Het deelvenster Breakout Room wordt geopend. Je ziet alle deelnemers die beschikbaar zijn in het gesprek en die je kunt toevoegen aan de brainstormruimte. Er kan ook een gedeelte met deelnemers zijn dat onder het gedeelte 'Kan niet worden toegewezen' valt. Dit zijn de deelnemers die de vergadering als gast bijwonen, d.w.z. ze gebruiken hun Google-account niet. Totdat ze inloggen op hun account, kun je ze niet toevoegen aan een Breakout Room.
Klik op de optie 'Breakoutruimten instellen' om brainstormruimten te maken.
Google Meet maakt standaard 2 brainstormruimten en wijst willekeurig deelnemers aan elke ruimte toe. De moderator maakt standaard geen deel uit van een brainstormruimte, aangezien het moderators zijn. Maar u kunt uzelf, d.w.z. de moderator, handmatig toevoegen aan een breakoutroom.
Als u het aantal kamers wilt wijzigen, voert u het aantal handmatig in of klikt u op de pijl naar boven of beneden naar de bovenkant van het deelvenster van de brainstormruimte. U kunt maximaal 100 brainstormruimten maken in een vergadering. Google Meet wijst deelnemers ook willekeurig toe aan nieuwe kamers.
Nu kunt u de willekeurig gegenereerde volgorde gebruiken of u kunt elke deelnemer specifiek toewijzen. Ga naar de brainstormruimte en voer de naam van de deelnemer rechtstreeks in, of sleep de deelnemers naar de brainstormruimte waaraan u ze wilt toewijzen.
U kunt ook de naam van de brainstormruimten wijzigen of de generieke namen Breakout 1, 2, enzovoort gebruiken. Ga naar het tekstvak voor de naam om het te bewerken.
U kunt ook een timer instellen voor de breakout rooms. Klik op de knop 'Timer' op het paneel van de breakoutruimte.
Er wordt een klein dialoogvenster geopend. Klik op het selectievakje naast 'Breakoutruimten beëindigen na een bepaalde tijd' om het te selecteren. Totdat je deze optie selecteert, hebben brainstormruimten geen timer en eindigen ze alleen als je ze handmatig beëindigt.
Voer vervolgens de tijd in en klik op 'OK'.
Nadat u alle details voor de brainstormruimten hebt opgegeven, klikt u op de knop 'Kamers openen' onder aan het paneel om de ruimten te starten.
Breakoutruimtes beheren
Nadat u brainstormruimten heeft gemaakt, kunt u deze beheren vanuit het paneel aan de rechterkant. Deelnemen aan een breakoutroom wanneer dat nodig is en terugkeren naar het hoofdgesprek is een fluitje van een cent.
Klik op de knop 'Deelnemen' naast de ruimte op het deelvenster van de breakoutruimte om naar die ruimte te gaan.
Deelnemers kunnen ook jouw hulp vragen in een sessie. Als een deelnemer je om hulp vraagt, ontvang je een melding op je scherm. U kunt rechtstreeks vanuit de melding 'Aanmelden' voor de kamer of op 'Later' klikken.
Het deelvenster van de breakoutruimte toont alle lopende hulpverzoeken voor alle ruimtes.
Om breakoutruimtes te beëindigen, kunt u wachten tot de timer afloopt (als u die heeft) of deze op elk gewenst moment handmatig sluiten. Het handmatig sluiten van de kamers is ook de enige optie als je geen timer hebt. Klik op de knop 'Kamers sluiten' om de sessie te beëindigen.
Er verschijnt een bevestigingsdialoogvenster op uw scherm. Klik op de optie 'Alle kamers sluiten' om te bevestigen.
Deelnemers krijgen 30 seconden de tijd om hun discussies snel af te ronden en terug te keren naar het hoofdgesprek. Als u dit venster van 30 seconden ook wilt omzeilen, klikt u op de knop 'Kamers nu sluiten' op het paneel.
Deelnemen aan Breakout Rooms als deelnemer
Iedereen in de vergadering kan door de moderator worden uitgenodigd om deel te nemen aan een brainstormruimte, zolang ze hun Google-account gebruiken. Deelnemers hebben geen in aanmerking komend G Suite- of Google Workspace-account nodig. Maar u moet wel een Google-account gebruiken. Als u de vergadering als gast bijwoont, kunt u niet deelnemen aan een breakoutroom.
U kunt ook deelnemen aan een breakoutroom vanaf zowel de computer als de mobiele app.
Wanneer de moderator je uitnodigt voor een brainstormruimte, ontvang je een melding in je vergadervenster. Klik op de knop 'Deelnemen' om naar de breakoutroom te gaan. Je komt pas in de breakoutroom als je erbij bent; het is geen automatisch proces.
Om de moderator om hulp te vragen of terug te keren naar het hoofdgesprek, klik je op de knoppen 'Vraag om hulp' of 'Terug naar hoofdgesprek' op de werkbalk van de brainstormruimte boven aan het scherm.
Google Meet-gebruikers hadden dringend behoefte aan breakoutroom-functionaliteit, met name docenten. Maar het zijn niet alleen opvoeders die zullen profiteren van de mogelijkheid om kleinere vergaderingen te houden in een doorlopende vergadering.